Entreprises de services : comment choisir votre logiciel de planning ?

Le choix d'un logiciel de planning ne doit pas être laissé au hasard, surtout dans les entreprises de services pour qui la gestion du planning représente une problématique cruciale. En effet, il simplifie les démarches administratives, vous fait gagner du temps et accélère votre prise de décision. Cependant, tous les logiciels de planning ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et ne répondent pas aux mêmes enjeux. Il est donc important de le choisir avec soin. Napta fait le point dans cet article. 

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Logiciel de planning : maison ou via une solution du marché ? 

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Lors du choix de votre logiciel de planning, deux solutions s’offrent à vous. Vous pouvez passer par une solution spécialisée ou décider de le développer vous-même.

Cependant, nous ne préconisons pas de vous lancer dans un logiciel « maison ». La création d’un logiciel de gestion de planning est très coûteuse pour une entreprise. En effet, vous devrez engager des développeurs ou des prestataires informatiques externes – ce qui est une pratique longue et coûteuse. Ou vous positionnez vos propres ressources internes sur ce projet. Cependant, ce temps imparti oblige vos collaborateurs à délaisser certains projets et clients… 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est préférable de faire appel à une solution de marché. 

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Comment choisir le meilleur logiciel pour votre gestion de planning ?

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La gestion du planning peut être une véritable charge au quotidien. Vous devez vous demander si le logiciel couvre l’ensemble de vos besoins. 

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Exprimez vos besoins

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Dans le cas d’un premier échange avec un potentiel prestataire, n’hésitez pas à communiquer sur vos attentes :

• Les fonctionnalités de votre logiciel de planning. Différenciez celles qui vous intéressent en priorité, à celles qui sont secondaires. 
• Le détail du fonctionnement de la solution.
• Comment est géré le support client.
• Vos besoins réels et ceux à venir, etc.

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Pour réussir cet exercice, un travail en amont peut être nécessaire via un brainstorming. Réunissez-vous avec vos équipes et validez, tous ensemble, les besoins de votre entreprise. N’hésitez pas à inclure des collaborateurs issus de services variés. Les responsables du projet ont besoin d’un maximum d’informations, en vue d’exprimer leurs besoins, mais aussi de ceux des managers et collaborateurs. 

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Challengez votre prestataire !

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Votre logiciel de planning doit remplir une mission précise : vous permettre d’accéder à des données fiables, avec intuitivité et réactivité. Lors du choix de votre prestataire, vérifiez que votre interlocuteur soit capable de répondre à toutes vos questions, selon vos besoins. Par exemple :

• Comment sont notifiés les collaborateurs du moindre changement : mail, SMS, alerte, etc. ?
• Comment présentent-ils et catégorisent-ils les différents profils ?
• Est-ce que le planning évite les conflits d’horaires ? 
• Quels sont ses fonctionnalités premières ? Secondaires ?
• Assure-t-il une solution de gestion partagée ? Etc. 

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Les critères de choix pour votre entreprise de services

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Votre entreprise de services fait face à des problématiques particulières. Ainsi, certains critères sont inhérents à votre activité. En plus de la réalisation d'un cahier des charges précis et détaillés, n'hésitez pas à vous faire aider par des comparateurs de logiciels qui vous permettront de choisir l'outil de gestion le plus pertinent pour vous.

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Une communication multicanale

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En vue de faciliter votre gestion du planning, que pensez-vous de communiquer directement avec vos collaborateurs ? En 1 clic, notifiez-les des missions à venir, d’un changement de dernière minute, d’une exigence du client… Une communication en temps réel facilite la gestion des projets. 

D’autant plus si vous travaillez via des canaux de communication variés : application mobile, email, SMS, chat room, etc. Vos collaborateurs connectés sont avertis, en temps et en heure, d’informations capitales. Ils gagnent en autonomie et vous satisfaisiez toutes les demandes de vos clients. 

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Un logiciel aux fonctionnalités flexibles

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Le grand intérêt de recourir à un prestataire, est qu’il a souvent pensé à tout ! Vérifiez qu’il a bien compris vos besoins et anticipé ceux à venir. 

Votre logiciel de planning doit vous donner une vision élargie de tous vos projets. Entre autres, il doit vous permettre de créer des équipes projets, disposer d’une cartographie dynamique et assurer le suivi financier de vos projets, etc. 

En conclusion

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Si vous passez par un prestataire, votre logiciel de planning doit être choisi selon vos besoins actuels, mais aussi ceux à venir dans le temps. Vous devez opter pour une solution en phase avec les critères de vos responsables des ressources humaines, tout en répondant aux demandes des managers. Avec un outil connecté à différents canaux de communication et aux fonctionnalités multiples, vous gagnez en organisation. Le pilotage des projets est ainsi facilité. 

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Pour savoir comment Napta vous accompagne dans la mise en place d'un process de gestion du planning dans votre entreprise de services, demandez à échanger avec un de nos experts.