Air France-KLM und Napta: Eine Erfolgsgeschichte

Internationales Staffing ist eine komplexe Aufgabe. Die richtigen Mitarbeitenden finden – also Personen, die sowohl verfügbar als auch qualifiziert sind –, Budgets einhalten, Fristen wahren... All das stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Die Teams von Air France-KLM waren bereits seit 2018 auf der Suche nach einer neuen Lösung, um ihre Staffing-Prozesse zu optimieren. Ziel war es nicht nur, das Staffing effizienter zu gestalten, sondern auch einen reibungslosen, länderübergreifenden Datenaustausch sicherzustellen.

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Die Herausforderung bei Air France-KLM

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Als einer der weltweit führenden Luftfahrtkonzerne verfügt Air France-KLM über einen eigenen Audit-Bereich, um interne Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Die Planung der Audit-Einsätze war jedoch wenig transparent. Daten wurden nicht automatisch aktualisiert, und die Abläufe waren nur unzureichend strukturiert – eine besondere Herausforderung für Teams, die über zwei Länder hinweg zusammenarbeiten.

Air France-KLM wandte sich daher an Napta, um eine Lösung für diese Herausforderungen zu finden.

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Die Anforderungen von Air France-KLM

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Air France-KLM wollte seine Staffing-Prozesse grundlegend modernisieren. Gleichzeitig sollte die Einführung einer neuen Lösung so gestaltet werden, dass die Mitarbeitenden den Wandel problemlos mitgehen konnten.

Das Ziel war, die bisherige Excel-basierte Planung durch eine präzisere, transparentere und kollaborative Lösung zu ersetzen. Gleichzeitig sollte der Aufwand für das Staffing reduziert und ein Planungskalender entwickelt werden, der optimal auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Daraus ergaben sich für Napta drei zentrale Herausforderungen.

Die erste Herausforderung betraf die Produktivität. Die Teams von Air France-KLM investierten viel Zeit in die länderübergreifende Planung ihrer Einsätze – auf Basis einer einfachen Excel-Datei. Angesichts der Anzahl der Mitarbeitenden und fehlender Informationen zu Verfügbarkeiten, Kompetenzen oder Präferenzen war dieser Ansatz nicht mehr zeitgemäß.

Die zweite Herausforderung lag in der internationalen Zusammenarbeit. Die Koordination zwischen Staffing-Verantwortlichen und den rund 30 Mitarbeitenden in Frankreich und den Niederlanden sollte deutlich vereinfacht werden. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden aktiver in den Planungsprozess eingebunden werden und sich mit nur einem Klick auf ihre bevorzugten Einsätze bewerben können.

Die dritte Herausforderung betraf die Audit-Planung selbst. Bisher diente die Excel-Datei lediglich als statischer Plan, der die Zusammenarbeit erschwerte und keine aktuellen Informationen bereitstellte. Künftig sollten sämtliche Daten in Echtzeit verfügbar sein.

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Napta und Air France-KLM arbeiteten Hand in Hand

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Aufgrund der internationalen Anforderungen und der spezifischen Unternehmensprozesse entwickelte Napta gemeinsam mit Air France-KLM eine maßgeschneiderte Lösung. Aus den ursprünglichen drei Anforderungen entstanden schließlich fünf konkrete Lösungsansätze.

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Anforderungsanalyse

In einem umfassenden Anforderungskatalog erfasste Napta gemeinsam mit Air France-KLM sämtliche Anforderungen an die internationale Personaleinsatzplanung. Aus den zahlreichen Anforderungen entstanden ebenso viele passgenaue Lösungen.

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Den Projektumfang festlegen

Die Individualisierung der Staffing-Lösung erfolgte in enger Zusammenarbeit. Während Napta seine fachliche Expertise einbrachte, definierte Air France-KLM die konkreten Anforderungen. So entstand eine maßgeschneiderte Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war.

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Die Planungsfunktion entwickeln

Innerhalb von nur 60 Tagen entwickelte Napta einen individuell angepassten Planungskalender. Das Ergebnis war eine internationale Planungslösung, die sowohl eine präzisere Zuordnung von Mitarbeitenden als auch eine effizientere Zusammenarbeit zwischen den Staffing-Verantwortlichen in beiden Ländern ermöglichte.

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Die Lösung testen und kontinuierlich optimieren

Über einen Zeitraum von rund einem Monat wurde die Lösung im Arbeitsalltag getestet und schrittweise optimiert. Anschließend erfüllte die Planungsfunktion die Anforderungen der Teams von Air France-KLM vollständig.

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Die Lösung produktiv einsetzen

Heute wird die Lösung jede Woche genutzt, um Einsätze zu planen und die rund 30 Mitarbeitenden in Frankreich und den Niederlanden effizient zu koordinieren.

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Die Ergebnisse

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Die entwickelte Lösung vereint Effizienz, Produktivität und Benutzerfreundlichkeit. Sie erleichtert den Arbeitsalltag der Staffing-Verantwortlichen bei Air France-KLM und ermöglicht es den Mitarbeitenden gleichzeitig, sich eigenständig auf bevorzugte Einsätze zu bewerben.

Nach mehreren Monaten im Einsatz zeigt sich der Erfolg der Zusammenarbeit deutlich. Neben einer Zeitersparnis von 20 % profitieren die Teams von einem deutlich einfacheren Zugang zur Planung. Das Staffing erfolgt heute kollaborativ und bleibt zugleich flexibel genug, um den Anforderungen einer internationalen Organisation gerecht zu werden.

Das Staffing bei Air France-KLM hebt erfolgreich ab

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Das Staffing bei Air France-KLM wurde grundlegend modernisiert. Die Neugestaltung der Staffing-Prozesse war anspruchsvoll, ermöglicht heute jedoch die Berücksichtigung deutlich umfangreicherer Daten innerhalb der Software. Die gewonnenen Erkenntnisse schaffen eine ganzheitlichere Grundlage für die Planung und Steuerung der Audit-Einsätze. Das Ergebnis: Die Teams von Air France-KLM sparen heute 20 % der Zeit, die sie zuvor für das Staffing aufwenden mussten.

Für Napta ist der größte Erfolg, gemeinsam mit Air France-KLM eine einzigartige Planungslösung entwickelt zu haben. Die daraus entstandene Funktion Scheduling gehört heute zum Standard und wird von sämtlichen Napta-Kunden eingesetzt.