Warum kann Excel 2023 nicht mehr Ihr Personalinstrument sein?
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Estelle
Inhaltsmanager
November 16, 2020
7 Minuten
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Zu viele Personalleiter und Manager in Dienstleistungsunternehmen kümmern sich immer noch täglich um die Personalbesetzung ihrer Mitarbeiter Excel-Dateien. 🤦
Wenn bei der Gründung eines Dienstleistungsunternehmens die Wahl von Excel zur Personalverwaltung fast selbstverständlich ist - da es sich um ein einfaches Tool handelt, das von den meisten beherrscht und kostenlos ist - Es kann nicht langfristig registriert werden wie Ihr Tool zur Personalbesetzung.
Wenn ein Dienstleistungsunternehmen mehr als dreißig Mitarbeiter beschäftigt, beeinträchtigt die Verwendung von Excel seine Leistung und unteroptimiert seine Personalausstattung: Zeitverlust, Fehlerrisiko, Starrheiten, unmögliche Datenüberschneidungen... In diesem Artikel kehren wir zurück zu alle Grenzen von Excel die Sie möglicherweise nicht kennen und die Ihre Leistung beeinträchtigen.
Bevor wir Punkt für Punkt auf die Schwächen von Excel zurückkommen, sei daran erinnert, dass ein Dienstleistungsunternehmen im Zuge seines Wachstums strukturiert und mit Tools für die Verwaltung präziser „administrativer“ Prozesse ausgestattet sein wird: ein ERP für Zeiterfassung und Rechnungsstellung, ein HRIS für die Verwaltung der Personalabteilung und des Urlaubs, ein CRM zur Unterstützung seiner Akquisetätigkeiten und der Kundenbetreuung. Diese Tools, die häufig voneinander getrennt sind, sind auch von der Excel-Datei getrennt, obwohl sie äußerst wertvolle Informationen für die Personalbesetzung enthalten. Die Personalbesetzung ist das Herzstück des Reaktors eines Dienstleistungsunternehmens, weshalb die Organisation und Übertragung von Personaldaten für diese Unternehmen eine große Herausforderung darstellen..
Da die Daten, die sich auf die Personalbesetzung auswirken, auf verschiedene Tools (ERP, SIRH, CRM) aufgeteilt sind, ist die direkte Folge, dass eine große Anzahl doppelter Einträge zwischen diesen Tools und der Excel-Personaldatei erforderlich sein wird.
Hier sind einige Beispiele für Informationen, die in die Personalakte aufgenommen werden sollen :
• Die Geschäftsmöglichkeiten, Projekt-/Kundeninformationen und der damit verbundene Personalbedarf aus dem CRM;
• Die Informationen zu den Eingängen/Ausgängen der Mitarbeiter sowie ihren Austritt aus dem SIRH;
• Die Zeit, die für ein Projekt im ERP eingegeben wurde um festzustellen, ob das Projekt ratlos ist oder nicht und ob es möglich ist, die Mission um einige Tage zu verlängern.
Diese fehlende Zentralisierung und diese doppelten Einträge haben die folgende Konsequenzen :
📈 Beträchtliche Erhöhung des Fehlerrisikos Und vonHeterogenität der Daten zwischen der Personalakte und der Software von Drittanbietern: Je mehr Mitarbeiter zu verwalten sind, desto mehr steigt natürlich das Volumen der doppelten Einträge.
📉 Prozessverlangsamung und unzureichende Leistung : Abgesehen von dem sehr zeitaufwändigen Aspekt der doppelten Erfassung für einen Personalleiter (durchschnittlich 5 Stunden pro Woche für ein Dienstleistungsunternehmen mit hundert Mitarbeitern), wie können Sie sicherstellen, dass die Daten in der Personalakte auf dem neuesten Stand sind, wenn sie nicht automatisch zentralisiert wird? Es ist fast unmenschlich, für jede Personalauswahl zu Ihrem HRIS zurückzukehren, um zu überprüfen, ob die vorgesehenen Mitarbeiter während des von der Personalbesetzung betroffenen Zeitraums nicht im Urlaub sind. Im besten Fall führt dies zu einem erheblichen Zeitverlust für den Personalleiter, schlimmstenfalls zu Terminkonflikten bei den Beratern.
Die Daten, die sich auf Ihren Personalprozess beziehen, sind nicht nur nicht zentralisiert werden nicht automatisch aktualisiert. Dies hat mehrere Konsequenzen:
⏱ Jede Änderung der Personalakte (Bestätigung eines Einsatzes, Änderung der Interventionszeiträume, Änderung des Systems...) beinhaltet die Benachrichtigung der betroffenen Mitarbeiter, ein manuelles Eingreifen sehr zeitaufwändig für Manager und Personalleiter (falls es überhaupt gemacht wird), die wir automatisieren können sollten. Die eingesparte Zeit könnte viel effektiver für Aufgaben mit hohem Mehrwert genutzt werden: Personalkompromisse oder die Prognose des zukünftigen Schulungs- oder Einstellungsbedarfs zum Beispiel.
