75 % der Big Four setzen für ihre Ressourcenplanung auf Napta

In der anspruchsvollen Welt der internationalen Wirtschaftsprüfung und Assurance sind effiziente Planungsprozesse entscheidend, um höchste Qualitätsstandards einzuhalten, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und die Wirtschaftlichkeit zu steigern. Diese Success Story zeigt, wie 75 % der Big Four mit insgesamt mehr als einer Million Mitarbeitenden weltweit ihre Ressourcenplanung mithilfe der innovativen Ressourcenmanagement-Lösung von Napta grundlegend optimiert haben. Durch die Bewältigung zentraler Herausforderungen und den Einsatz moderner Technologie konnten diese Unternehmen ihre Prozesse nicht nur deutlich effizienter gestalten, sondern auch neue Maßstäbe für das Staffing von Prüfungsmandaten setzen.

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Die Herausforderungen

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Mit dem internationalen Wachstum und einer stetig steigenden Zahl an Prüfungsmandaten wurde deutlich, dass die bisherigen Ansätze im Ressourcenmanagement den Anforderungen nicht mehr gerecht wurden. Die Unternehmen standen vor mehreren zentralen Herausforderungen:

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• Zeitaufwendiges Staffing von Prüfungsmandaten

Die Verantwortlichen für das Staffing investierten einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit in die manuelle Besetzung von Prüfungsmandaten. Informationen zu Verfügbarkeiten, fachlicher Expertise und Unabhängigkeitsanforderungen mussten aus zahlreichen Excel-Tabellen, E-Mails und unterschiedlichen Systemen zusammengetragen werden.

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• Unzureichende Zuordnung von Kompetenzen zu Mandaten

Da es keine zentrale Übersicht über Kompetenzen und Anforderungen der einzelnen Prüfungsmandate gab, war es schwierig, die passenden Fachkräfte den richtigen Projekten zuzuordnen. Dies führte zu einer weniger optimalen Teamzusammensetzung und einer unzureichenden Nutzung vorhandener Kompetenzen.

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• Begrenzte Transparenz über verfügbare Ressourcen

Partnerinnen und Partner sowie Führungskräfte verfügten nicht über einen Echtzeit-Überblick über Verfügbarkeiten und den Personalbedarf in den einzelnen Servicebereichen. Dadurch wurden fundierte Entscheidungen zur Kapazitäts- und Ressourcenplanung – insbesondere während der Hochsaison – erheblich erschwert.

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• Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen

Die besonderen Anforderungen der Wirtschaftsprüfung – darunter saisonale Auslastungsspitzen, regulatorische Vorgaben sowie Unabhängigkeits- und Rotationsregeln – ließen sich mit den bestehenden Systemen nur unzureichend abbilden. Auch Konfliktprüfungen konnten nicht effizient integriert werden.

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• Spezialisierte Kompetenzen konnten nicht gezielt berücksichtigt werden

Obwohl zahlreiche Mitarbeitende über besondere Fachkenntnisse – etwa zu ISQM 1, Assurance oder branchenspezifischen Themen – verfügten, konnten diese Kompetenzen bei der Besetzung von Prüfungsmandaten kaum systematisch einbezogen werden. Dadurch blieben Potenziale für eine höhere Prüfungsqualität und eine gezielte Weiterentwicklung der Mitarbeitenden ungenutzt.

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Ziele des Projekts

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Für Unternehmen dieser Größenordnung ist die Neugestaltung des Talent- und Ressourcenmanagements ein komplexes Vorhaben. Im Mittelpunkt standen daher fünf zentrale Ziele:

1. Einführung einer zentralen Plattform, die den Ressourcenbedarf aller Geschäftsbereiche bündelt.
2. Kompetenzen der Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer systematisch in die Ressourcenplanung einbeziehen.
3. Den gesamten Staffing-Prozess – von der Anfrage bis zur Besetzung – vollständig digitalisieren und für alle Beteiligten zugänglich machen.
4. Eine nahtlose Integration in bestehende Systeme gewährleisten sowie Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
5. Kompetenzen, Unabhängigkeitsanforderungen und Verfügbarkeiten konsequent in die Ressourcenplanung integrieren.

Wie unterstützte Napta diese Wirtschaftsprüfungsgesellschaften?

