Planification de projet

Planification de projet : comment faire face aux imprévus ?

October 27, 2022
6 min
Planification de projet : comment faire face aux imprévus ?

Selon Wiki-teamwork, 70% des projets ont tendance à échouer : dates butoirs non respectées, budget explosé, équipes frustrées et démotivées… L’étude Pulse of the profession 2018  du Projet Management Institute (PMI), pointe du doigt 3 grands responsables : le changement des priorités de l’entreprise en cours de route du projet (39%), le changement des objectif du projet (37%), ainsi qu’une multitude d’exigences inadaptées (35%). 

Des statistiques qui ont la vie dure… mais qui restent surmontables ! Chez Napta, nous avons réuni pour vous plusieurs bonnes pratiques qui valent le coup d’être appliquées lors de votre planification de projet. Grâce à nos conseils, vos projets auront 99% de chances d’aboutir sans encombre ! 😊

Être le roi de la planification de projet ne s’improvise pas. Il faut le devenir !

Faire face à l’imprévu, c’est sortir du déni et accepter d’y faire face durant votre projet. Tous les responsables staffing vous le confirmeront : vous aurez beau travailler avec les meilleurs éléments et talents de l’entreprise, aucune équipe n’est à l’abri d’un ralentissement, d’une bévue. Congé maladie, prestataire absent, mécompréhension d’une commande… Les raisons qui peuvent retarder un projet et mettre en difficulté votre planification de projet sont nombreuses.

Celui qui porte la casquette du responsable staffing n’a donc pas le choix : il doit planifier, planifier et replanifier. 

Être bien outillé dès le départ

Le premier objectif du responsable staffing, avant même de construire les dispositifs, est de faire le point sur les moyens qui lui sont alloués pour réaliser la planification de projet. Être bien équipé, c’est mettre toutes les chances de son côté pour communiquer avec toutes les parties prenantes et s'assurer de pouvoir faire face en cas de dérapage ou d'imprévu. 

Votre outil de staffing, quel qu'il soit, doit vous permettre de : 

Anticiper et savoir réagir vite

Une bonne planification de projet demande au responsable staffing de composer avec les attentes des collaborateurs et les besoins des managers. 

Le manager a pour mission d’être les yeux et les oreilles du responsable staffing. Dès qu’il est mis au courant d’un imprévu, il doit alerter le responsable en faisant par exemple une demande de modification de staffing rapidement. Le manager a donc un rôle essentiel : celui d’alerter et de limiter la casse en cas d’imprévu, afin que le responsable intervienne rapidement sur la planification de projet. Il doit en conséquence avoir plus de visibilité sur le pool des ressources, ainsi que suggérer une solution au responsable staffing

De son côté, le responsable staffing doit avoir une longue-vue en poche, pour toujours porter un regard avisé sur les projets en cours. Grâce à cette visibilité globale, il vérifie l’avancée de chaque étape du projet, le taux d’occupation de chaque collaborateur sur les semaines et mois à venir, pour éviter un déséquilibre (sur-staffer les mêmes profils par exemple). Il doit être pointilleux quant à la répartition de la charge de staffing sur un poste, un grade, une BU, une compétence... pour trouver la meilleure solution de staffing

Le responsable staffing doit donc accéder à des données prévisionnelles mises à jour en temps réel sur la charge et le positionnement des collaborateurs. Il gagne ainsi en flexibilité, pouvant prendre une décision rapide. De plus, un accès à ces données permet de limiter les risques d’une mauvaise décision, prise sur la base de données erronées

Par exemple, il n’est pas rare dans l’univers staffing qu’un collaborateur ne puisse poursuivre ses missions sur le projet en cours. Le responsable staffing peut, par manque d'informations ou erreurs, faire intervenir un nouveau collaborateur et l’inclure dans sa planification de projet. Or, ce dernier n’est parfois pas disponible également… Le risque ? Une situation de conflit, un dérapage en cascade… pour un projet mal en point. 😔

Planification de projet : en cas de pépin, que faire ?

Une gestion de l’imprévu réussie, c’est avant tout un imprévu qui fait peu de remous ! Le rôle du responsable staffing est de le faire passer inaperçu, sans orage, auprès des membres de l’équipe et des clients. Il doit adopter une attitude positive lors de sa planification de projet, afin de rassurer et de galvaniser ses équipes au quotidien. Si le projet commence à prendre une tournure inattendue, nous recommandons aux responsables staffing de :

Planification de projet : le plus dur, c’est d’accepter l’imprévu

Mener un projet de bout en bout, c’est possible. Mais réussir un projet sans avoir eu un seul imprévu, cela tient du miracle. Le plus difficile dans la planification de projet n’est pas de réussir à tenir les délais, ou de tenir ses équipes motivées. Le plus difficile n’est pas forcément de faire face aux imprévus, mais d’apprendre à composer avec. Il est impératif que le responsable staffing garde avant tout son optimisme et une grande flexibilité dans sa gestion du staffing, afin de piloter ses équipes sur tous projets confondus.

Estelle Barthés
Content manager

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