Wie erstelle ich einen Ladeplan ohne Excel?

Estelle

Inhaltsmanager

November 10, 2021

3 Minuten

Bevor sich viele Unternehmen für ein spezielles Tool für den Ladeplan entscheiden, beginnen viele Unternehmen mit der Erstellung eines Ladeplans in Excel. Und es ist schwierig, ihnen die Schuld zu geben, wenn man weiß, dass Excel ein leistungsstarkes Tool bleiben kann, solange das Unternehmen nicht mehr als 10 Mitarbeiter hat!

Die Langlebigkeit eines Unternehmens hängt jedoch davon ab, ob es sich mit der Zeit weiterentwickelt. Daher weist Excel zahlreiche Einschränkungen und Schwächen auf, was katastrophale Folgen für Organisation und Projektmanagement hat. Napta zieht Bilanz!

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Warum müssen Sie keinen Excel-Ladeplan erstellen?

Excel ist eine auf Berechnungen spezialisierte Software. Die Erstellung eines Belastungsplans ist jedoch mehr als nur Berechnungen. Es ist von Natur aus nicht für diese Verwendung geeignet. Alle kleinen Unternehmen, die mit Excel beginnen, stehen vor echten Schwierigkeiten und verschwenden Zeit, was sich nachteilig auf die Projektüberwachung auswirkt:

Die Zentralisierung von Daten in einem einzigen Dokument ist nicht möglich.
Validierungsprozesse sind nicht automatisiert.
Daten können nicht gekreuzt werden, was die Entscheidungsfindung von Managern verlangsamt.
Informationen sind schnell veraltet.
Die Sichtbarkeit des Projektfortschritts ist eingeschränkt.
Die Daten sind nicht sicher (beschädigt oder versehentlich geändert), es besteht keine Möglichkeit, zurückzukehren usw...

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Erfahren Sie mehr: Warum kann Excel nicht Ihr Personal-Tool sein?

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Ist die Verwendung Ihres ERP eine gute Alternative?

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Viele Unternehmen setzen auf ihr ERP-Tool, um die Einschränkungen von Excel zu überwinden. Es wiederum zeigt jedoch schnell zahlreiche Schwierigkeiten bei der Projektüberwachung:

Es ist schwierig, die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter für das Tool zu konsolidieren.
Ein Datenabgleich ist nicht möglich.
Die Benutzererfahrung ist aufgrund der Größe des Tools schlecht.
Es bietet keine konkrete Übersicht und berechnet auch nicht den Ressourcenbedarf.
Die Phasen des Projekts sind nicht abgegrenzt. Fristen sind nicht festgelegt.
Die verschiedenen Personalleiter, Manager und Personalleiter haben keinen Überblick. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass viele Mitarbeiter die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit der Personalabteilung besprechen und ERP ignorieren.
Keine Übereinstimmung zwischen den Anforderungen der Personal-/Personalleiter zu den Anforderungen für jedes Projekt.

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Unter anderem kann die Pflege eines Ladeplans ohne Excel, aber unter Verwendung des ERP, schwerwiegende Folgen für die Rentabilität des Unternehmens haben.

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Was sind die Lösungen für die Verwaltung Ihres Ladeplan-Tools?

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Pflegen Sie einen Ladeplan ohne Excel, es ist mehr als möglich! Hier sind 3 Tipps, die Sie befolgen sollten, um ein effizientes Lastplan-Tool in Ihrem Unternehmen einzurichten.

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Machen Sie eine Spezifikation

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Es ist wichtig, dass alle Beteiligten mit dem neuen Workload-Plan-Tool auf dem Laufenden sind. Daher ist es ratsam, zunächst eine Spezifikation zu erstellen. Letzteres spiegelt alle Anforderungen Ihres Unternehmens wider.

