Quel outil de resource management utiliser selon la taille de votre entreprise ?
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Estelle
Content manager
July 27, 2023
5 min
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Si vous dirigez ou travaillez pour un cabinet de conseil ou une ESN (Entreprise de Services Numériques), vous êtes probablement déjà convaincu du caractère crucial de votre gestion des ressources (resource management). Et c’est probablement aussi pour cela que vous êtes en train de lire cet article.
Le volume et la diversité des ressources (consultants, équipements, temps, etc.) en font un sujet à la fois complexe et chronophage. Ce qui n’enlève en rien la nécessité pour vous de maîtriser votre resource management car cela signifie une plus grande productivité et donc efficacité de vos équipes et partant, de meilleures performances opérationnelles (des clients contents) et financières (des actionnaires satisfaits).
Face à la complexité de la mission de gérer efficacement vos ressources, se trouvent des outils de resource management, quelquefois prêts à l’emploi et donc nécessitant un paramétrage plus avancé.
De toute évidence, le facteur prix va jouer dans votre arbitrage. Mais au-delà du critère financier, ce qui va et doit compter principalement est votre besoin de gestion des ressources. Et qui dit besoin de resource management dit taille de votre entreprise.
Votre cabinet de conseil ou ESN se compose de moins de 10 consultants ? Ou au contraire, vous menez une équipe de plusieurs dizaines, centaines voire milliers de consultants ?
Découvrez les options qui s’offrent à vous pour réussir votre gestion des ressources.
Mais avant de parler comment choisir votre solution de gestion des ressources, délimitons notre périmètre et commençons par nous mettre d’accord sur ce que nous entendons par un outil de resource management.
Un outil de resource management est une plateforme utilisée pour optimiser la gestion et l’utilisation des ressources. Vous remarquerez que nous parlons d’une “plateforme utilisée pour” et non nécessairement d’une “plateforme conçue pour”. Cette nuance est importante comme nous le verrons plus tard.
Par “ressources”, on entend souvent les collaborateurs. Et si les ressources humaines sont certes un facteur crucial, ce ne sont pas les seules. Éléments tangibles (matériel, équipement, installations, etc.) ou immatériels (temps, compétences, etc.), les ressources que vous êtes amenés à gérer sont en réalité bien plus nombreuses qu’il n’y paraît.
Utiliser un outil permet alors d’obtenir une meilleure lecture de la situation de l’entreprise et de la manière dont elle peut optimiser les ressources à sa disposition. Cela est d’autant plus vrai dans les entreprises de service car le cœur de l’activité est porté par la ressource la plus difficile à maîtriser : les collaborateurs.
C’est pourquoi vous demanderez à l’outil que vous utilisez pour votre resource management de vous permettre :
Pour les petites entreprises, le resource management ne nécessite pas le déploiement de systèmes coûteux et complexes.
À la différence des grandes entreprises, les petites structures (moins de 10 salariés) ont un périmètre d’action plus restreint. Les projets, consultants et ressources ne sont pas aussi nombreux. Cela signifie aussi qu’il y a moins de variables et de données à traiter.
C’est là que des outils comme Excel ou Google Sheets brillent par leur simplicité et leur accessibilité.
Ces feuilles de calcul sont faciles à personnaliser. Les utilisateurs peuvent télécharger des templates (modèles de tableur) avec un pré-formatage. Par exemple, une petite entreprise peut utiliser un template de suivi des horaires de travail. Elle n’a plus qu’à compléter les cases afin de calculer les totaux.
Le coût est un autre argument important. Ces outils de resource management sont facilement accessibles. Google Sheets est disponible gratuitement pour toute personne disposant d’un compte Gmail. 15 Go de stockage en Cloud sont fournis, ce qui est suffisant pour la gestion des ressources d’une entreprise de petite taille.
Excel n’est certes pas gratuit, mais il est pré-installé sur de nombreux ordinateurs avec la suite Microsoft Office.
Aussi efficaces ces outils soient-ils pour les petites entreprises, ils demeurent inadaptés pour les cabinets de moyennes et grandes tailles, qui gèrent des ressources autrement plus nombreuses, variées et complexes.