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Napta stellte eine zentrale Lösung bereit, die in mehreren neuen Landesgesellschaften – darunter Deutschland, Spanien und Nordafrika – für mehr als 30.000 Mitarbeitende eingeführt wurde. Die KI-gestützte Plattform bietet:

1. Kompetenzbasierte Ressourcenplanung, die die Besonderheiten der einzelnen Geschäftsbereiche berücksichtigt und eine Steuerung des Staffings in Echtzeit ermöglicht.
2. Eine dynamische Kompetenzübersicht und ein einheitliches Kompetenzmodell, mit denen Mitarbeitende ihre Fachkenntnisse, Qualifikationen und Entwicklungsziele direkt in der Plattform hinterlegen können.
3. Flexible Workflows für jährliche Planungszyklen und das tägliche Ressourcenmanagement.
4. Echtzeit-Transparenz über Ressourcen sowie eine vollständige Integration in bestehende Geschäftsprozesse und IT-Systeme des Unternehmens, wodurch sämtliche Planungsaktivitäten zentral nachvollziehbar sind.
5. Leistungsstarke Funktionen wie intelligentes Kompetenz-Matching, Performance-Tracking in Echtzeit und umfassende Analysen der Ressourcenauslastung.
6. Dank seines datenbasierten Ansatzes bietet Napta zudem eine leistungsfähige Business-Intelligence-Lösung für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Individuell konfigurierbare Berichte ermöglichen die präzise Auswertung aller relevanten KPIs und Leistungskennzahlen.

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Die Ergebnisse

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Mit Napta konnten die beteiligten Unternehmen ihre ursprünglichen Herausforderungen nicht nur bewältigen, sondern ihre Ressourcenplanung grundlegend modernisieren. Die Lösung wurde innerhalb kurzer Zeit international ausgerollt und vereinheitlichte die Planungsprozesse, ohne die spezifischen Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche außer Acht zu lassen.

Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme – darunter Prüfmethodiken, CRM-Lösungen sowie Systeme für Zeit- und Spesenerfassung – sorgt Napta für einen durchgängigen Datenfluss und eine hohe Datenqualität im gesamten Unternehmen.

Napta hat sich damit als maßgeschneiderte Lösung für international tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften etabliert, die Flexibilität, regulatorische Konformität und operative Effizienz miteinander verbindet.

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Wir konnten unser bisheriges Planungstool in Rekordzeit ablösen. Alle Teams loben die einfache Bedienung und die hervorragende Benutzerfreundlichkeit von Napta.

— Chief Information Officer

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Zentrale Datenbasis für alle prüfungsrelevanten Informationen

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Die Plattform von Napta dient als zentrale Informationsquelle für sämtliche ressourcenrelevanten Daten. Kompetenzen, Zertifizierungen, Unabhängigkeitsanforderungen, Verfügbarkeiten, Prüfungsmandate und Budgets werden an einem Ort zusammengeführt und ermöglichen einen vollständigen Überblick über die verfügbaren Ressourcen.

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KI-gestütztes Ressourcenmanagement auf Basis von Kompetenzen

Die intelligente Kompetenzzuordnung zählt zu den zentralen Funktionen von Napta. Mithilfe moderner Algorithmen analysiert die Plattform Kompetenzen und Anforderungen von Prüfungsmandaten und schlägt optimale Teamzusammensetzungen vor – unter Berücksichtigung von Unabhängigkeits- und Rotationsvorgaben.

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Flexible Workflows für die Wirtschaftsprüfung

Da internationale Wirtschaftsprüfungsgesellschaften besondere Anforderungen an ihre Prozesse stellen, bietet Napta hochgradig konfigurierbare Workflows. Die Plattform lässt sich an sämtliche prüfungsspezifischen Abläufe anpassen – von der jährlichen Ressourcenplanung über Partnerrotationen bis hin zu Freigabeprozessen.

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Echtzeit-Transparenz über Prüfungsmandate

Napta liefert jederzeit einen aktuellen Überblick über die Auslastung der Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer sowie den Ressourcenbedarf in den einzelnen Servicebereichen. Diese Transparenz in Echtzeit ermöglicht proaktive Entscheidungen und hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden – insbesondere während der arbeitsintensiven Prüfungssaison.