Wie hat Synetis mit Napta sein Ressourcenmanagement modernisiert?

Synetis ist ein französisches Beratungsunternehmen, das sich auf Cybersicherheit spezialisiert hat. Im Jahr 2025 beschäftigte das stark wachsende Unternehmen mehr als 350 Mitarbeitende, verteilt auf fünf Kompetenzbereiche.

Um dieses Wachstum nachhaltig zu unterstützen, wollte Synetis seine Staffing-Prozesse professionalisieren und zentralisieren. Bis dahin waren diese auf mehrere Teams und unterschiedliche Tools verteilt. Daher entschied sich der Bereich Operations für Napta, um den Personaleinsatz zu strukturieren, die Transparenz für Führungskräfte zu erhöhen und die Arbeitsweise stärker an der Unternehmensstrategie auszurichten.

‍

Die Herausforderungen

Vor der Einführung von Napta basierte das Staffing bei Synetis auf einer Vielzahl unterschiedlicher Tools:

• Jedes Team arbeitete mit eigenen Dateien, die häufig nicht auf dem aktuellen Stand waren.
• Informationen zu Projekteinsätzen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten waren fragmentiert, manuell gepflegt und nur mit hohem Aufwand aktuell zu halten.
• Verlässliche und aktuelle Informationen zu identifizieren, entwickelte sich zu einer echten operativen Herausforderung.
  
  

„Das Staffing wurde mit unterschiedlichen Tools organisiert – mit allen Herausforderungen, die dies hinsichtlich Pflegeaufwand und uneinheitlicher Daten mit sich bringt.“
— Xavier Fournier, Quality Control & Methods Manager

Vor diesem Hintergrund wollte das Management die Arbeitsweisen vereinheitlichen, ohne die Teams in ihrer täglichen Arbeit einzuschränken, und gleichzeitig die Grundlage für fundiertere Managemententscheidungen schaffen.

‍

Die Napta-Lösung

Synetis entschied sich für Napta als zentrale Staffing-Lösung, die drei zentrale Anforderungen erfüllte:

1. Standardisierte Prozesse: Napta strukturiert die Zuordnung von Beraterinnen und Beratern zu Projekten und bietet gleichzeitig die notwendige Flexibilität für die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Kompetenzbereiche.
2. Integration in die Systemlandschaft: Die Lösung lässt sich in das ERP- und HRIS-System von Synetis integrieren, ermöglicht eine automatische Datensynchronisierung und vermeidet manuelle Doppelerfassungen.
3. Zentrale Transparenz und bessere Übersicht: Napta stellt den verschiedenen Nutzergruppen eine klare, konsolidierte und stets aktuelle Sicht auf das Ressourcenmanagement bereit und unterstützt so die Umsetzung der strategischen Unternehmensziele.
   

‍

„Das neue Tool sollte unsere Arbeitsweisen vereinheitlichen, ohne die Teams in ihrer täglichen Arbeit zu beeinträchtigen. Genau dieses Gleichgewicht konnte Napta herstellen.“
— Xavier Fournier, Quality Control & Methods Manager

Erzielte Ergebnisse

Seit der Einführung von Napta konnte Synetis spürbare und messbare Verbesserungen erzielen:

• Sofortige Zeitersparnis: Mehrere Kalender und die manuelle Abstimmung von Urlaubszeiten gehören der Vergangenheit an. Der Planungsaufwand wurde deutlich reduziert.
• Mehr Transparenz: Alle Informationen zu Projekteinsätzen sind heute zentral verfügbar. Dadurch lassen sich besonders stark ausgelastete Teams leichter identifizieren und der Personalbedarf frühzeitig planen.
• Proaktives Konfliktmanagement: Dank der verbesserten Transparenz können Überschneidungen bei Mitarbeitenden, die in mehreren Projekten eingesetzt sind, frühzeitig erkannt und gelöst werden.

‍

„Wir gewinnen deutlich an Transparenz, können Konflikte besser steuern und unseren Personalbedarf vorausschauend planen. Das ist ein echter Mehrwert.“
— Xavier Fournier, Quality Control & Methods Manager

‍

Erfolgsfaktoren

Mehrere Faktoren haben maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen:

• Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die eine schnelle Akzeptanz bei allen Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht.
• Engagierte Projektbegleitung durch ein Team, das jederzeit zuhört, proaktiv unterstützt und schnell auf Anforderungen reagiert.‍
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform, sodass Napta mit den wachsenden Anforderungen des Unternehmens Schritt hält.

‍

„Besonders geschätzt haben wir die kontinuierliche Betreuung, die offene Kommunikation mit dem Support-Team und die laufende Weiterentwicklung der Plattform.“
— Xavier Fournier, Quality Control & Methods Manager

‍

Fazit

Mit Napta hat Synetis einen wichtigen strategischen Schritt zur Professionalisierung und Standardisierung seines Staffing-Prozesses vollzogen – ein entscheidender Erfolgsfaktor für ein schnell wachsendes Beratungsunternehmen im Bereich Cybersicherheit. Heute verfügt das Unternehmen über eine zuverlässige, unternehmensweit genutzte Plattform, die nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert ist, die operative Effizienz steigert und das weitere Wachstum nachhaltig unterstützt.

‍

„Mit Napta können wir die Zuordnung unserer Mitarbeitenden zu Projekten systematisieren. Das ist ein entscheidender Meilenstein für unser Unternehmen.“
— Xavier Fournier, Quality Control & Methods Manager