Comment soulager la charge mentale engendrée par la gestion du staffing ?

"Gérer le staffing, franchement, c'est une énorme charge mentale"

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Ça, nos commerciaux l'entendent tous les jours. Et c'est normal, car la gestion du staffing est cruciale pour la performance d'une entreprise, et peut donc peser lourd sur nos esprits.

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Entre l'allocation des ressources, la prise en compte des compétences et des aspirations, le suivi des projets, la maximisation de la rentabilité : être en charge du staffing sans avoir les bonnes pratiques et les outils adaptés peut rapidement devenir une véritable source de frustration pour tous.

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D'où provient la charge mentale d'un responsable staffing ?

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Revenons d'abord sur la définition : la charge mentale est un concept sociologique qui fait référence un effort mental, non seulement pour accomplir une tâche, mais aussi pour se souvenir de la réaliser, planifier comment l’exécuter et gérer les conséquences a posteriori.

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Il est facile de faire le lien entre charge mentale et les missions liées à la gestion du staffing : allouer les collaborateurs pertinents aux bonnes missions, gérer le déroulement d'un projet et les besoins de staffing au fil de l'eau, maintenant les taux de marge cibles... Autant de tâches complexes qui nécessitent une attention constante et une planification méticuleuse. 

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De plus, les décisions de staffing prises ont des répercussions directes sur les résultats business de l'entreprise, mais aussi sur l'engagement et la motivation des équipes, la satisfaction client... Bref, un large panel de conséquences qui peut contribuer à une charge mentale importante.

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Quelles peuvent être les conséquences d'une trop grande charge mentale ?

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Trop de pression et de charge mentale sur vos responsables staffing peuvent (et vont) entraîner une série de répercussions négatives. Par exemple :

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• Le stress peut s'accumuler en raison de l'incertitude et de l'imprévisibilité, ce qui peut conduire à un épuisement professionnel ou burn-out. 

• Le temps passé à essayer de résoudre des problèmes de staffing qui aurait pu être évité devient excessif, et se fait au détriment de tâches à bien plus fortes valeurs ajoutées.

• Le risque d'erreur augmente et la qualité des données sur lesquelles se basent les responsables staffing pour réaliser leur mission se détériorent, impactant toute la chaîne de valeur.

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D'autre part, le fait de porter la responsabilité de la satisfaction de toutes les parties prenantes (top management, managers, collaborateurs, clients...) peut ajouter un niveau de pression supplémentaire.

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Les bonnes pratiques pour alléger la charge mentale liée au staffing

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Il existe une multitude de bonnes pratiques à mettre en place pour limiter la charge mentale d'un responsable staffing. Mais alors, par où commencer ?

Établir des process et règles de staffing efficaces

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Mettre en place un rituel de staffing est indispensable afin d’éviter plusieurs désagréments : perte de temps, procrastination, absence de communication, staffing sauvage... En résumé, tout ce qui peut contribuer à la charge mentale. Ces règles et process permettent d'établir une routine et de minimiser le nombre de décisions à prendre au quotidien. 

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Il est possible de réaliser plus d’une centaine de règles de staffing, mais il suffit parfois de peu pour assurer un staffing cohérent et performant. Les exemples suivants le démontrent bien :

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• Chez Cagemini Invent, entreprise de services de 1300 collaborateurs, les responsables staffing souffraient d’un staffing désorganisé et peu communicant. Aujourd’hui, deux règles majeures ont permis d'améliorer considérablement le process. D'abord, les chefs de projets communiquent leurs besoins au minimum 48h avant le lancement du projet. Ensuite, les responsables staffing doivent accuser réception de la demande dans la demi-journée et fournir une réponse sous 2 jours ouvrés.
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• Chez 50% des clients Napta, les responsables staffing ont mis en place des comités de staffing hebdomadaires ou bimensuels pour échanger sur les décisions de staffing à venir. Cela permet de créer un rendez-vous avec les parties prenantes (chefs de projet, associés ou partner) et de dédier un temps à la prise de décision. D'autres clients préparent le staffing prévisionnel du mois à venir pendant ces réunion de staffing tous les premiers lundis de chaque mois. Cela évite de devoir gérer le staffing "à la volée".
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• Certains process très efficaces mettent également en avant l'importance et les bénéfices de la transparence et l'implication des managers et des collaborateurs dans le process de staffing. Par exemple, chez nos clients ESN, les managers peuvent suggérer des collaborateurs lors des demandes de staffing pour aider le responsable staffing dans la prise de décision et donner un indicateur très précis sur son besoin. Aussi, chez certains de nos clients comme Artefact ou Bartle, les collaborateurs ont accès au pipe commercial pour visualiser les prochaines opportunités et peuvent exprimer leur intérêt pour un projet via un système de likes.
  

