Forvis Mazars und Napta: Eine Erfolgsgeschichte im Staffing und in der Wirtschaftsprüfung

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Forvis Mazars ist ein international führendes Unternehmen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Advisory, Steuerberatung und Accounting. In Frankreich beschäftigt das Unternehmen rund 5.000 Mitarbeitende an 43 Standorten. In einem anspruchsvollen Umfeld, in dem eine intelligente Ressourcenplanung entscheidend ist, wollte Forvis Mazars France seine Planungsprozesse grundlegend modernisieren.

Im Rahmen einer umfassenden internen Transformation entschied sich das Unternehmen, seine Ressourcenplanung und den Personaleinsatz neu auszurichten. Ziel war es, den Ressourceneinsatz zu optimieren, fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen und die operative Agilität nachhaltig zu steigern.

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Die Herausforderungen vor Napta

Forvis Mazars France suchte nach einer modernen, flexiblen Lösung, die von den unterschiedlichen Geschäftsbereichen gleichermaßen genutzt werden kann. Die neue Plattform sollte mehrere Anforderungen erfüllen:

• Für alle Geschäftsbereiche geeignet sein und deren spezifische Anforderungen berücksichtigen
• Sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren und den reibungslosen Datenaustausch mit anderen Systemen ermöglichen
• Zuverlässige und einfach auswertbare Daten bereitstellen, um fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen
• Die Qualität und Effizienz der Ressourcenplanung verbessern, um schneller und gezielter auf Kundenanforderungen reagieren zu können
• Skalierbar und anpassungsfähig sein, damit die Lösung auch zukünftige Anforderungen der Organisation erfüllt

Angesichts dieser hohen Anforderungen führte Forvis Mazars France eine Ausschreibung mit mehreren Anbietern durch. An der Auswahl beteiligt waren das Executive Committee (COMEX), die IT-Abteilung, das Planungsteam sowie die Finanzabteilung. Darüber hinaus wurden Mitarbeitende aus den Fachbereichen einbezogen, um sämtliche Anforderungen in den Auswahlprozess einfließen zu lassen.

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„Wir haben uns für Napta entschieden, weil uns die Qualität der Zusammenarbeit besonders überzeugt hat. Die Fähigkeit des Teams, auf die spezifischen Anforderungen unserer verschiedenen Geschäftsbereiche einzugehen und proaktiv passende Lösungen vorzuschlagen, war für uns ein entscheidender Unterschied.“

Clara Raymond, Audit Planning Transformation Manager

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So unterstützte Napta Forvis Mazars France

Mit Napta konnte Forvis Mazars France seine Ressourcenplanung und das Kompetenzmanagement grundlegend modernisieren. Die Plattform dient heute als zentrale Informations- und Planungsbasis und unterstützt eine effizientere Zusammenarbeit sowie vorausschauende Entscheidungen.

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1. Eine moderne Nutzererfahrung

Die Einführung von Napta erleichterte den Arbeitsalltag der Teams sowohl aus operativer als auch aus ergonomischer Sicht:

• Moderne, übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche, die allen Mitarbeitenden den Einstieg erleichtert
• Deutlich schnellere Arbeitsabläufe: Aufgaben, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen, lassen sich heute mit wenigen Klicks erledigen
• Intelligente Verwaltung von Konflikten und Doppelbelegungen per Drag-and-drop
• Erstellung von Vorprojekten und temporären Planungen zur Unterstützung von Ausschreibungen und Angeboten

Beispiel: Verlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Unternehmen, können sämtliche geplanten Einsätze mit einem einzigen Klick auf ein anderes Projekt übertragen werden. Zuvor musste jede einzelne Planung manuell angepasst werden.

