Resource Management, les 5 erreurs les plus communes et comment y remédier
Agathe Placet
Content manager
June 22, 2023
5 min
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Comme dans toute entreprise de services, les ressources au sein de votre cabinet ou de votre ESN sont à la fois précieuses et limitées. Toute erreur dans leur gestion peut donc se retrouver sanctionnée par une perte financière ou humaine, voire les deux.
Notre expérience quotidienne, auprès d’entreprise comme la vôtre, révèle trop souvent des consultants, managers ou responsables de staffing se sentant perdus ou avoir l’impression d’être sur un champ de bataille en raison d’une pénurie de compétences pour compléter telle mission, des changements tous azimuts en cours de projet sans vision stratégique réelle ou encore des conflits d'attribution de ressources.
ll nous semble donc important de capitaliser sur tout ce que nous avons appris et apprenons tous les jours aux côtés de nos clients et de vous présenter, dans cet article, les 5 erreurs les plus communes lorsqu’il s’agit de resource management et comment limiter au maximum leur survenance.
Nous en avons parlé à plusieurs reprises sur ce blog, les données font le resource management. Mais une fois que nous avons dit cela, tout reste encore à faire, car il y a données et données.
Vous pouvez vous contenter par exemple de quelques informations basiques sur vos consultants (nombre de jours de disponibilité déclarés en début de mois, compétence phare, compétences secondaires, niveau d’expertise par compétence, localisation…) pour décider qui positionner sur quelle mission. Mais la vérité du terrain vous rattrapera, car les imprévus sont intrinsèquement liés à la gestion de projet et donc à la gestion des ressources.
Les absences pour cause de maladie, les congés et RTT, les retards non-prévus… tout impacte votre plan de charge et doit être intégré dans votre outil de gestion des ressources au risque sinon de devoir adapter au jour le jour vos projets clients à la réalité opérationnelle.
Votre outil de staffing doit soit vous permettre de renseigner, sur la fiche de chaque collaborateur, ses absences, congés… ou d’extraire ces informations de votre logiciel RH.
Cette centralisation des données doit vous permettre de générer des simulations d'équipes projets et de jouer avec les différents scénarios pour trouver la meilleure combinaison possible.
Allouer arbitrairement un consultant à une mission donnée est une stratégie vouée à l’échec. Cette erreur classique trouve généralement sa source dans une absence de visibilité de la part de vos équipes de staffing.
Visibilité sur la disponibilité du collaborateur, comme nous l’avons vu plus haut, mais aussi sur son niveau de compétence à jour, les hard skills et soft skills acquis grâce à la mission précédente, tout comme ses envies d’évolution technique, mais aussi sectorielle (veut-il être affecté à des missions en assurance, énergie et utilities, banque, marchés bancaires et financiers…).
Vos collaborateurs doivent facilement pouvoir renseigner et mettre à jour tous ces éléments dans votre outil de gestion des ressources et ce, en toute autonomie. Ces informations doivent par ailleurs être tout aussi facilement accessibles à votre responsable de staffing afin d’être prises en compte au moment du montage des équipes projet.
Gérez-vous toujours vos plannings de missions et allocation de ressources sur Excel ? Là où vous pensez économiser du temps et du budget de migration vers un outil dédié au resource management, vous perdez en fait bien plus en efficacité opérationnelle, qualité des interventions et épanouissement de vos équipes.
L’ensemble des parties prenantes de votre gestion des ressources doivent pouvoir accéder, dans la limite de leur périmètre, au taux de complétion du projet, aux ressources concernées et mobilisées et à leur affectation.
Ceci leur permet d’apporter des ajustements à leur niveau et apporte aussi un sentiment de transparence au sein de votre entreprise et de ses équipes limitant les risques de désalignement.
Excel n’étant pas construit pour du resource management, cet outil ne vous offre malheureusement pas ces bénéfices et encore moins la mise à jour automatique des données en fonction des remontées terrain.
Posez à plat vos différents besoins de gestion des ressources et prenez un moment pour benchmarker les différentes solutions présentes sur le marché.
Optez pour une solution vous permettant a minima de centraliser toutes vos données, de visualiser très simplement votre plan de charge et autres reportings et de notifier les personnes concernées lorsque la mission dévie de ce qui a été défini à l’origine.
Notre équipe serait ravie de vous faire une démo de notre approche pour répondre aux challenges de nos clients grâce à notre logiciel de staffing.
De la vision découle la stratégie et de la stratégie découle les actions (prospection, recrutement de talents…) et les opérations (le déroulé des missions clients). Il est donc normal de privilégier une communication top-down. Cela vous permet de vous assurer que la somme des actions opérationnelles correspond à la stratégie et aux objectifs du quarter et de l’année.
Mais pour des raisons évidentes, votre resource management ne peut se nourrir uniquement des directives du Top management ou même uniquement des managers, car ce ne sont pas eux qui exécutent la mission chez le client. Comment savoir sinon, par exemple, que la relation entre tel opérationnel chez le client et tel consultant de votre cabinet n’est pas au beau fixe, mettant en péril toute la mission.
Toute déconnexion, dans un sens comme dans l'autre, augmente fortement le risque d’une perte de motivation et une certaine déresponsabilisation vis-à-vis de la mission.
Là aussi, disposer d’un logiciel de resource management vous évitera bien des maux de tête, ces fonctionnalités de communication multidirectionnelle étant des éléments de base d’un tel outil. Et puisque les outils ne font pas tout, vos process doivent inclure des comptes-rendus permettant aux consultants de comprendre la stratégie décidée plus haut et au Top management de sentir le travail fait chez le client final.
Les résultats d’un projet ne se résument pas qu’au taux de marge. Quelques fois, les enseignements qui en ressortent sont bien plus importants que les indicateurs financiers.
Ils vous permettent de gagner fortement en efficacité et en productivité sur les prochaines missions, vous plaçant ainsi dans une position d’anticipation et non de réaction.
Votre gestion des ressources doit vous éviter de subir les aléas du terrain, du client ou de votre équipe en vous aidant à apprendre des projets précédents.
Quelles ont été les difficultés rencontrées ? Comment aviez-vous staffé tel poste par rapport à tel besoin ? Quelle anticipation avez-vous eue sur le recrutement de compétences internes ou externes ?
En récoltant statistiques, notes de mission et données croisées, votre outil de staffing est destiné à être votre co-pilote parfait pour gagner en anticipation.
Lorsque l’on parcourt ces 5 pièges communs de la gestion des ressources, trois tendances de fond en ressortent :
Même si les pièges sont encore nombreux, la bonne nouvelle demeure que pour chacune de ces difficultés, vous disposez maintenant des clés pour les surmonter et réussir votre gestion des ressources.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
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À très bientôt chez Napta !
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