Les fonctionnalités d’Excel et de Google Sheets demeurent basiques et les données sont réparties sur différents fichiers, obtenir une vue d’ensemble est complexe.
Dès lors, il est recommandé aux ESN et cabinets de plus 10 salariés de s’équiper d’une solution de resource management dédiée.
Les fonctionnalités d’un logiciel de resource management sont nombreuses et permettent de gérer, depuis une seule plateforme, l’ensemble des ressources, dans toute leur diversité et leur complexité.
Voici 5 bonnes raisons d’adopter un logiciel de resource management.
Dans un grand cabinet de conseil ou une ESN, les consultants sont nombreux, autant que leurs sujets d’expertise et les clients chez lesquels ils interviennent. Il est donc nécessaire d’allouer au mieux les projets aux différents collaborateurs en fonction de leurs compétences, expériences, champs d’expertise, etc.
C’est ce que permet un SaaS de gestion des ressources.
L’outil intègre les données complètes des profils de vos collaborateurs, internes comme externes. Grâce à cette solution, vous optimisez le staffing et attribuez les missions aux consultants avec pertinence.
La multiplicité des consultants et des missions rend la collecte et l’analyse des données complexes dans les grands cabinets de conseil et ESN.
Grâce à un outil de resource management, vous visualisez en un clin d'œil l’ensemble des données relatives aux projets et consultants.
Cette solution peut intégrer la data d’autres logiciels utilisés par l’entreprise, comme le CRM. Les informations ne sont pas dispersées sur plusieurs outils. C’est donc un gain de temps et d’efficacité.
Un consultant peut être désœuvré entre deux missions ou, à l’inverse, se retrouver à cheval sur plusieurs projets du fait d’un défaut de planification. Les risques pour les cabinets et ESN sont alors nombreux : baisse de rentabilité, difficulté à tenir les délais, etc.
C’est là qu’un calendrier intelligent se révèle efficace. Il permet de planifier efficacement l’attribution des missions aux consultants, d’éviter les surcharges et de réduire les périodes d’intercontrat.
Les consultants nourrissent des ambitions professionnelles et envisagent diverses perspectives de carrière. Il est essentiel pour un cabinet de prendre en compte ces désidératas pour entretenir leur motivation et éviter le turn-over.
Avec un logiciel de staffing, les employés indiquent leurs expertises et leurs préférences quant aux missions, l’acquisition de nouvelles compétences, etc.
L’entreprise peut ainsi accompagner ses collaborateurs dans le développement de leurs carrières, en proposant des formations adéquates par exemple.
Avec un grand nombre de collaborateurs et de projets simultanés, l’analyse de la performance, la surveillance des budgets, le suivi de la charge de travail globale et individuelle, etc. deviennent des tâches complexes.
Le volume d’informations à traiter est tel que certaines données, pourtant essentielles, peuvent échapper aux grandes structures, ce qui impacte négativement leur performance.
Grâce à un outil de gestion des ressources, l’entreprise obtient des reportings réguliers sur l’utilisation des ressources, les KPI, les compétences, etc.
L’ESN pilote son activité à 360° et bénéficie d’une vision claire et précise de la performance de chaque projet. Elle peut évaluer la rentabilité de chaque mission, repérer les axes d'amélioration et anticiper les besoins futurs en termes de compétences et de ressources avec une bien meilleure efficacité.
Pour les petites structures comme les ESN et grands cabinets de conseil, la gestion des ressources est à la fois déterminante et complexe.
Budgets, temps, compétences, et bien plus encore : autant de variables que l’entreprise doit considérer dans le cadre du resource management.
S’équiper d’un outil dédié apparaît donc essentiel. Si Excel et Google Sheets peuvent convenir pour les petites structures (moins de 10 salariés), ces solutions deviennent rapidement inadaptées quand les consultants, les missions et les ressources croissent.
Dans ce cas, il est recommandé d’investir dans une plateforme dédiée au resource management. Ces outils disposent de fonctionnalités avancées et reposent sur la puissance des algorithmes et de l’intelligence artificielle. Ils permettent ainsi aux cabinets et ESN d’optimiser l’utilisation de leurs ressources.
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