🔀 Eine Diskrepanz zwischen Personaldaten und dem Feld. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter endlich im Voraus verfügbar ist, weil sein Projekt früher als erwartet beendet wurde, hat der Personalleiter wird nicht schnell auf den neuesten Stand gebracht, was die Personalquote der Struktur unteroptimiert, da der Mitarbeiter während des Prozesses für ein anderes Projekt hätte eingesetzt werden können. Es kommt nur allzu häufig vor, dass mehrere Wochen nach dem tatsächlichen Projektende festgestellt wird, dass das tatsächliche Enddatum (im ERP eingegeben) nicht dem theoretischen Enddatum entsprach, das in der Personalbesetzungsliste angegeben wurde.
Ein optimaler Prozess, um die Reaktion auf Planungsanforderungen zu optimieren.
Viele Dienstleistungsunternehmen verwalten weiterhin die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter auf der einen Seite und die Personalausstattung auf der anderen Seite. In der Regel über Lebensläufe und Qualifikationsdateien, die auf dem Unternehmensserver gespeichert sind, bestenfalls in einer Excel-Datei, in der die Mitarbeiter online sind und die Fähigkeiten des Unternehmens in Spalten angezeigt werden. Kreuze geben an, ob der Mitarbeiter über die Kompetenz verfügt oder nicht. Dieses Excel befindet sich „neben“ dem Personalmanagement-Excel und wird selten aktualisiert, oft erst nach dem jährlichen Leistungsgespräch des Mitarbeiters.
Wenn es jedoch darum geht, den für eine Mission am besten geeigneten Berater auszuwählen, ist es ideal für einen Personalmanager, in der Lage zu sein, sofort ein Maximum an Mitarbeiterdaten zwischen ihnen zu übertragen (Verfügbarkeit, geografischer Standort, Dienstalter, CJM, Fähigkeiten, Wünsche...). Auf diese Weise verbessert der Personalleiter:
• Die Rate der Umwandlung von Propals in gewonnene Missionen indem relevantere Profile und damit der zukünftige Umsatz der Struktur vorgeschlagen werden;
• Die Qualität der erbrachten Mission : Die Positionierung der spezialisiertesten Mitarbeiter zu einem bestimmten Thema kann den für den Kunden geschaffenen Wert nur steigern;
• DieEngagement der Mitarbeiter denn diejenigen, für die die Mission den Erwartungen/Bestrebungen entspricht, haben am Ende die besten Chancen, dafür mobilisiert zu werden.
Fähigkeiten müssen der Umsetzung von Projekten, der Entwicklung der Mitarbeiter und der Leistung des Unternehmens zugute kommen.
Bei etwa dreißig Mitarbeitern neigen Excel-Dateien dazu, schwer, voller Informationen und sogar unleserlich zu werden. Wie wir bereits angedeutet haben, bedeutet die Optimierung Ihrer Personalausstattung jedoch vor allem, Kompromisse einzugehen, und dies auf der Grundlage aktueller Daten. Je mehr Daten vorhanden sind, desto schwieriger ist es natürlich, sie manuell auf dem neuesten Stand zu halten. Insbesondere ist es unmöglich, in einer Excel-Datei zu wissen, wann die Daten aktualisiert wurden, und daher zu wissen, ob sie wirklich aktualisiert wurden... Ein Tipp wäre, jeder Information das Datum der letzten Aktualisierung zuzuordnen, zum Beispiel das Datum der letzten Aktualisierung der Personalinformationen für ein bestimmtes Projekt.
Diese Lösung ist ein erster Schritt, aber Es ist unvorstellbar zu glauben, dass dies auf der Ebene aller Personaldaten manuell in Excel erreicht werden kann..
Ihre Personalinformationen werden immer konsolidiert.
Es ist sehr üblich, Dienstleistungsunternehmen zu beobachten, bei denen die Personalverwaltung auf Abteilungs- oder Filialebene von einem engagierten Personalleiter gewährleistet wird.
Als über die Frage der Personalautonomie zwischen den Abteilungen entschieden wurde, waren die Anweisungen, die das Management den verschiedenen Personalleitern gab, dennoch klar:“Für die Personalbesetzung behalten wir die Excel-Datei, die wir bis dahin verwendet haben. Ich bitte dich, es nicht zu ändern“.
