Logiciel de planification de projet : réussir son déploiement à tous les coups

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Dès lors qu'il est question d'implanter un logiciel de planification de projet (ou tout autre outil destiné à l'ensemble de vos services) au sein de son entreprise, celle de la conduite de changement n'est pas très loin. Redouté (à tort) par les entreprises de toutes tailles, le déploiement d'un nouveau logiciel amène à de nombreuses préoccupations et questionnements. Ces questions sont également très présentes dans le cadre d'un logiciel de planification de projet, puisque ce dernier impacte le pilotage de l'entreprise à tous les niveaux. Il peut donc être important de créer une équipe projet en interne, qui travaillera tout au long du déploiement avec l'éditeur de logiciel. 

Sans plus tarder, cet article vous présente l'ensemble des étapes par lesquelles les entreprises doivent passer. Bonne lecture !

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Préparer le terrain via l’initialisation & paramétrage

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La toute première étape, afin de réussir à l'implantation de votre logiciel de planification de projet, est de bien préparer son arrivée. L'entreprise chargée de l'implantation de votre tout nouveau logiciel doit avant tout collecter les données internes de l'entreprise que vous souhaitez intégrer dans votre outil. La récupération des données englobe les données liées à vos clients, à vos collaborateurs, vos projets, etc. 

Il faudra ensuite assurer le paramétrage et la connexion de votre logiciel de planification, avec le reste de vos outils : CRM, ERP, SIRH, ATS, etc. Qu’il soit réalisé par l’éditeur de votre outil de planification ou par vos équipes en interne, l'interfaçage doit permettre d’implanter le nouvel outil dans l’écosystème informatique sans perte de données et sans risque de double saisie. La seconde étape concerne par ailleurs le paramétrage de votre logiciel, ainsi que la construction d'un référentiel de compétences si vous n'en n'avez toujours pas. Vous pouvez également assurer la personnalisation de l’outil : création de KPI dédiés, branding de la plateforme, création des flux adaptés à vos process internes, etc. 

Afin, pour finaliser le paramétrage, il faudra passer par la personnalisation de l’outil : création de KPI dédiés, branding de la plateforme, création des flux et des process, etc. 

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Adapter la solution à vos process et non l'inverse

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Une fois la phase d'initialisation et de paramétrage achevée, il est temps maintenant de se concentrer sur le cœur de votre projet. Des équipes dédiées vous accompagnent au quotidien afin de vous aider à :

• Construire votre cartographie des compétences dynamique, basée sur un référentiel de compétences évolutif qui vous permettront aujourd’hui et demain d’identifier les collaborateurs les plus pertinents pour chaque mission. 
• Construire et respecter les flux de données et les workflows de validation qui correspondent à vos process. Un outil de planification de projet doit sans cesse se renouveler, afin de rester en phase avec les objectifs et les besoins de votre entreprise. 

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À l’issue de cette étape, vous pouvez faire le choix de tester votre nouveau logiciel sur une petite partie de vos équipes. En d’autres mots, un groupe de collaborateurs testent la plateforme pendant une période donnée, afin de faire remonter les ajustements nécessaires à l'éditeur avant de le déployer sur l’ensemble de vos effectifs.

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Faire la part belle à l'onboarding et la formation

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Probablement l’étape la plus importante : miser sur l'onboarding et la formation. Une entreprise qui vous propose un outil de planification de projet de qualité, doit également mettre à votre disposition des formateurs. Ces derniers vont accompagner et former un ou plusieurs collaborateurs au sein de votre entreprise. 

Ces ambassadeurs vont participer au développement de l'outil de plus d'une manière : 

• Faire les retours des équipes sur les avantages et les points bloquants au niveau du logiciel de planification projet, 
• Remonter toutes les questions et les bugs détectés, 
• Suivre la complétion de votre plateforme, 
• Développer les besoins immédiats et à venir. 

Ces ambassadeurs sont votre meilleur atout, puisqu’ils sont en mesure d'expliquer la solution à l’ensemble de vos équipes, de mettre en avant les avantages et leur impact quotidien. Vous avez donc implanté un logiciel de planification de projet parfaitement mis en valeur par vos collaborateurs. C'est une solution gagnant-gagnant, puisque formateurs et apprenants travaillent main dans la main. 

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Bon à savoir : connais-tu le métier de talent manager ? Ce métier est de plus en plus demandé sur la toile. Entre autres, il a pour objectif de faire le lien entre le service des ressources humaines et les managers. il sait ainsi quels sont les besoins de tous les managers et de leurs équipes, avant de remonter les besoins instantanément au RH. Chasseur de têtes, il participe avec la RH aux entretiens lors des recrutements et a aussi pour mission de détecter les bons profils (hard skills / soft skills) du premier coup d'œil. 

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Suivi du projet, du déploiement et de l'utilisation de la plateforme

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Il est primordial de faire des retours d'expériences à votre éditeur de logiciel de planification, même après le déploiement et le lancement de ce dernier. Pour cela, assurez-vous de programmer régulièrement des points de suivi (hebdomadaires dans un premier temps, puis mensuels), afin de demander des modifications et/ou des ajustements à l'usage, etc... 

Le suivi du déploiement permet de vérifier la cohérence du logiciel et des problématiques de l’entreprise, d’affiner le logiciel pour le faire vivre au rythme de l’évolution de l’entreprise. 

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À retenir

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Implanter un nouvel outil de planification (ou n’importe quel logiciel) dans votre entreprise n’est pas un projet à prendre à la légère. Garantir son adoption passe par l’ensemble des étapes citées plus haut. Et n’oubliez pas : c’est le rôle de votre éditeur de logiciel de vous accompagner tout au loin du déploiement (et après) !