Entreprises de services, comment établir votre plan de charge ?

Le pilotage des projets en entreprises de services se base sur un plan de charge au plus près de la réalité. Il détaille avec précision les besoins matériels, mais aussi les dépenses budgétaires et d’estimation de temps passé sur le projet par chaque collaborateur. Cependant, mal réalisé, non suivi par l’ensemble des collaborateurs, les répercussions sur votre rentabilité, ou le déroulement du projet, peuvent être fatales.

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Avant tout, construisez votre cahier des charges

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Votre plan de charge peut prendre des formes variées (reporting dynamique, tableau excel, graphique, etc.). Toutefois, il doit se baser sur des critères précis pour être constructif et utilisable dans le développement et le suivi de tous vos projets. Ainsi, il est recommandé de vous lancer dans la création d’un cahier des charges, dans le but de trouver le meilleur outil de plan de charge possible.

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Construction de votre cahier des charges

Votre cahier des charges doit correspondre en tous points à vos attentes.  Il est conseillé de consacrer une journée entière, ou une demi-journée intensive, à sa rédaction, afin que toutes les problématiques liées au pilotage de la capacité de votre entreprise ressortent. Différentes questions doivent vous interpeller : quelles sont à ce jour les clés du succès de votre entreprise ? Quelles sont les causes du ralentissement de ses performances ? Comment les éviter ? Quels sont les outils mis en place à ce jour et leurs limites ? 

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Il est important de réunir l’ensemble des représentants des pôles concernés par le déroulé de votre projet : les responsables opérations ou de staffing, les directeurs d'opérations et les managers ou chefs de projet. Via un brainstorming où vous posez à plat l’ensemble de vos réflexions, vous définirez vos besoins et vos objectifs. 

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Les éléments à visualiser dans votre plan de charge

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Voici quelques éléments qui doivent être identifiables avec un plan de charge :

• La durée totale du projet,
• Le nombre de ressources nécessaires pour le finaliser, en termes humain, matériel, technique et de compétences,
• Les profils adaptés aux missions. Les profils en question sont-ils disponibles dans votre entreprise et sur les dates souhaitées ?
• Plusieurs éléments liés aux ressources humaines impactant la planification du projet, comme les congés, les RTT, les modes de travail, etc.

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Réalisez des simulations prévisionnelles

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Le plan de charge est un élément capital pour s'assurer du bon déroulement de n'importe quel projet. Il permet de centraliser, consolider et organiser toutes les données nécessaires au bon déroulement des missions et vous aide à mener à bien vos projets.

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Lorsque vous réalisez votre plan de charge, il doit vous permettre de simuler différents scénarios de dispositifs projets. L’objectif est que vous preniez les meilleures décisions, à la lumière des disponibilités et compétences des collaborateurs, des opportunités commerciales à venir et de la priorisation des projets.

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De plus, votre plan de charge prévisionnel vous permet de simuler un budget prévisionnel, entre le budget alloué et le temps passé par vos collaborateurs sur le projet. Vous le comparez avec les budgets et le temps réel consommé, calculant ainsi la marge exacte et la rentabilité des projets. Vous peaufinez ainsi les budgets et donc la rentabilité des projets, assurant de prendre les meilleures décisions futures.

Pilotage du projet : à savoir! 

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Le pilotage de votre projet doit être tenu d’une main de maître : flexible pour toujours être paré à toute éventualité, mais assez ferme pour prendre les bonnes décisions. Un véritable casse-tête pour de nombreux responsables de staffing !

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Les conseils de Napta

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Un outil adapté au pilotage de votre charge est un allié de poids. Les équipes de staffing, ou le chef de projet, portent sur le dos une lourde responsabilité. En effet, un plan de charge mal tenu ou mal coordonné entraîne des conséquences financières pour l’entreprise. 

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Notre conseil ? Vous dotez d’un logiciel adapté à votre entreprise de services, soit :

• Un logiciel avec un serveur partagé de type Cloud. Il assure la fiabilité des données du projet en cours. Ainsi, la saisie de nouvelles données ou leurs modifications sont visibles par toutes les parties prenantes du projet. 
• un outil qui permet de faire le distinguo entre le simulé et le réel et de comparer plusieurs options pour prendre les meilleures décisions de dispositifs.
• un logiciel capable d'alerter automatiquement des modifications, changements ou dépassements des projets, pour assurer une grande réactivité et une gestion rapide des imprévus.

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En plus d’une bonne organisation, laissez-vous une marge de manœuvre ! Votre projet peut faire face à de nouveaux obstacles en cours de route. N’oubliez pas de prévoir une enveloppe aussi, en cas d’investissements financiers imprévus. 

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Pour conclure

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Votre outil de plan de charge doit encadrer votre projet : sa tenue avant, pendant et les analyses après votre projet améliorent les performances de vos équipes. Prévoyez toujours d’avoir un ou deux collaborateurs prêts à reprendre le projet et assurez-vous que tous les livrables clients sont conformes aux attentes des clients. Avec une telle organisation qui encadre tous vos projets, vous n’avez plus qu’à peaufiner vos prestations, au service d’une meilleure expérience client.

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Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

En complément de ce sujet, retrouvez notre template "Le plan de charge parfait pour réussir votre déploiement".

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Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.

À très bientôt chez Napta !