5 conseils pour réussir votre planification de projet à tous les coups

Dans une start-up, une PME ou une grande entreprise, la question de la planification de projet se pose en permanence. Qui intégrer au projet ? Qui doit le gérer ? Derrière ces questions se cache aussi celle des outils de staffing. D'autant plus qu'il est nécessaire de prendre le virage de la digitalisation et de ne plus se contenter d'un tableau Excel pour soutenir les objectifs de performance de son entreprise. 

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1. Nommer un chef de projet (dans votre équipe ou externe selon la teneur du dit-projet)

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Qu'il soit interne ou externe à l'entreprise, un chef de projet doit s’imposer pour mettre en commun les compétences, suivre le planning et le budget à la lettre.

Paradoxalement, pour des projets en interne, mieux vaut - le plus souvent - faire appel à un expert externe. Imaginons une banque qui doit automatiser une fonctionnalité pour ses clients. Elle a besoin de compétences informatiques qui ne sont pas forcément celles de son entreprise. Dans ce cas, le consultant d’un cabinet peut par exemple faire office de chef de projet.

2. Estimer la charge de travail et avoir une marge de manœuvre suffisante pour le délai

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Outre le fait de dépasser le budget, le principal risque dans la planification de projet est de mal estimer la charge de travail pour chaque personne. Les conséquences sont alors immédiates sur les délais très vite dépassés, et sur le stress que cela peut engendrer parmi les collaborateurs. Pour éviter ce cercle vicieux, estimez en amont la charge de travail et les capacités des collaborateurs en fonction de leur temps disponible. Un collaborateur qui consacre 100 % de son temps de travail à d’autres projets n’est sans doute pas le choix idéal pour rejoindre l’équipe.

De même, pour rester dans des délais raisonnables, pensez à une marge. Autrement dit, donnez-vous un peu moins de temps dans les délais officiels et quelques jours ou semaines supplémentaires si besoin.

3. Cerner précisément les livrables et l'objectif le jour de mise en production 

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Dans beaucoup d’entreprises, surtout parmi les collaborateurs qui ne sont pas forcément habitués à la réalisation de projets, les incompréhensions peuvent venir d’une mauvaise explication de l’objectif. Assurez-vous auprès des collaborateurs d’avoir parfaitement défini les contours et le but de cette action pour la mener à bien, par la centralisation de toutes les informations relatives au projet. Ils doivent pouvoir les consulter à tout moment et ainsi lever les éventuels doutes. Le jour de fin de projet ou de livraison est aussi une étape à anticiper. 

En cas d’incompréhension, n’hésitez pas à récolter les questions des salariés et à y répondre point par point. Pour cela, en plus d’un chef de projet, la présence d’un collaborateur relais dans chaque service ou groupe est une bonne solution.

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