Comment définir et mettre en place votre process de Resource management ?
Agathe Placet
Content manager
August 24, 2023
4 min
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Une organisation, quelle qu’elle soit, est faite de ressources et de projets. Tout l’enjeu et toute la difficulté reviennent à exécuter les projets en cours et à en faire émerger de nouveaux en prenant en compte les ressources actuelles, mais aussi celles à venir.
Si votre cabinet de conseil souhaite par exemple étendre sa gamme de services vers des prestations en intelligence artificielle, vous devrez avoir une visibilité très claire sur vos moyens à disposition à un instant T (trésorerie, portefeuille clients, récurrence de leurs demandes, capacité et souhaits de montée en compétences de vos consultants…) pour estimer ceux qu’il vous manque pour réaliser ce projet.
En d’autres mots, vous devez être en mesure de maîtriser précisément votre resource management. Objectif : cadrer la prise de risque sans pour autant restreindre vos ambitions.
Mais autant cette nouvelle aventure de la gestion de ressources transformera durablement votre cabinet, autant elle vous demandera de saisir les différentes étapes à suivre ainsi que les outils nécessaires pour la réussir.
Cet article vise donc à vous accompagner dans cette transformation en vous présentant les éléments constitutifs d’un process de resource management qui fonctionne tout comme les outils nécessaires pour le déployer.
Commençons par le commencement. Pour gérer des ressources, encore faut-il savoir quelles sont les ressources qui sont à gérer.
La première étape donc de votre resource management consiste ainsi à identifier les compétences opérationnelles et stratégiques, le budget, les outils technologiques, les méthodologies, bref vos ressources…
Au sein d'un cabinet de conseil mal-outillé sur le sujet, une simple feuille de calcul sur Excel ou Google Sheets pourrait sembler suffisante a priori pour recueillir ces données. Mais l'idéal demeure d'utiliser un outil dédié à la gestion des ressources et au staffing afin de prendre en compte automatiquement des évolutions quantitatives et qualitatives de ces ressources.
L'utilisation d'un logiciel spécifique au resource management est d'autant plus essentielle que la next step est l’allocation de ces ressources. Là encore, le terrain nous apprend qu'une allocation des ressources est rarement, si ce n'est, jamais figée.
Le retard accumulé sur tel ou tel projet ou l'importance stratégique prise soudainement par telle ou telle mission peut justifier que vous réaffectiez vos consultants par exemple.
Votre système de gestion de ressources doit donc être aussi en mesure de prendre en compte ces changements, si possible en temps réel, et vous permettre de visualiser simplement les ressources disponibles à un instant T.
Réajuster perpétuellement votre allocation des ressources peut s'avérer pénible à la longue, car chronophage et demandeur d'efforts. C'est bien pour cela qu'il vous est impératif d'en tirer des leçons et de comprendre ce qui marche bien et ce qui marche moins.
Analyser les données des missions précédentes et les ressources affectées, voire réaffecter, vous apprendra par exemple que tel type de projet nécessite en réalité plus de temps et plus de compétences afin d’être déployé.
La phase de prévision des ressources est donc destinée à vous aider à anticiper bien mieux les moyens nécessaires pour que votre cabinet remplisse ses engagements clients dans les temps… et dans le budget défini.
Et de manière incidente, cette analyse de data et l'anticipation qui en découle, vous permettent de maîtriser votre recrutement, mais aussi de limiter autant que possible votre taux d'intercontrat.
Le fond ne valant pas grand-chose sans la forme, tous ces enseignements issus de vos précédentes opérations de gestion des ressources doivent vous être restitués de manière claire, et si possible visuelle, par votre outil de resource management.
Le reporting s'inscrit donc comme la dernière étape de votre process de resource management. Là encore, vous bénéficieriez d'une remontée d'information, et donc d’un reporting, en temps réel afin de pouvoir identifier par exemple tout dérapage de projet dès qu’il se produit.
Si processiser votre gestion des ressources vous permet indéniablement de professionnaliser et de rationaliser le travail au quotidien, vous vous rendrez malgré tout vite compte, comme nous l’avons signalé tout au long de cet article, que le resource management est aussi une affaire d'outils.
Votre gestion des ressources vous demande de récolter, rassembler, dispatcher, croiser, analyser, voire de connecter les données (compétences, disponibilité, souhaits d’évolution, TJM des collaborateurs, allocation des outils…).
Vos possibilités se déclinent ainsi en 3 types d’outils :
Prenons le cas de Napta. Des fonctionnalités de suivi et de gestion de projet à celles permettant de centraliser l'ensemble des besoins de vos business units en passant par la possibilité de connecter vos autres outils tels que votre ERP ou CRM, le logiciel, bien que n'étant pas construit sur mesure pour votre cabinet, couvre dans la quasi-intégralité les use cases de staffing.
Pour toute entreprise désireuse de fonctionner de manière optimale quotidiennement, mais mais aussi de grandir sereinement, le resource management se révèle être tout simplement une étape incontournable. Mais pas d'efficacité sans process et sans outil.
En définissant le fonctionnement de votre gestion des ressources à travers les cinq phases vues plus haut (les étapes d'identification, d'allocations, d'utilisation, de prévisions et finalement de reporting de votre gestion des ressources) et en vous munissant d'outils conçus et construits spécifiquement pour cette tâche de staffing, vous augmentez grandement vos chances de réussir votre gestion des ressources.
Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.
En complément de ce sujet, retrouvez notre checklist "Réussir votre projet de transformation digitale à tous les coups".
Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.
À très bientôt chez Napta !
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