Planification de projet : comment faire face aux imprévus ?

Selon Wiki-teamwork, 70% des projets ont tendance à échouer : dates butoirs non respectées, budget explosé, équipes frustrées et démotivées… L’étude Pulse of the profession 2018  du Projet Management Institute (PMI), pointe du doigt 3 grands responsables : le changement des priorités de l’entreprise en cours de route du projet (39%), le changement des objectif du projet (37%), ainsi qu’une multitude d’exigences inadaptées (35%). 

Des statistiques qui ont la vie dure… mais qui restent surmontables ! Chez Napta, nous avons réuni pour vous plusieurs bonnes pratiques qui valent le coup d’être appliquées lors de votre planification de projet. Grâce à nos conseils, vos projets auront 99% de chances d’aboutir sans encombre ! 😊

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Être le roi de la planification de projet ne s’improvise pas. Il faut le devenir !

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Faire face à l’imprévu, c’est sortir du déni et accepter d’y faire face durant votre projet. Tous les responsables staffing vous le confirmeront : vous aurez beau travailler avec les meilleurs éléments et talents de l’entreprise, aucune équipe n’est à l’abri d’un ralentissement, d’une bévue. Congé maladie, prestataire absent, mécompréhension d’une commande… Les raisons qui peuvent retarder un projet et mettre en difficulté votre planification de projet sont nombreuses.

Celui qui porte la casquette du responsable staffing n’a donc pas le choix : il doit planifier, planifier et replanifier. 

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Être bien outillé dès le départ

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Le premier objectif du responsable staffing, avant même de construire les dispositifs, est de faire le point sur les moyens qui lui sont alloués pour réaliser la planification de projet. Être bien équipé, c’est mettre toutes les chances de son côté pour communiquer avec toutes les parties prenantes et s'assurer de pouvoir faire face en cas de dérapage ou d'imprévu. 

Votre outil de staffing, quel qu'il soit, doit vous permettre de : 

• Identifier et et vous permettre d’adresser les conflits de staffing entre plusieurs projets, pour chaque collaborateur
• Visualiser, en temps réel, les écarts entre vos prévisions et la réalité de l'opérationnel, tant face au taux de staffing qu'au budget, marge, coûts...
• Avoir accès à l'ensemble des profils collaborateurs de votre entreprise, à leurs disponibilités et leurs compétences
• Alerter immédiatement les parties prenantes en cas de modification ou changement d'un staffing, afin de modifier votre planification de projet

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Anticiper et savoir réagir vite

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Une bonne planification de projet demande au responsable staffing de composer avec les attentes des collaborateurs et les besoins des managers. 

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Le manager a pour mission d’être les yeux et les oreilles du responsable staffing. Dès qu’il est mis au courant d’un imprévu, il doit alerter le responsable en faisant par exemple une demande de modification de staffing rapidement. Le manager a donc un rôle essentiel : celui d’alerter et de limiter la casse en cas d’imprévu, afin que le responsable intervienne rapidement sur la planification de projet. Il doit en conséquence avoir plus de visibilité sur le pool des ressources, ainsi que suggérer une solution au responsable staffing. 

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De son côté, le responsable staffing doit avoir une longue-vue en poche, pour toujours porter un regard avisé sur les projets en cours. Grâce à cette visibilité globale, il vérifie l’avancée de chaque étape du projet, le taux d’occupation de chaque collaborateur sur les semaines et mois à venir, pour éviter un déséquilibre (sur-staffer les mêmes profils par exemple). Il doit être pointilleux quant à la répartition de la charge de staffing sur un poste, un grade, une BU, une compétence... pour trouver la meilleure solution de staffing. 

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Le responsable staffing doit donc accéder à des données prévisionnelles mises à jour en temps réel sur la charge et le positionnement des collaborateurs. Il gagne ainsi en flexibilité, pouvant prendre une décision rapide. De plus, un accès à ces données permet de limiter les risques d’une mauvaise décision, prise sur la base de données erronées. 

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Par exemple, il n’est pas rare dans l’univers staffing qu’un collaborateur ne puisse poursuivre ses missions sur le projet en cours. Le responsable staffing peut, par manque d'informations ou erreurs, faire intervenir un nouveau collaborateur et l’inclure dans sa planification de projet. Or, ce dernier n’est parfois pas disponible également… Le risque ? Une situation de conflit, un dérapage en cascade… pour un projet mal en point. 😔