4 outils de staffing comparés (Excel, ERP, outil interne, outil dédié) : lequel choisir pour votre entreprise ?

Quel logiciel de staffing choisir, lorsque vous vous lancez dans le pilotage projet ? Il est très important d’opter pour une solution logicielle qui soit intuitive, collaborative et adaptée à votre activité. Ainsi, nous faisons le point sur 4 outils de staffing utilisés par les entreprises au quotidien. 

Excel : la facilité au premier abord

‍

Excel appartient au Pack Office de Microsoft, vendu avec les outils bureautiques Word, PowerPoint et Outlook. Il se définit comme un logiciel de calcul, qui assure la création de tableaux croisés dynamiques, de calculs, de graphiques et de la création d’une base de données. 

Les avantages

• Outil flexible dans son utilisation si on connaît bien Excel
• Base de données illimitée
• Organisation & croisement des données possibles dans des tableaux dynamiques

Les inconvénients

• Absence de visibilité des informations
• Risque d’erreurs manuelles et absence d’historique pour savoir qui a fait quoi
• Absence de sécurité des données (conservation & protection)
• Non collaboratif

‍

En soi, Excel est un premier outil de staffing pour toute entreprise qui débute. Mais dès qu’elle dépasse les 30 collaborateurs, l’outil est rapidement chronophage. 

Le choix d’un ERP : un outil performant ? 

‍

L’ERP se définit comme un progiciel de gestion intégré (PGI), soit une solution logicielle qui gère l’ensemble des informations au sein d’une entreprise. Toutes les étapes de la chaîne de valeur, ainsi que les stocks et transports, sont répertoriées. 

Les avantages

• Base de données illimitée et organisée
• Mise à jour possible et rapide des données
• Toutes les données, de la production, à la création, transport, vente, sont comprises

‍

Les inconvénients

• Absence de profils détaillés des collaborateurs
• Outils souvent vieillissants, avec de rares mises à jour des éditeurs & un service client peu personnalisé
• L’outil est collaboratif mais limité : on ne peut pas notifier des collaborateurs projets
• les informations ne remontent pas sur les ressources & les disponibilités des équipes
• Pas d’accès à l’ensemble des équipes ou staffeurs. Peut entraîner de la frustration et des incohérences des données

Un outil ERP comprend de nombreux paramètres, mais n’a pas pour fonction d’être un outil de staffing. Son utilisation doit rester pour une entreprise avec moins de 5 collaborateurs - et encore… 

Un outil interne : plus économique et performant ?

‍

La création d’un outil de staffing interne repose sur l'acquisition d’équipes ultra compétentes, pour mettre en place un outil sur mesure. L’idée a de quoi séduire, puisque c’est l’assurance d’un outil en parfaite cohérence avec les prérogatives de l’entreprise.

Les avantages

• Un outil sur mesure, entièrement flexible
• Des équipes dédiées pour l’améliorer continuellement
• Des fonctionnalités entièrement dédiées à l’entreprise

Les inconvénients

• En cas de turn-over, les collaborateurs dédiés au projet partent avec leurs connaissances et expertises
• La création et mobilisation d’équipes pour sa tenue coûtent très cher
• Les équipes dédiées à son développement ne sont plus positionnées sur des missions à forte valeur ajoutée

La création de votre propre outil va vous prendre énormément de votre temps, et a un budget conséquent avant et après sa mise en place.

L’outil de staffing dédié : la solution de référence

‍

Un outil de staffing a pour objectif de vous aider à piloter tous vos projets, via la cartographie de compétences des collaborateurs - staffeurs pour les intimes. Il vous permet, en quelques clics, d’établir les meilleures équipes projets possibles. 

Les avantages

• Exhaustivité de la plateforme : possibilité de la mettre à jour rapidement et de demander conseil à l’éditeur
• Intuitivité de l’outil
• Un outil entièrement collaboratif
• communicatif : on peut notifier et alerter ses collègues et collaborateurs

‍

Les inconvénients

• Ce n'est pas votre outil d’entreprise. Il faut veiller à ce que le service client soit présent
• Au départ, quelques fonctionnalités peuvent manquer. Renseignez-vous sur celui-ci lors d’un premier appel, ou demandez un devis personnalisé. 

‍

L’outil de staffing dédié est la meilleure solution qui s’offre à votre entreprise. Vous avez une solution ergonomique et en phase avec votre entreprise. Vous vous concentrez sur votre cœur de métier, en recourant à une plateforme qui a déjà toutes les fonctionnalités attendues.

‍

Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

En complément de ce sujet, retrouvez notre article "Choisir son logiciel de staffing : top 7 des critères indispensables en 2023".

‍

Découvrez également nos guides, templates et checklist dans l'onglet Ressources.

À très bientôt chez Napta !