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2. Kompetenzmanagement als zentraler Bestandteil der Ressourcenplanung

Das Kompetenzmanagement, eine der wichtigsten Anforderungen des Projekts, ist vollständig in die Plattform integriert:

• Leistungsstarke Stichwortsuche, um passende Profile in Sekundenschnelle zu finden
• Berücksichtigung von Kompetenzniveau und Entwicklungswünschen für eine passgenauere Projektzuordnung
• Automatische Erstellung von Lebensläufen direkt aus der Plattform, um Ausschreibungen schneller bearbeiten zu können
• Kontinuierliche Aktualisierung der Profile: Durch die Einbindung in Projekte werden Mitarbeitende motiviert, ihre Kompetenzen regelmäßig zu pflegen und so die Datenqualität kontinuierlich zu verbessern

Beispiel: Für ein internationales Projekt konnte mithilfe der Sprachkompetenzen innerhalb weniger Sekunden eine zweisprachige spanischsprachige Fachkraft identifiziert werden. Dadurch ließ sich die Kundenanfrage schnell bearbeiten und gleichzeitig eine vorhandene Kompetenz gezielt einsetzen.

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3. Mehr Transparenz und bessere Steuerung für Führungskräfte

Napta verschafft den Verantwortlichen für die Ressourcenplanung eine gemeinsame, aktuelle Datengrundlage und erleichtert fundierte Entscheidungen:

• Auswertungen zu Auslastung und Produktivität, um den Ressourceneinsatz gezielt zu optimieren
• Individuell filterbare Dashboards nach Team, Standort oder Karrierestufe, die sich einfach erstellen und teilen lassen
• Gemeinsame Transparenz in Echtzeit mit jederzeit aktuellen Daten
• Massenfreigabe von Planungen, wodurch Genehmigungsprozesse deutlich effizienter werden

Erzielte Ergebnisse

Seit der Einführung von Napta verzeichnet Forvis Mazars France spürbare Verbesserungen in zahlreichen Bereichen.

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1. Höhere operative Effizienz

Durch die Beschleunigung täglicher Arbeitsabläufe konnte das Planungsteam wertvolle Zeit gewinnen und sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren:

• Arbeitsschritte, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen, lassen sich heute mit wenigen Klicks erledigen
• Weniger manuelle Arbeitsschritte reduzieren das Fehlerrisiko deutlich
• Planungsanfragen und Anpassungen werden in Echtzeit bearbeitet, ohne unnötige Verzögerungen

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2. Mehr Transparenz über Kompetenzen und Projekteinsätze

Die zentrale Verwaltung von Profilen und Verfügbarkeiten hat die Qualität der Ressourcenplanung deutlich verbessert:

• Bessere Identifikation verfügbarer Kompetenzen, um die richtigen Mitarbeitenden den passenden Projekten zuzuordnen
• Kontinuierlich aktualisierte Profile, die jederzeit eine verlässliche Datenbasis bieten
• Fundiertere und nachvollziehbar dokumentierte Entscheidungen bei der Projektbesetzung

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3. Effizientere Zusammenarbeit und höhere Akzeptanz

Napta hat die Zusammenarbeit rund um die Ressourcenplanung nachhaltig verändert:

• Staffing-Meetings lassen sich deutlich besser vorbereiten – dank gemeinsam genutzter, individuell filterbarer Ansichten nach Team, Standort oder Karrierestufe
• Eine zentrale Informationsquelle, auf die alle Beteiligten in Echtzeit zugreifen können
• Die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen (Audit, AOS und Advisory) wird durch einheitliche Prozesse erheblich erleichtert
• Planungsprozesse werden organisationsweit standardisiert und auf nationaler Ebene vereinheitlicht

„Napta bündelt Informationen, beschleunigt Prozesse und vereinfacht unsere tägliche Arbeit. Die Plattform ermöglicht uns eine deutlich intelligentere Ressourcenplanung.“

Olivier Guilbert, Partner Financial Audit

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Diese Ergebnisse zeigen, dass sich die Ressourcenplanung bei Forvis Mazars France von einer rein unterstützenden Funktion zu einem strategischen Erfolgsfaktor entwickelt hat.