Resource management : qu'est-ce que le Resource allocation ?
Agathe Placet
Content manager
September 13, 2023
4 min
.png)
Un projet reflète les ressources allouées et la manière dont ces dernières sont utilisées. Budget, temps, personnel et compétences : tous ces paramètres comptent, mais dans des proportions différentes en fonction du projet que vous souhaitez déployer.
C’est là qu’entre en jeu votre process de Resource Allocation.
Découvrez l’importance d’une gestion optimale des ressources pour votre cabinet de conseil et les étapes à suivre pour concevoir un processus d’allocation des ressources stratégique et agile.
Le Resource Allocation (allocation des ressources) vise à maximiser l’utilisation de ressources limitées (temps, fonds financiers, personnel, etc.) pour atteindre des objectifs spécifiques. C’est un élément essentiel de la direction de projet et de la prise de décision stratégique.
Pour optimiser ce processus, vous devez considérer les ressources dans leur exhaustivité, par exemple :
Le défi ne se limite pas à l’identification des ressources. Pour votre cabinet de conseil ou ESN (Entreprise de Services Numériques), la multiplicité des projets, de diverses natures, à court, moyen ou long-terme est un impératif supplémentaire à prendre en compte.
Certains projets requièrent des compétences très spécialisées (implémentation d’un système ERP par exemple), tandis que d’autres impliquent un savoir-faire transversal (comme un projet de développement numérique pour une PME).
Corriger une erreur d'allocation de ressources ne revient donc pas simplement à passer quelques appels à vos consultants pour modifier leur affectation à tel ou tel projet. Corriger le tir peut vous demander de revoir toute la structure du projet et joue donc, inéluctablement sur votre relation client.
L’importance du Resource Allocation ne doit donc pas être négligée.
Une gestion efficace des ressources est non seulement une question de bon sens organisationnel, mais est surtout cruciale pour la rentabilité et la compétitivité à long-terme de votre cabinet pour les raisons que nous avons vues plus haut.
Une mauvaise allocation des ressources peut en effet entraîner de sérieuses conséquences sur votre business :
Cela peut aussi créer un cercle vicieux. Prenez l’exemple d’une ESN spécialisée dans le développement d’applications mobiles. Les équipes de développeurs disposent de compétences mobilisables sur la totalité des projets. Or, si un projet prend du retard (par exemple, car le nombre de développeurs requis a été sous-estimé), cela a un effet boule de neige sur les autres projets.
Finalement, la distribution des ressources affecte directement les résultats financiers de l’entreprise.
Parvenir à maîtriser le processus de gestion et distribution des ressources est complexe. L’entreprise doit prendre en compte de nombreuses variables en plus des ressources brutes. Par exemple, pour un consultant, il n’est pas seulement question de ses compétences, mais aussi de ses affinités avec certains types de projets, de ses aspirations professionnelles, etc.
Les cabinets de consulting et les ESN font aussi face aux incertitudes : délais, changements de portée de la mission, exigences fluctuantes des clients sont autant d’éléments susceptibles d’impacter la gestion des ressources.
Après tout ce que nous venons de vous présenter, vous pourriez presque oublier que la gestion des ressources est en réalité une réelle opportunité pour votre cabinet de conseil. Les projets sont conduits dans les délais, le capital est mieux employé, etc. La qualité des livrables est améliorée et la satisfaction des clients croît.
Mais ces bénéfices ne tombent pas du ciel et vous demandent de définir et de suivre un process bien défini.
La première étape que vous devez valider est de cartographier de manière exhaustive les ressources disponibles, comme le matériel informatique, le temps disponible pour vos consultants et le budget. Dans le cas spécifique du staffing, vous devez aller au-delà de la simple disponibilité pour comprendre également les compétences spécifiques, les niveaux d'expertise, et les autres projets auxquels chaque ressource est déjà assignée.
Après avoir identifié ces ressources, vous devez les allouer stratégiquement aux différents projets. Certains ont des délais serrés, d’autres exigent des compétences rares, d’autres encore sont critiques pour le chiffre d’affaires, etc.
Pour cela, aidez-vous de vos indicateurs clés de performance (KPI, Key performance indicator en anglais). Ils vous aideront à prioriser la distribution des ressources aux projets les plus importants ou urgents.
S’il y a bien un point commun à toutes les missions que mène votre cabinet, c’est que l’absence de coordination d’équipe est fatale. Il est impossible d’avoir une vision omnisciente des ressources, besoins, projets, etc. Vous devez donc créer le plan d’allocation des ressources également en concertation avec les différentes parties prenantes. Il peut s’agir des directeurs de département, gestionnaires de projet, et parfois les clients eux-mêmes.
Grâce au feedback des intéressés, vous serez en mesure d’effectuer des ajustements et de valider le plan de Resource Allocation.
La flexibilité et la résilience sont des caractéristiques essentielles de toute bonne allocation des ressources.
De nombreux imprévus peuvent impacter la bonne conduite d’un projet : retards, indisponibilité soudaine d’un consultant, changements dans les priorités de l’entreprise ou du client, etc.
Vous devez donc faire preuve d’agilité, afin d’être en mesure de redéployer rapidement les ressources si d’avenir une ressource clé est manquante.
De multiples outils facilitent la gestion des ressources. Les petites équipes ont souvent recours à des matrices librement téléchargeables, comme la matrice de Gantt. Pour les projets à échelle réduite, c’est un outil indispensable pour visualiser les échéances, les relations entre les différentes tâches, etc. C’est une manière simple de suivre la progression des projets et de s’assurer que les ressources sont correctement allouées.
Ce type de technique montre toutefois ses limites pour les grandes équipes. Quand les projets (et les ressources) s’accumulent, cette représentation graphique devient rapidement illisible et contre-productive.
Il est donc conseillé d’opter pour un logiciel de Resource Allocation. Cet outil offre une interface intuitive pour obtenir une vue d’ensemble sur les différentes ressources, les projets en cours, etc.
Pensez par exemple au logiciel de staffing. Ce système est conçu pour prendre en compte de nombreux facteurs, comme la disponibilité des consultants, leurs compétences et ambitions professionnelles, etc.
Ce type d’outil dédié offre, la plupart du temps, un accès à une plateforme centralisée et connectée, vous procurant notamment des mises à jour en temps réel de la disponibilité des ressources, une information fluide et une communication cohérente entre les différentes parties prenantes. Les ressources ont donc plus de chance d’être déployées en temps et en heure (Resource scheduling).
Le Resource Allocation est vital pour les entreprises, en particulier pour les cabinets de consulting et les ESN, qui gèrent de nombreux projets. Les disponibilités et compétences des collaborateurs, les capitaux disponibles, les outils en place, etc. doivent être considérés pour assurer un déploiement efficace des ressources.
Pour ce faire, il est crucial d’identifier les différentes ressources à votre disposition et les besoins de chaque projet, pour les déployer au bon moment (Resource planning). Vous devez procéder stratégiquement, en concertation avec vos équipes et en réactivité face aux imprévus. Une solution dédiée, tel qu’un logiciel de staffing, vous aide à maîtriser l’allocation des ressources et sa myriade de paramètres, augmentant considérablement vos chances de réussir vos missions et, par là même, votre relation client.
À bientôt chez Napta !
.webp)
.png)
.webp)