Le plan de charge en entreprise de services : approche globale

Le plan de charge est au cœur de la planification de projet de toute entreprise de services. Indispensable, cet outil de référence est le point de repère de toutes les parties prenantes d’un projet. Posséder un outil de plan de charge est donc une réelle nécessité, car il encadre et organise un projet dans sa globalité. Toute entreprise de service qui met en place un plan de charge ne doit pas le faire à la légère et surtout, n’a pas le droit à l'erreur, au risque de conséquences sur la rentabilité de l’entreprise ! Napta revient dans cet article sur sa définition, les avantages d'un outil dédié et quelques conseils pour réaliser le vôtre. 

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Définition d’un plan de charge

Un plan de charge est un outil opérationnel, qui détaille avec haute précision : 

• Les intervenants tout au long du projet (1 meneur (dirigeant, manager) accompagné de 1 ou plusieurs collaborateurs qui l’accompagnent dans le projet).
• La période de temps alloué à chacun pour réaliser sa mission dans sa globalité (jour, semaine, mois). 
• La marge permise entre la réalisation du projet et sa concrétisation, avec en contrepartie les incidences sur les délais de retards des livrables clients...

Dans les entreprises de services, ce plan de charge est piloté soit par :

1. les responsables des opérations
2. les chefs de projet
3. les responsables staffing

Les avantages d'avoir un outil de plan de charge

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Cet outil prend généralement la forme d’un serveur partagé sur Cloud. Ainsi, toutes les personnes impliquées dans le projet accèdent à toutes les informations sur le projet et assistent, en temps réel, à ses mises à jour. Les entreprises de services recourent à un outil de plan de charge car il permet :

• Un travail constant. Le projet est rythmé par des périodes / étapes définies en amont du projet.
• De collaborer plus facilement ! Vous positionnez des collaborateurs sur des missions en amont du projet, mais aussi pendant.
• D’avertir, via un système de notification, une ou plusieurs parties prenantes du projet, d’un changement, d’une modification, d’un retard, d’un nouvel élément clé… 
• D’adapter le rythme, en cas d’un calendrier trop chargé, négligé ou sous-estimé. 
• Tous les collaborateurs partagent une vision 360 du projet. Chacun sait à quelle étape se situe le projet, la prochaine à venir et les collaborateurs sollicités pour celle-ci.
• Le temps investi par le collaborateur est reporté. Le chef de projet se rend compte rapidement des heures réalisées par chacun. Il peut ainsi décharger un collaborateur qui est se retrouve malgré lui sur tous les fronts, redistribuer les missions à un autre, etc.
• Le chef de projet, de surcroît, à une visibilité 360 des disponibilités de chacun dans le projet. Cela laisse plus de flexibilité durant tout le déroulement du projet. 

Un outil de plan de charge est idéal pour délimiter le champ d’action de vos différents collaborateurs. Il est aussi utile pour informer, se questionner sur l’avancée du projet et prendre le contrepied, en cas d’incident sur le planning, etc. 

Comment élaborer un plan de charge pour son entreprise de services ?

Un plan de charge Excel : une bonne solution ?

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Il est courant que les entreprises de services aient recours à un logiciel en ligne quasi gratuit. Ces solutions, telles qu’Excel ou un logiciel ERP, ne sont cependant pas adaptées à la nature de votre activité. En l’occurrence, un plan de charge sur Excel  est très pratique pour les entreprises de services qui gèrent 10 à 30 collaborateurs maximum. Dès que ce seuil est franchi, elles perdent pied !

Les raisons sont très diverses : 

• Ce logiciel n’est pas partagé, il limite la collaboration de ses utilisateurs. 
• L’impossible centralisation des données. Celle-ci entraîne une perte de temps à consolider les infos dans l'Excel, risque d'erreurs, perte de données...
• En conséquence, il devient rapidement obsolète. Le manque de collaboration sur le fichier Excel induit un manque de transparence et une inefficacité de la communication entre les parties prenantes du projet, ce qui peut mener à des incompréhensions, retards, etc..
• L’incompatibilité d’un fichier Excel de staffing entre eux. Chaque collaborateur a sa propre version Excel. La consolider est un véritable casse-tête pour les dirigeants. 

Recourez à un outil professionnel !

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Piloter son activité via un plan de charge performant est une nécessité de premier ordre. Vous travaillez sans doute avec des outils numériques, reconnus pour apporter gain de temps et productivité à vos collaborateurs. Les opportunités commerciales sont gérées dans un CRM, les informations RH des collaborateurs dans un SIRH et la facturation dans un ERP. Pourtant, vous réalisez toujours votre plan de charge sur un tableur Excel ? 

Avec un outil de plan de charge plus fiable et dynamique, vous regroupez toutes les données nécessaires à l'élaboration du plan de charge grâce à une interconnexion avec les outils cités précédemment ce qui permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs. C’est notamment la solution Napta, qui une fois intégré à votre entreprise, assure une meilleure tenue de l’ensemble de vos données, pour un suivi de projet facilité.

Les questions des internautes

Comment calculer la charge d’un projet ?

Votre projet se dote de nombreux acteurs pour qu’il voie le jour : chef de projet, collaborateurs, responsable staffing, parfois partner ou chargé RH..., etc. Sans compter parfois des interactions avec des prestataires externes ou freelances. Pour calculer la charge de votre projet, nous vous recommandons de prendre en compte le temps imparti planifié pour chaque collaborateur. Vérifiez que le nombre d’heures investi vous laisse une marge de manœuvre, tout en vous permettant de rajouter des heures de travail au besoin. 

Au moment de vous équiper, pour vous assurer que l'outil répond à vos attentes, vérifiez que ce dernier coche toutes les cases de votre cahier des charges

Qui doit se charger du plan de charge ? 

Le plan de charge est tenu par les responsables des opérations, les chefs de projet, ainsi que les  responsables staffing. 

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En conclusion

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Un plan de charge calcule et attribue les charges de vos équipes pour une ou plusieurs missions. Plus qu’un simple outil de support, il permet de piloter un projet de A à Z. Pour de belles performances, nous vous recommandons d’adopter une solution sur serveur partagé, type cloud. Ainsi, chaque collaborateur est directement averti de toute nouvelle modification ou avancée du projet. En recourant à un prestataire de confiance, vous avez un outil complet mis à votre disposition.