Wir empfehlen, dass Sie die verschiedenen Projektmanager für Ihr Workload-Plan-Tool zusammenbringen: Personalleiter, Betriebsleiter, Projektmanager oder Manager. Es ist der perfekte Zeitpunkt für ein Brainstorming. Letzteres ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele festzulegen und die Hindernisse, die Sie verschwinden sehen möchten, zu lösen. Zögern Sie nicht, während dieses intensiven Treffens sowohl Ihre Schlüssel zum Erfolg als auch die Faktoren, die die Verlangsamung verursacht haben, vorzustellen.

Vergessen Sie nicht, in Ihren Spezifikationen für Ihr Ladeplan-Tool Folgendes anzugeben:

Die feste Dauer des Projekts. Fügen Sie alle Schritte hinzu, die eingehalten werden müssen, sowie die Ziele (Umsatz, Zeit für jede Phase des Projekts usw.).
Die Mitarbeiter, die jeder Aufgabe zugewiesen sind. Wenn es Ihnen an Mitarbeitern oder Fähigkeiten mangelt, haben Sie diese Talente in Ihren Kontakten? Sollten Sie erwägen, neue Mitarbeiter einzustellen?
Vergessen Sie nicht die Einschränkungen, die mit Ihrem Projekt verbunden sind: Feiertage, RTT, Arbeitsmethoden usw.

Dynamischen Berichten Vorrang einräumen

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Sobald Sie Ihre Spezifikationen festgelegt haben, suchen Sie nach einem Ladeplan-Tool, das alle Ihre Anforderungen erfüllt. Es ist sehr wichtig, dass es in der Lage ist, Daten in dynamischen Berichten zu zentralisieren und zu analysieren.

In der Tat muss Ihr Workload-Plan gleichzeitig Daten und individuelle oder globale Ausgaben für jeden Mitarbeiter zentralisieren. Er muss eine vorläufige und eine reale Organisation gewährleisten.

Auf diese Weise verfeinern Sie Ihre Arbeitsmethoden im Verlauf Ihrer Projekte. Ihr Arbeitsplan sieht perfekt die geringste Beeinträchtigung des Projekts vor.

Führen Sie ein Tool ein, das der Verwaltung des Ladeplans gewidmet ist

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Napta entwickelt eine Verwaltungslösung, die den Personalleitern entspricht. Diese All-in-One-Plattform gewährleistet:

Eine vollständige und zentralisierte Datenbank. Alle Benutzer der Plattform haben Zugriff auf automatisch aktualisierte Daten.
Eine zentralisierte Lösung, die sich an Ihre Tools anpasst und nicht umgekehrt.
Vollständige Anpassung an die bestehenden Bedürfnisse und Prozesse: Qualifikationsrahmen, Feedback, Mitarbeiterprofile usw.
Eine Technologie, die die wichtigsten Kriterien für Ihr Unternehmen usw. hervorhebt.

Abschließend

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Bevor Sie mit einem Excel-Workload-Plan beginnen, fragen Sie sich, ob dies die beste Lösung ist! Obwohl diese Software leicht zugänglich ist, konzentriert sie nicht die Technologie, die für die Verwaltung Ihrer Projekte erforderlich ist.

Um Ihr Projekt erfolgreich zu gestalten, müssen Sie sich mit den besten Tools ausstatten! Verfeinern Sie Ihre Anforderungen für all Ihre Projekte: Personal, Budget, zugewiesene Zeit, Termine usw., ohne jede Projektphase und Ihre Ziele zu vergessen.

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Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.

Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Vorlage“Der perfekte Ladeplan für einen erfolgreichen Einsatz.“ ‍

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Entdecken Sie auch unsere Leitfäden, Vorlagen und Checklisten im Tab Ressourcen.

Bis bald bei Napta!

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Um herauszufinden, wie Napta Sie täglich bei der Verwaltung Ihrer Ladeplan, entdecken Sie unser spezielles Modul in einem personalisierte Demonstration unserer Lösung.