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Instaurer une communication et transmission claires des informations de staffing

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La communication joue un rôle crucial dans la gestion du staffing. Elle permet non seulement de réduire les malentendus, mais également d'assurer la fiabilité des données et des informations de staffing.

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Dans un premier temps, en tant que responsable staffing, assurez-vous que toutes les informations dont vous avez besoin pour réaliser votre travail sont consolidées au même endroit et mises à jour régulièrement :

• Les congés depuis votre SIRH ou logiciel de paie
• Les dates de démarrage et de fins de projets, depuis du CRM
• Les temps saisis par les équipes et leurs disponibilités
• Les compétences et niveau d'expertises depuis votre cartographie de compétences

Au-delà de garantir la mise à jour régulière, il faut aussi que cette dernière se fasse de façon automatique. Cela permet de réduire la double saisie et par conséquent, de gagner du temps et limiter le risque d'erreur.

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À retenir : c'est le rôle d'un outil de staffing de garantir la consolidation de toutes ces informations. À la croisée de tout votre SI, un tel logiciel doit être votre référence en termes de qualité de donnée.

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Formation et développement des compétences en gestion du staffing

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Les responsables staffing ne "naissent" pas responsables staffing. Souvent, les missions sont prises par un senior consultant, un chargé en ressources humaines, un manager... Mais comme tout métier, être responsable staffing nécessitent des hard-skills et soft-skills bien spécifiques. D'ailleurs, les responsables staffing doivent avec des compétences et des connaissances transverses :

• un leadership certain pour communiquer et transmettre ses idées au top-management
• une vision et connaissance parfaitement du terrain et déroulement opérationnel d'un projet
• un relationnel fort pour gérer la partie RH du staffing

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Chez M33, la prise du rôle de responsable staffing nécessite une formation et passation sur plusieurs mois, afin d'assurer la transmission des compétences et d'assurer une passation claire entre les responsables staffing.

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S'équipe d'un logiciel de staffing

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De nos jours, il existe une multitude d'outils de staffing sur le marché, chacun avec ses propres avantages et caractéristiques uniques. Utiliser un logiciel tel que Napta vous permet d’optimiser votre staffing et rentabiliser vos projets. 

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Ces outils permettent d'assigner facilement des projets, de suivre leur progression, et d’avoir une vision claire des priorités, ce qui facilite la coordination des équipes et la répartition juste du travail. De plus, de nombreux outils, comme Napta intègrent également des fonctions de communication, le like, le commentaire, ce qui permet de centraliser les informations et d'améliorer la transparence.

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Un des principaux avantages des logiciels de staffing est leur capacité à automatiser de nombreuses tâches répétitives. Par exemple, au lieu de passer des heures à créer des plannings manuellement chaque semaine, les managers peuvent utiliser ces outils pour configurer des modèles de planning qui peuvent être réutilisés à l'infini.

De plus, ces outils fournissent des données précises et en temps réel sur la progression des tâches et la disponibilité des collaborateurs, ce qui aide à la prise de décisions éclairées et à la réduction de la charge mentale de la personne en charge du staffing. 

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Les entreprises équipées d’un logiciel de staffing dédié attestent de leur efficacité dans la réduction de la charge mentale liée à la gestion du staffing. Grâce à l'automatisation et la simplification des processus, ces outils permettent aux entreprises de gérer les collaborateurs de manière plus efficace et plus sereine.

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À retenir

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Les logiciels de staffing sont efficaces pour réduire la charge mentale, car ils permettent d'automatiser et de rationaliser les tâches, d'améliorer la visibilité et la transparence, et de réduire le stress et l'incertitude. 

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Vous bénéficierez donc une tranquillité d'esprit en garantissant que chaque projet est doté des collaborateurs adéquats, maximisant ainsi la productivité et la satisfaction de l'équipe. 

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Ces facteurs se combinent pour créer un environnement de travail plus serein et efficace, où les responsables peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques et enrichissantes.

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Vous souhaitez approfondir le sujet ? Nous avons de nombreuses ressources à votre disposition pour vous aider à aller plus loin.

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À très bientôt chez Napta !