Les données, clé de voûte de votre Resource management
Agathe Placet
Content manager
June 9, 2023
4 min
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Les données sont le moteur du resource management. Et c’est peu dire. D’abord collectées puis stockées avant d’être rendues accessibles à toutes les parties prenantes de votre cabinet de conseil ou de votre ESN, la data est ce qui permet de fiabiliser la gestion des ressources. Objectif : laisser le moins de place possible au hasard.
Lorsque l’on se penche sur ce qu’est le resource management, la place centrale qu’occupent les données devient évidente.
Pratique consistant à planifier, programmer et affecter les ressources de votre entreprise de services (collaborateurs, outils et technologies, budget, …) à tel ou tel projet ou mission, la gestion des ressources est fondamentalement une affaire d’arbitrage, car car ces mêmes consultants en IA que vous décidez de positionner sur une mission donnée à un instant T pourraient tout aussi bien être affectés à un autre projet client.
Et pas d’arbitrage éclairé sans transmission efficace d’une information fiable !
Cet article est donc l’occasion idéale pour les équipes de Napta de revenir à la fois sur les données importantes à collecter dans votre gestion des ressources, sur l’importance de cette collecte avant de faire un point sur un usage très concret de la data dans tout processus de gestion des ressources, à savoir le reporting.
Si vous envisagez de rationaliser votre gestion des ressources, sachez que cette aventure vous demande de travailler sur chacune des phases du resource management.
Cela nécessite donc aussi d'identifier les données à collecter et celles devant être transmises d’une étape à une étape pour en faire un système de gestion des ressources complet.
Définir les ressources à votre disposition est la porte d’entrée de votre système de resource management.
Combien de personnes, avec quelles compétences et envies ? Quels sont les outils disponibles ? Combien de licences ? Quel budget allouer à la réalisation de la mission ? …
Cette première étape de la gestion des ressources consiste déjà en une somme de données à la fois globales et individuelles que vous devez être en mesure de récolter.
Votre matière première principale étant le temps de vos collaborateurs, il vous est indispensable de savoir quel est le pourcentage de ce temps affecté qui a été effectivement alloué au projet.
Et cette problématique ne concerne pas uniquement le temps de vos consultants, mais s’étend à toutes vos ressources.
Votre mission ici est donc de disposer systématiquement d’une vue comparative entre ressources allouées et ressources utilisées pour vous générer de la rentabilité, d’où la place centrale des données encore une fois.
Nul besoin de longues élucubrations pour saisir qu’aucune prévision n’est possible sans des données fiables et évolutives.
Votre rôle durant cette phase est d’être dans l’anticipation et non dans la réaction aux situations qui s’imposent à vous.
Vos consultants en régie vous indiquent, via votre logiciel de gestion des ressources, un allongement probable de la mission ?
Vous voilà en mesure d’anticiper le recrutement du bon nombre de nouveaux collaborateurs et sur les bonnes compétences.
Ces 3 étapes vous ont normalement permis de composer une base de données complète autour de l’activité de votre cabinet de conseil ou ESN. De la cartographie des compétences des collaborateurs disponibles au taux de rentabilité des ressources affectées à chacune des missions clients en passant par les périodes d’intercontrat à venir, rien ne vous échappe.
Mais toute cette collecte de données ne prend son sens que grâce à la dernière étape du resource management qu’est le reporting.
Au vu de la complexité que revêt la mission de gestion des ressources au sein d’une entreprise de services, faire appel à la technologie pour vous aider dans cette tâche de resource management est tout sauf un luxe.
Que ce soit via l’utilisation d’un réel logiciel de staffing ou d’un ersatz comme peut l’être Excel avec toutes les limitations que l’on connaît à cette application, votre outil de gestion des ressources doit d’abord vous permettre de rassembler l’intégralité de vos données de planification (besoins clients, disponibilités collaborateurs, projets en cours, outils disponibles, recrutements nécessaires et gap de compétences, …).
Mais quel est l’intérêt de récolter autant de données si nous ne disposons pas d’une capacité d’analyse et d’interprétation de ces informations ?
Votre logiciel de gestion des ressources doit donc aussi être votre allié privilégié pour croiser ces données entre elles et vous aider à en sortir des enseignements et des actions, idéalement via un tableau de bord complet tout en étant simple à comprendre.
De quel type de reporting s’agit-il ?
Prenons le cas des clients de Napta. Ces derniers utilisent nos fonctionnalités de reporting pour, bien entendu, piloter leur budget et donc la rentabilité de l’entreprise au global tout comme par projet. L’outil leur permet donc de monitorer les indicateurs clés que sont le niveau de chiffre d’affaires, de coûts, de marge…
Mais l’essence de toute activité de service étant les collaborateurs, notre outil de staffing permet à ses clients de visualiser facilement la charge des équipes et des collaborateurs individuellement.
En 2 mots, votre outil de resource management doit vous aider à anticiper les pénuries de compétences et donc d’être proactif dans votre recrutement, soit tout ce qu’il faut pour contrebalancer les difficultés actuelles pour trouver des talents, à l’heure où 79 % des entreprises du secteur numérique ont désormais du mal à recruter de nouveaux collaborateurs (étude du PAC Group Teknowlogy pour Numeum - juillet 2022).
Pas de données, pas de resource management.
De l’identification des ressources disponibles à leur planification en passant par l’analyse et le reporting des résultats, la data est partout (données collaborateurs, disponibilités, compétences, envies, données clients, l’avancée de leurs projets, données et indicateurs financiers, …).
À vous maintenant de choisir le bon outil de gestion des ressources, celui vous permettant de récolter l’information là où elle se trouve (CRM, ERP, ATS, …) et surtout de prendre les décisions les plus éclairées possibles.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez le Livre blanc "Quelles métriques suivre pour bien piloter votre staffing et améliorer vos prises de décisions ?".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
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