Comment choisir son logiciel de staffing : top 7 des critères indispensables en 2023

Nous vous avons expliqué pourquoi Excel n'est pas un logiciel de staffing adapté pour votre entreprise.

Désormais, nous vous accompagnons dans la recherche du meilleur logiciel de staffing, adapté à votre entreprise et à votre activité, pour remplacer votre fichier Excel.

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C’est pourquoi nous avons établi pour vous le TOP 7 des critères à impérativement garder à l’esprit au moment de choisir votre logiciel de staffing.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de staffing ?

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Avant de comprendre les critères nécessaires au choix de votre logiciel de staffing, il est important de comprendre ce qu'est un logiciel de staffing et à quoi un tel outil sert : un logiciel de staffing est un outil qui permet, par un moteur de recherche intelligent, d'identifier les consultants les plus pertinents pour répondre aux besoins d'un projet client. Il sert également à suivre de près la charge de vos équipes, la rentabilité de vos projets et l'évolution des compétences de vos équipes.

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1. Exhaustivité 🎯

Choisissez une solution exhaustive quant aux données de staffing collectées et exploitables. Disponibilités, séniorité, compétences, aspirations, expériences passées, autant d’éléments qui ne sont plus optionnels si vous voulez instaurer un process de staffing optimisé.

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2. Personnalisation 🔧

Il est important de choisir une solution dont les propriétés / champs sont largement personnalisables pour éviter une perte d’informations spécifiques à votre activité : attributs d’un collaborateur, d’un projet, d’un staffing ... La solution de staffing doit s’adapter à vos besoins et non l’inverse.

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3. Collaboration 👫

La solution doit être collaborative pour permettre à chaque collaborateur de votre entreprise d’avoir une vue sur l’état du staffing de la structure et d’y apporter des compléments / des modifications si nécessaire. Ceci est d’autant plus important dans un contexte de généralisation du télétravail où le partage d’informations est plus difficile.

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4. Flexibilité 🔀

Il est très utile dans les structures de plus de trente collaborateurs de disposer d’une solution intégrant une gestion des droits et habilitations ultra flexible : votre logiciel de staffing doit inclure un accès et une gestion des droits différenciés selon les différents acteurs de votre process de staffing. Encore une fois, il est nécessaire que vous puissiez reproduire votre process de staffing à l’identique et non le chambouler lorsque vous basculez sur une solution de staffing dédiée.

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5. Communication 📣

Pour gagner du temps, la solution doit être munie d’un système de notifications intelligent pour que les collaborateurs puissent être alertés en temps réel des nouveaux projets, des nouvelles demandes de staffing, des modifications de planning et des prochaines sorties de mission. Autant de tâches qui sont aujourd’hui sûrement réalisées manuellement.

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6. Connexion 🔌

Attention à bien choisir une solution avec API ouverte capable de se connecter à vos outils existants. Idéalement, la solution propose des intégrations en natif (CRM, ERP, SIRH …).

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7. Simplicité 👌

Et bien évidemment, pour faciliter l’adoption de la solution par vos équipes, choisissez un logiciel simple et ergonomique. En effet, pour optimiser votre staffing, chaque information stockée sur votre solution doit être à jour. Seule une solution de staffing best in class offrira une expérience utilisateur exceptionnelle, garantira l’adoption et l’optimisation de votre staffing.

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Comment bien choisir son outil de staffing ?

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Évidemment, concernant la gestion du staffing et des plannings, les possibilités sont larges. Certains outils ont des avantages que d'autres n'ont pas, et même chose pour les inconvénients. Il faut également prendre en compte de différentes variables : la taille de votre entreprise, votre mode de fonctionnement, la largeur de votre environnement informatique... Autant de spécificités qu'il existe d'entreprises.

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Pour vous faciliter le travail, nous avons conçu un guide complet qui vous permet de comparer en quelques coups d'œil les principaux outils utilisés pour la gestion du staffing en entreprises de services :

✔ La gestion du planning via Excel
✔ La gestion du planning via un logiciel de gestion de projet
✔ La gestion du planning via son propre outil
✔ La gestion du planning via une solution dédiée

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Pour savoir comment Napta peut vous aider à optimiser votre staffing tout en intégrant l’ensemble des contraintes propres à votre activité, demandez à échanger avec un de nos experts.

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Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

En complément de ce sujet, retrouvez notre livre blanc "Les clés d'un process de staffing optimal".‍

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Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.

À très bientôt chez Napta !

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