Comment établir un plan de charge sans Excel ?

Avant d’opter pour un outil dédié au plan de charge, de nombreuses entreprises se lancent dans la création d’un plan de charge sur Excel. Et il est difficile de leur en vouloir, sachant qu’Excel peut rester un outil performant, tant que l’entreprise ne dépasse pas les 10 collaborateurs !

Cependant, la longévité d’une entreprise lui incombe d’évoluer avec son temps. Ainsi, Excel possède de nombreuses limites et faiblesses, aux conséquences désastreuses sur l’organisation et la gestion de projet. Napta fait le point !

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Pourquoi ne devez-vous pas créer un plan de charge Excel ?

Excel est un logiciel spécialisé dans les calculs. Or, établir un plan de charge ne se résume pas à faire des calculs. De nature, il n'est pas adapté à cet usage. Toutes les petites entreprises qui débutent par Excel sont confrontées à de réelles difficultés, perdant un temps préjudiciable au suivi du projet :

• La centralisation des données est impossible sur un seul document.
• Les process de validation ne sont pas automatisés.
• Les données ne peuvent être croisées, ralentissant la prise de décisions des responsables.
• Les informations sont rapidement obsolètes.
• La visibilité de l’avancée du projet est restreinte.
• Les données ne sont pas sécurisées (corrompues ou modifiées par erreur), sans retour en arrière possible, etc…

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En savoir plus : pourquoi Excel ne peut pas être votre outil de staffing ?

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Utilisez votre ERP : une bonne alternative ?

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De nombreuses entreprises se tournent vers leur outil ERP, afin de pallier les limites d’Excel. Cependant, il démontre rapidement à son tour de nombreuses difficultés dans le suivi de projet : 

• Il est difficile de consolider les compétences et les disponibilités des collaborateurs sur l’outil.
• Le croisement des données est impossible.
• L’expérience utilisateur est mauvaise à cause de la taille de l’outil.
• Il ne donne pas de visibilité concrète, ni ne calcule les besoins en ressources.
• Les étapes du projet ne sont pas délimitées. Les deadlines ne sont pas fixées.
• Les différents responsables staffing, managers et responsables RH n’ont pas de visibilité. Ainsi, il n’est pas rare que de nombreux collaborateurs échangent avec les RH sur les besoins en collaborateur, en ignorant l’ERP. 
• Pas de match, entre les demandes des responsables staffing / RH sur les besoins pour chaque projet.

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Entre autres, la tenue d’un plan de charge sans Excel, mais qui passe par l’ERP, peut avoir de lourdes conséquences sur la rentabilité de l’entreprise. 

Quelles sont les solutions pour gérer votre outil de plan de charge ?

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Tenir un plan de charge sans Excel, c’est plus que possible ! Voici 3 conseils à suivre pour mettre en place un outil plan de charge performant, au sein de votre entreprise.

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Réalisez un cahier des charges

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Il est important que l’ensemble des parties prenantes soient en phase avec le nouvel outil de plan de charge. Ainsi, il est conseillé de débuter par la création d’un cahier des charges. Ce dernier traduit l’ensemble des besoins de votre entreprise. 

Nous vous conseillons de réunir les différents chefs de projet de votre outil plan de charge : les responsables staffing, les directeurs d’opérations, les chefs de projet ou les managers. C’est le moment idéal pour réaliser un brainstorming. Ce dernier permet de poser à plat vos objectifs et les obstacles que vous souhaitez voir disparaître. N’hésitez pas, lors de ce meeting intensif, d’exposer aussi bien vos clés de succès, que les facteurs de ralentissement.

N’oubliez pas de préciser au sein de votre cahier des charges pour votre outil de plan de charge :

• La durée déterminée du projet. Rajoutez l’ensemble des étapes à respecter, ainsi que les objectifs (le chiffre d’affaires, le temps de chaque étape du projet, etc.).
• Les collaborateurs assignés à chaque tâche. S’il vous manque des collaborateurs ou des compétences, possédez-vous ces talents dans vos contacts ? Devez-vous songer à recruter de nouveaux collaborateurs ? 
• N’oubliez pas les contraintes liées à votre projet : congés, RTT, modes de travail, etc. 

Privilégiez les reportings dynamiques

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Une fois que vous avez établi votre cahier des charges, recherchez un outil plan de charge qui répond à l’ensemble de vos besoins. Il est très important qu’il soit en mesure de centraliser et analyser les données dans des reportings dynamiques. 

En effet, votre plan de charge doit à la fois centraliser les données et les charges individuelles ou globales pour chaque collaborateur. Il doit assurer une organisation prévisionnelle vs réelle. 

Ainsi, vous affinez vos méthodes de travail au fur et à mesure de l’avancée de vos projets. Votre plan de charge prévoit la moindre incartade au projet parfaitement.

Adoptez un outil dédié à la gestion du plan de charge

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Napta développe une solution de gestion, en phase avec les responsables staffing. Cette plateforme tout-en-un assure :

• Une base de données complète et centralisée. L’ensemble des utilisateurs de la plateforme ont accès aux données mises à jour automatiquement. 
• Une solution centralisée qui s’adapte à vos outils et non l’inverse. 
• Une totale personnalisation selon les besoins et process mis en place : référentiel de compétences, feedback, profils collaborateurs, etc. 
• Une technologie qui met en avant les critères les plus importants pour votre entreprise, etc. 

En conclusion

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Avant de vous lancer dans un plan de charge Excel, demandez-vous si c’est la meilleure solution ! Bien que ce logiciel soit facilement accessible, il ne concentre pas la technologie nécessaire pour assurer le pilotage de vos projets. 

Réussir son projet demande de s’équiper des meilleurs outils ! Affinez vos besoins pour tous vos projets : humain, budget, temps alloué, deadlines, etc. sans oublier chaque étape de projet et vos objectifs.

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Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

En complément de ce sujet, retrouvez notre template "Le plan de charge parfait pour réussir votre déploiement". ‍

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Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.

À très bientôt chez Napta !

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