Forvis Mazars Portugal und Napta: Eine Erfolgsgeschichte in der Wirtschaftsprüfung

Einleitung

Forvis Mazars Portugal ist ein führendes Professional-Services-Unternehmen innerhalb des globalen Netzwerks von Forvis Mazars. Mit mehr als 300 Mitarbeitenden in über sechs Geschäftsbereichen bildet die Wirtschaftsprüfung einen zentralen Bestandteil des Unternehmens. Angesichts der wachsenden Komplexität bei der Projektplanung und dem Ressourcenmanagement entschied sich Forvis Mazars Portugal für Napta, um seine internen Prozesse zu modernisieren und seine führende Position im portugiesischen Markt für Wirtschaftsprüfung weiter auszubauen.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Napta setzte Forvis Mazars Portugal im Bereich der Ressourcenplanung und des Staffings innerhalb der Wirtschaftsprüfung überwiegend auf Microsoft-Office-Anwendungen. Dieser Ansatz brachte mehrere wesentliche Herausforderungen mit sich:

• Fehlende aktuelle Informationen für alle Beteiligten: Informationen zu Projekten und Ressourcenzuweisungen standen nicht durchgängig aktuell und synchronisiert zur Verfügung, wodurch Verzögerungen beim Zugriff auf den neuesten Planungsstand entstanden.
  
  
• Ineffiziente Kommunikation zwischen den Teams: Manuelle Prozesse und verstreute Dokumentationen erschwerten die Zusammenarbeit und verzögerten die Kommunikation über Änderungen bei der Projektbesetzung.
  
  
• Budgetüberschreitungen und ineffiziente Planungsprozesse: Da eine zentrale Transparenz in Echtzeit über Aufgabenverteilung und Projektfortschritt fehlte, waren vorausschauende Entscheidungen nur eingeschränkt möglich.
  
  
• Uneinheitliche Prozesse: Die Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Planungstools, was die Konsistenz und Effizienz der Ressourcenplanung beeinträchtigte.
  
  

Forvis Mazars Portugal erkannte daher den Bedarf an einer integrierten, transparenten und agilen Lösung für Staffing und Ressourcenplanung.

Kundenstimme

„Unser Ziel war es, eine einheitliche Arbeitsweise sicherzustellen und allen Beteiligten jederzeit aktuelle Informationen zu sämtlichen geplanten Aufgaben online bereitzustellen. Mit Napta konnten wir genau das erreichen. Für Napta haben wir uns aufgrund der äußerst positiven Erfahrungen unserer Kolleginnen und Kollegen von Forvis Mazars France sowie der hervorragenden Zusammenarbeit bereits in den ersten Gesprächen entschieden.“

— Paulo Pereira, Local Partner, Forvis Mazars Portugal

Die Napta-Lösung

Mit Napta modernisierte und vereinheitlichte Forvis Mazars Portugal die Ressourcenplanung innerhalb der Wirtschaftsprüfung. Die Plattform bietet eine intuitive, zentrale Lösung für Projektsteuerung, Aufgabenverteilung und Transparenz in Echtzeit, auf die alle relevanten Mitarbeitenden zugreifen können.

Forvis Mazars Portugal nutzt dabei insbesondere folgende Funktionen:

• Zentrales Ressourcenmanagement, das die Verwaltung aller Ressourcen über die sechs Geschäftsbereiche hinweg auf einer einzigen Plattform ermöglicht und so die Koordination sowie den Ressourceneinsatz verbessert.
• Transparenz in Echtzeit über Aufgaben, Projekte und verfügbare Ressourcen für alle Beteiligten, wodurch Abstimmung und Reaktionsfähigkeit deutlich verbessert werden.
  
  
• Standardisierte Planungsprozesse, die eine einheitliche Arbeitsweise in allen Geschäftsbereichen sicherstellen.
  
  
• Benutzerfreundliche Oberfläche mit intuitiven Dashboards, die den Teams den Einstieg und die tägliche Nutzung erleichtern.
  
  
• Persönliche Unterstützung durch das Customer Success Team von Napta, das eine reibungslose Einführung und die kontinuierliche Optimierung der Plattform begleitet.
  
  

Mit Napta ersetzte Forvis Mazars Portugal fragmentierte Microsoft-Office-Lösungen und isolierte Arbeitsabläufe durch eine zentrale, kollaborative Plattform für die Ressourcenplanung.

Erzielte Ergebnisse

Seit der Einführung von Napta konnte Forvis Mazars Portugal seine Ressourcenplanung und Zusammenarbeit nachhaltig verbessern:

• Mehr Transparenz innerhalb der Wirtschaftsprüfung schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine höhere Nachvollziehbarkeit.
  
  
• Standardisierte und effizientere Prozesse sorgen für eine ausgewogenere Auslastung der Teams und einen optimierten Ressourceneinsatz.
• Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Planungs- und Reporting-Funktionen schafft mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten und die Betreuung der Mandanten.
  
  
• Bessere Zusammenarbeit zwischen den Teams dank einer zentralen Plattform mit jederzeit aktuellen Informationen.
  
  
• Effizientere Planung und fundiertere Entscheidungen reduzieren manuelle Fehler und schaffen mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Fazit

Mit der maßgeschneiderten Lösung von Napta konnte Forvis Mazars Portugal seine Ressourcenplanung in der Wirtschaftsprüfung sowie die teamübergreifende Zusammenarbeit nachhaltig modernisieren. Das Ergebnis sind messbare Verbesserungen bei Transparenz, Effizienz und operativer Leistungsfähigkeit. Unternehmen, die vor ähnlichen Herausforderungen in der Projektplanung und im Ressourcenmanagement stehen, bietet Napta einen bewährten Weg zu effizienteren Prozessen und nachhaltigem Wachstum.

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