Logiciel de staffing : le nouvel outil préféré des RH

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Les responsables RH sont de plus en plus nombreux à adopter des outils digitaux et numériques variés, afin d'être toujours plus performants dans leur travail au quotidien. SIRH, LMS, ATS, Skills management… il existe des outils pour tous les goûts et surtout, toutes les utilités. Mais ces outils sont souvent très éloignés des enjeux opérationnels et ne permettent pas de faire le pont avec ce qu’il se passe réellement sur le terrain. C'est pourquoi de plus en plus de responsables RH, principalement dans les sociétés de services, se tournent vers des logiciels qui leur permettent d’avoir un œil sur les plannings : le logiciel de staffing. Nous faisons le point sur ses nombreux avantages au sein de cet article. 

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Quels sont les avantages d'un logiciel de staffing pour les RH ?

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Un outil qui centralise les données

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Un outil de staffing est une véritable d’informations pour les responsables RH. Il permet notamment de consolider plusieurs types d’informations, vivant habituellement sur des logiciels distincts :

• Toutes les données sur vos collaborateurs sont recensées : leur disponibilité, leurs compétences, leurs expertises, leurs certifications, leurs intérêts pour les projets, etc. 
• Toutes les données liées au projet : ressources à mobiliser, temps associé à chaque mission du projet, temps de réalisation, nombre d’acteurs, etc. 
• Toutes les données sur l’évolution des budgets : écarts entre les temps prévus et les temps passés sur chaque projet, suivi de la marge, TMJ et CJM des consultants, etc.

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Toutes ces informations permettent aux responsables RH d’avoir une visibilité à court et long terme sur les compétences en tension et les besoins en ressources pour les projets à venir. Ainsi, il est plus facile de déterminer quels plans de formation et recrutement mettre en œuvre pour soutenir les besoins opérationnels.   

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Un outil collaboratif 

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Cette centralisation des données ne serait pas suffisante, si votre logiciel de staffing n'était pas aussi un outil collaboratif. 

En plus de recenser des informations capitales pour le développement de vos projets, il assure le partage des informations à toutes les parties prenantes du projet. Ainsi, en cas de mise à jour du projet, de nouveaux besoins de ressources, ou encore de dérapage de projets, l'outil partage les informations simultanément à l'ensemble des acteurs. De plus, certains outils de staffing ont la capacité d'envoyer des notifications d'alerte par mail pour maximiser la fluidité de communication. 

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En résumé, l’outil de staffing permet aux responsables RH d’obtenir, en même temps que les managers, chefs de projets et collaborateurs, toutes les informations liées au déroulement des projets. Et ainsi prendre des mesures pour faciliter la gestion opérationnelle de ces derniers.

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Un outil en perpétuelle évolution

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Un bon outil de staffing est avant tout un outil vivant. Il n'est pas rare que de nombreux RH utilisent un fichier Excel pour réaliser leurs opérations de staffing, de recrutements, etc. Le souci principal est que ce fichier devient obsolète avec le temps. De nature, un fichier Excel n'est pas fait pour gérer des opérations aussi complexes. Et même si vous possédez une excellente formation sur Excel, ce n'est pas le cas de l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise. 

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Or, avec un logiciel de staffing la question ne se pose plus ! L'outil ne cesse de voir sa base de données grandir : nouveau collaborateur, nouvelle fiche d'entreprise, nouvelles compétences, etc. L’outil est amélioré et mis à jour à l'instant T, assurant une transmission d'informations globale et immédiate. 

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Un outil qui développe votre expertise

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En conséquence, votre outil de staffing vous permet de développer vos projets plus rapidement. Vous ciblez vos besoins sur le court, le moyen et le long terme. Vous avez la capacité de détecter vos besoins d'allocation de ressources, ainsi que le nombre d'acteurs sur chaque projet. Les résultats des projets menés vous permettent de mieux appréhender les projets suivants. 

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En conclusion : un précieux indicateur de staffing

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Le logiciel de staffing n'est pas qu'un simple outil. À la différence de logiciels spécialisés comme les SIRH, vous développez un regard 360 des actions menées en début et en fin de projet. Vous développez tout simplement des indicateurs de staffing. 

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Ces indicateurs sont révélateurs des performances sur chaque mission : le temps accordé à chaque mission, le nombre de collaborateurs mobilisés, la charge de travail pour chacun, etc. C'est pourquoi le logiciel de staffing est le nouvel outil préféré des RH. Il est un véritable atout pour comprendre quels sont les éléments à forte valeur ajoutée. Et ceux qui doivent être retravaillés pour les prochains projets. 

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