Pourquoi et comment mettre en place le cross-staffing en 2022 ?

Si la pandémie mondiale de la Covid-19 a changé notre façon de nous comporter en société, elle a aussi brutalement impacté l’organisation du travail dans les entreprises. Le recours massif au télétravail a montré que l’on pouvait dépasser une organisation d’entreprise construite selon une logique géographique (départements, bureaux, antennes).

Avec des projets menés principalement (et de plus en plus) à distance, le bureau de Nantes doit pouvoir par exemple positionner un collaborateur du bureau de Toulouse sur l’un de ses projets plutôt que de le refuser par manque de ressources, ce qui dégraderait la performance de l’entreprise : c’est l’apparition du cross-staffing.

Cela implique tout de même un process de staffing et une organisation pointue : la connaissance des disponibilités des collaborateurs au niveau macro (et plus seulement par départements ou bureaux), une cartographie dynamique de compétences partagée à l’échelle de l’entreprise, complète et à jour, ainsi qu’un process de validation clair et établi pour gérer les demandes de staffing.

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Voici comment mettre en place un système de cross-staffing fluide et efficace :

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ÉTAPE 1 : Centraliser toutes les informations concernant les projets en cours et les disponibilités des collaborateurs au niveau macro de l’entreprise

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Pour pouvoir pratiquer le cross-staffing dans une entreprise, la première étape consiste à mutualiser toutes les ressources, tous départements confondus. En effet, les directeurs ne capitalisent plus seulement sur les compétences des collaborateurs de leur département mais sur toutes celles de l’entreprise. Pour réussir cette première étape, deux actions à mettre en place :

🔄 Centraliser sur un logiciel de staffing toutes les informations concernant les projets et les équipes. Abandonner les fichiers Excel utilisés localement, qui empêchent une bonne transmission des données et une visibilité globale de l’activité.

🔀 Intégrer parfaitement le logiciel de staffing à vos outils existants (SIRH, CRM, ERP, …) pour éviter la double saisie, maintenir les informations à jour en temps réel et avoir une vision des disponibilités de l’ensemble des ressources de l’entreprise à tous les niveaux.

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ÉTAPE 2 : Connaître toutes les compétences qui sont à disposition dans l’entreprise

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Si un directeur de département pouvait jusqu'alors se targuer de connaître toutes les compétences de ses collaborateurs, il est complètement dépassé lorsque la mutualisation des ressources se généralise et que le nombre de collaborateurs concernés explose. Trois solutions face à ce problème :

📄 Créer et maintenir une cartographie dynamique de compétences de toutes les équipes. Cette cartographie permet d’avoir une visibilité sur toutes les compétences disponibles au sein de l’entreprise à un instant T. Elle doit être exhaustive et maintenue à jour grâce à des feedbacks réguliers : durant ou après chaque projet et lors des évaluations annuelles.

💭 Donner la possibilité aux collaborateurs de renseigner les compétences acquises et celles qu’ils souhaitent développer pour identifier les profils les plus motivés et pertinents pour un projet.

💻 Bénéficier d’un moteur de recherche pour savoir si une compétence spécifique est disponible dans l’entreprise et pouvoir retrouver facilement et rapidement le profil associé avant de faire appel à des prestataires extérieurs.

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ÉTAPE 3 : Mettre en place un système de validation clair pour éviter le staffing sauvage

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La clé d’un cross-staffing performant, c’est un process précis de gestion des demandes de ressources et de leur approbation. Ce process doit être largement partagé entre toutes les parties prenantes pour que ces dernières soient alignées :

✅ Utiliser un logiciel de staffing qui permet une gestion des droits d’édition fine et personnalisable à chaque entreprise, pour que vos directeurs de départements puissent valider in fine le staffing de leurs collaborateurs.

🙋 Désigner un responsable staffing cross-départements qui a pour objectif de favoriser les synergies entre ces derniers, généralement le directeur des opérations.

📣 Communiquer régulièrement sur les enjeux du staffing du moment et les sujets connexes (prospection, recrutement, formation, projets internes ...).

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Le cross-staffing permet d’utiliser au maximum de leur capacité toutes les compétences de votre entreprise, et ce, sans les restreindre à leur localisation. Ainsi, vous pouvez pallier un manque de ressources dans un bureau ou un département, ce qui vous offre la possibilité de conduire plus de projets : vous améliorez la performance de votre entreprise tout en valorisant les expériences et les compétences de vos collaborateurs.

Définir un workflow de staffing qui soit clair et compris par tous au niveau macro de l’entreprise permet d’unifier, apporter de la transparence et faciliter les process.

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Napta vous accompagne dans la mise en place d’un vrai processus de cross-staffing. Pour savoir comment, demandez à échanger avec un expert.