Comment choisir votre outil de planification de projet ?

Les outils de planification de projet sont très nombreux. Pour autant, répondent-ils tous véritablement à vos objectifs ? Pour le savoir, il est indispensable de comprendre quels sont vos besoins. 

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‍Cibler les objectifs auxquels l’outil de planification de projet doit répondre

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Vous devez opter pour un outil de planification de projet qui s’adapte à votre activité et à votre organisation. Il doit à la fois rassembler l’ensemble de vos collaborateurs, tout en vous apportant une plus-value qui n’existe pas encore dans vos process actuels. 

À cet effet, vous devez d’abord vous concentrer sur les objectifs de vos projets habituels. Sont-ils internes ou à destination de vos clients ? Vos collaborateurs sont-ils parfois réfractaires au changement ? Vous avez besoin de compétences spécifiques que vous ne parvenez pas à identifier ou mobiliser ? Ou bien vous craignez de dépasser vos délais en raison des absences ? Toutes ces questions peuvent vous mener à un outil en particulier.

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Identifier les fonctionnalités indispensables de planification de projet 

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La plupart des outils de planification disponibles sur le marché vous proposent des fonctionnalités simples, que vous devez vous-même gérer. Cela se traduit le plus souvent par des tâches attribuées à différentes personnes avec des dates de livraison, ainsi qu’une messagerie. Les tâches et les projets peuvent quant à eux être suivis par étape.

D’autres proposent un outil de planification de projet beaucoup plus vaste. Par exemple, certains outils de planification de projet vous permettent d’automatiser :

• la suggestion des profils pertinents grâce à un algorithme de matching, entre compétences, appétences et disponibilités
• la mise à jour des informations relatives au projet
• la comparaison de différents scénarios 
• La génération de reportings de suivi de projet, sur les temps passés vs les temps prévus, la consommation du budget, le taux de charge des collaborateurs…

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Faire un benchmark des outils de planification disponibles 

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Une fois que vous aurez détecté les fonctionnalités indispensables à votre activité, réalisez une comparaison des outils existants. Dans l’absolu, il faudrait que votre choix se porte sur une solution qui les rassemble. Mais le plus important est d’en avoir un maximum. Si plusieurs arrivent ex-æquo, il faudra peut-être faire votre choix sur des aspects plus esthétiques que techniques. Sans oublier que l’adoption de l’outil de planification par vos équipes est indispensable pour tirer profit de toutes les possibilités de ce dernier et réussir la conduite du changement !

N’oubliez pas non plus que l’important est d’avoir un outil véritablement utile, et non pas une somme de fonctionnalités que vous n’allez pas utiliser. Fixez-vous d’abord un objectif humain, autrement dit la réussite dans la composition de votre équipe projet et comment y parvenir avec le bon outil. 

Opter pour un outil qui met en commun les compétences et la planification de projet 

En général, un outil de planification de projet classique vous propose uniquement une gestion basique de tâches et de délai (en plus de diverses fonctionnalités techniques). Mais que diriez-vous d’un outil de planification qui permet de créer, en amont du projet, les meilleures équipes en  fonction des compétences, des disponibilités et des aspirations ? 

C'est ce que propose Napta. Lequel vous donne par ailleurs la possibilité de centraliser toutes les informations du projet et de les partager avec tous les membres de l’équipe. Mais aussi de réagir tout au long du projet aux imprévus grâce à une vue d’ensemble sur l’activité de l’entreprise. Napta fournit également, à l'issue du projet, toutes les données nécessaires aux analyses de rentabilité.

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