Les critères qui prouvent qu’il est temps de vous équiper (et ne plus utiliser Excel comme outil de staffing)
Agathe Placet
Content manager
April 3, 2023
4 min
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Le choix d'un fichier Excel ou d'un outil "maison" pour gérer le staffing des collaborateurs est le premier réflexe lorsqu’on lance son entreprise. Cependant, ce n’est pas une solution assez fiable pour qu’elle puisse s’inscrire dans la durée.
Mauvaise centralisation des données, perte de temps et d’énergie, erreurs et perte de données : vous constaterez rapidement ces nombreux problèmes qui entacheront votre performance et rentabilité.
Pour anticiper au mieux les éventuelles complications, il est capital de vous équiper d’un outil expert en la matière.
Mais avant toute chose, analysez votre environnement et écoutez les signes.
Pourquoi attendre d’être trop nombreux pour mettre en place un process de staffing optimal ? Prenez les devants, car sans process établi, vous risquez de compliquer la transmission de l’information dès que vous dépasserez la trentaine de collaborateurs.
Et pour cause : les informations détenues uniquement dans quelques têtes, forcement, peuvent compromettre le partage, la centralisation et la récupération des informations par des tiers, et infine, fait perdre du temps.
Un outil de staffing permet de centraliser toutes les informations au même endroit et de pouvoir les consulter à tout moment, mais aussi par tout le monde. Vous n’aurez plus de problème en cas d'absence !
C’est normal, il vous faut des outils adaptés à chaque process / besoins ! Eh bien, c'est pareil pour le staffing, vous constaterez de réels gains en performance en utilisant un outil expert.
De plus, Excel est très limitant :
Vous vous retrouvez avec des staffing sous optimaux et le suivi est très ardu. Résultat : c’est la personne en charge du staffing qui en paie le prix fort : coups de téléphone rapides, échanges informels dans le couloir, emails intempestifs…
Alors, il devient difficile de répondre correctement à toutes les demandes qui se multiplient. Vous perdez du temps et vous répondez trop tard au client, vous ne pouvez pas anticiper les sorties de mission… Vous vous sentez dépassé par vos données et des informations mal organisées.
Il est temps de vous équiper, pourquoi attendre ? Des outils existent et sont faits pour répondre à ces besoins primordiaux concernant la gestion de projet, l’allocation des ressources et la mobilisation des compétences de vos collaborateurs !
Des difficultés se faisaient ressentir par rapport à la projection de leurs performances dans le temps, leur communication interne et à la transparence de la data. Ils se sont vite rendu compte qu’Excel montrait ses limites dans un contexte de croissance.
Pour y remédier, ils ont donc fait appel à Napta, un outil qui leur apporte une vraie valeur ajoutée pour le pilotage financier de leurs projets. Les collaborateurs de Matters ont un accès et une visibilité sur les projets en cours et à venir, ils peuvent dorénavant communiquer des informations plus précises sans effort.
Gérer votre staffing sur Excel s’avère être très limitant sur de nombreux points. Optez pour une plateforme de gestion du staffing dédiée et vous constaterez que le gain de temps sera immédiat et votre retour sur investissement évident.
Si vous décidez de vous outiller avec un logiciel de staffing, ne négligez pas vos efforts ni le temps à passer sur :
La communication : communiquer efficacement est primordiale pour assurer l'adoption et désignez des ambassadeurs qui vous aideront à diffuser les informations en interne. Nous vous conseillons de privilégier le multicanal, soigner le contenu de vos communications et d’avoir un plan de communication détaillé et adapté.
La formation : si votre éditeur de logiciel vous offre la possibilité de réaliser des formations, proposez les à vos collaborateurs pour qu’ils apprennent et se fasse la main sur l’outil et surtout pour que les détracteurs (s’il y en a) deviennent des ambassadeurs !
L’onboarding : gardez contact avec les ambassadeurs que vous avez désignés dès le début du projet, et soyez ouvert aux remontées des utilisateurs. Faites également des points de suivi avec les principales parties prenantes de votre éditeur de manière régulières lors du déploiement de l’outil.
Ce sont les points importants pour que votre conduite du changement soit une réussite et garantir l’adoption et l’utilisation de votre logiciel.
En bref, avec un outil de staffing, vous obtiendrez une gestion plus efficace et précise de vos ressources, une automatisation des tâches répétitives, une meilleure collaboration en temps réel et une analyse plus approfondie des données.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre livre blanc "Les clés d'un process de staffing optimal".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
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