Les 6 étapes capitales pour optimiser votre staffing

Optimiser son process de staffing, lorsque l’on ne possède pas d’outil de staffing dédié ou que l’on gère ses collaborateurs à partir d’un simple Excel, ce n’est toujours évident. Il faut prendre en compte les compétences des collaborateurs mais aussi leurs aspirations professionnelles, les dates de début et de fin de projet, les suggestions des managers, les exigences du client… 

Pour vous accompagner dans vos décisions de staffing et vous faciliter la vie, nous avons décidé de partager avec vous notre méthodologie pour obtenir rapidement un process d’allocation des ressources optimal.

Voici les 6 étapes capitales à suivre pour garantir un nouveau process de staffing bien plus performant ! 👇

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01. Définir des règles pour un process de staffing clair et actionnable

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Tout d’abord, il est indispensable de définir les nouvelles règles de staffing qui s’appliqueront à toute l’entreprise. Ces règles doivent être claires pour être comprises par l’ensemble des parties prenantes et actionnables pour faciliter leur mise en place. En voici quelques exemples :

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• Chaque demande de staffing exprimée par un manager doit contenir les éléments suivants : localisation géographique, compétences requises, durée de la mission, secteur d’activité du client (liste à personnaliser).
• Les managers doivent réaliser les demandes de staffing au plus tôt avant le démarrage d’un projet.
• Les responsables RH doivent s'engager à fournir une réponse rapide aux demandes de staffing (2 jours ouvrés par exemple).

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02. Mettre en place une solution centralisée numérique 

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Une fois que les règles inhérentes au nouveau process de staffing sont parfaitement définies, il est primordial de trouver une plateforme qui puisse supporter votre nouveau process et répondre à vos besoins. Lors du choix de votre outil des staffing, pensez à vérifier :

• qu’il s’intègre à vos outils existants ;
• qu’il est personnalisable selon vos besoins et process en place (référentiel de compétences, feedback projets, profils collaborateurs) ou qu’il vous aide à les construire ;
• qu’il possède un algorithme de matching reposant sur une technologie incluant vos critères les plus déterminants.

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03. Désigner un ou des responsables staffing

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Lorsque l’on entreprend un changement, il est important dans les premiers mois de l’accompagner en rappelant les bonnes pratiques définies au préalable, afin d’en assurer l'adoption. Dans notre cas, cela implique de désigner un ou plusieurs responsables staffing. Ceux-ci seront garants de la mise en place du nouveau process et le coordonneront en toute impartialité. 

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04. Créer un rituel interne de staffing‍

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Chez Napta, nous recommandons à nos clients d’instaurer un rendez-vous hebdomadaire ou bi-mensuel entre les responsables staffing et les managers pour communiquer et s’aligner sur les enjeux du staffing / sujets connexes du moment. Pour que ce rendez-vous soit efficace, assurez-vous que : 

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• les managers aient préparé la réunion en complétant l’outil de staffing mis en place ;
• les responsables staffing aient bien priorisé les demandes de staffing en amont de la réunion.

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05. Impliquer vos collaborateurs‍

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Rien n’est plus efficace pour onboarder vos collaborateurs dans un nouveau process que de les impliquer dans une ou plusieurs étapes de ce dernier. Rendre vos collaborateurs acteurs de leur staffing vous permet de garantir l’adoption du process. Pour facilement inclure vos collaborateurs, ils devront avoir accès à un outil qui permettra de :

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• leur donner de la visibilité sur les projets à venir ;
• mettre à jour leur profil (compétences, aspirations) ;
• se positionner sur les projets souhaités.

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06. Demander une démo Napta

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Enfin, lorsque vous souhaiterez mettre en place un nouveau process de staffing optimal dans votre entreprise, pensez à vous entourer d’experts qui vous conseilleront sur les meilleures pratiques à adopter et qui vous accompagneront tout au long de votre initiative. 

‍Pour connaître les détails de notre accompagnement, consultez notre page dédiée à la mise en place du process de staffing.‍

Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

En complément de ce sujet, retrouvez notre Livre blanc "Quelles métriques suivre pour bien piloter votre staffing et améliorer vos prises de décisions ?".

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Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.

À très bientôt chez Napta !