Mit dem Wachstum des Unternehmens wird die Personalausstattung jedoch immer komplexer und die Prioritäten ändern sich. Die anfängliche Personalakte reicht nicht mehr aus, und Personalmanager beginnen, ihr Personalmanagement-Excel so zu modifizieren, dass es perfekt an die Bedürfnisse der Abteilung angepasst wird (Formeln, Format, Datenorganisation usw.). Nach einigen Monaten unterscheiden sich die Excel-Personalakten zwischen den einzelnen Abteilungen, und der Abgleich zwischen den Dokumenten zur Verwaltung der Gesamtbesetzungsquote der Struktur und zur Vorhersage der Aktivitäten erfolgt Eine Tortur für das Management, oder ist sogar fehlerhaft.
In Excel ist es nicht möglich, unterschiedliche Lese- und Bearbeitungsrechte zu konfigurieren. Von Hand vorgenommene Änderungen können keinem Validierungsprozess unterzogen werden: eine modifizierte Zelle kann das Ablesen der zukünftigen Personalquote unwiederbringlich verfälschen.
Dies verhindert, dass die kollaborative Verwaltung eines Excel-Dokuments Personalbesetzung, es ist notwendig, eine Person zu benennen, die dafür verantwortlich ist.
Angesichts dieser Situation ist es schwierig — sogar unmöglich —, mehrere Personalleiter oder Manager an derselben Excel-Datei zusammenarbeiten zu lassen, ohne sich dem Risiko von Fehlern oder Versionskonflikten auszusetzen.
Jeder arbeitet also an einer Datei, die ihm gehört und die er nicht teilt. Das hat zwei Konsequenzen:
⛔ Das Der Informationsfluss über aktuelle und bevorstehende Projekte ist blockiert für Mitarbeiter, die ihre Besetzung im letzten Moment entdecken und das Gefühl haben, dass sie völlig undurchsichtig ist.
🕶 Das Personalmanager haben keinen Einblick in den Personalbestand anderer Manager und kenne daher nicht die Verfügbarkeit von Mitarbeitern aus einer anderen Abteilung/BU. Dadurch wird die Leistung des Unternehmens unteroptimiert, da Projekte auf Abteilungsebene aufgrund fehlender Ressourcen (die in einem anderen Team tatsächlich verfügbar waren) abgelehnt werden können. Darüber hinaus wird dieser Trend der Abschottung durch den Einsatz von Telearbeit noch verstärkt, wodurch die Telearbeit abgeschafft wird Personalorganisationen basiert auf einer geographischen Logik.
Die Personalbesetzung ist das Nervenzentrum eines Dienstleistungsunternehmens. Informationen über Mitarbeiter und Projekte werden dort zusammengefasst. Oft geht es um die Sicherheit von Daten, die in einem ERP oder HRIS gespeichert sind. Dieselbe Logik sollte auch für Personaldaten gelten.
Oder die Die Excel-Sicherheit ist schwach - oder fast Null - die auf diesem Dateityp gespeicherten Daten sind verfügbar und nicht geschützt. Bisher konnte das Personalmanagement in Excel auf einem Server gespeichert werden, der dem Unternehmen vorbehalten war und nur bei physischer Anwesenheit in den Büros oder über ein VPN zugänglich war, wenn der Manager gelegentlich bei seinem Kunden zu Hause oder unterwegs war. Bei der Verwendung von Telearbeit muss das Excel-Dokument für die Personalbesetzung einfach und von überall aus zugänglich sein, und die Realität ist, dass es oft nicht mehr geschützt ist... Ein Problem, das sofort beantwortet werden muss.
Wir haben die Hauptprobleme im Zusammenhang mit der Verwendung von Excel für die Personalbesetzung besprochen.
Wie Sie sehen, ist Excel nicht mehr angepasst an Personalmanagement eines Dienstleistungsunternehmens.
Bevor Sie den Sprung definitiv wagen, sollten Sie wissen, dass es nicht trivial ist, aus einer Personalbesetzung auszusteigen. Sie müssen die ideale Ersatzlösung finden, sie konfigurieren, verbinden und Ihre Manager und Mitarbeiter schulen, damit jeder sie perfekt nutzen kann. Diese Umstellung dauert durchschnittlich 3 bis 6 Wochen.
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die entwickelt und speziell dafür entwickelt wurde Personalmanagement ist jedoch der beste Weg, um die Personalausstattung auf Unternehmensebene mittel- bis langfristig zu optimieren: Optimierung der Belegungsrate, Zeitersparnis für Personalleiter und Manager, Erhöhung des Engagements der Mitarbeiter für ihre Aufgaben und damit Verbesserung der Leistung.
Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.
Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere weißes Papier “Personalmanagement: 4 Prozesse entschlüsselt“.
Entdecken Sie auch unsere Leitfäden, Vorlagen und Checklisten im Tab Ressourcen.
Bis bald bei Napta!
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