F.A.Q

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I WANT TO KNOW EVERYTING

What can we help you with?

Select the topics:

What criteria are available in Napta to complete a resource request?

When you submit a resource request in Napta, these are the fields you'll need to fill in:

  • ‍Employee solicitation period (s)
  • Occupied position and seniority
  • Skills sought
  • Department of origin
  • Location
  • Types of contracts (internal, external, freelance)

Although all criteria are optional, we advise you to issue the most accurate staffing requests possible to find the most relevant collaborator for your mission. Remember that you can add as many criteria as you want to configure your platform according to your uses.

Processes and workflows

Who defines the level of expertise of employees?

On Napta, the expertise level of the skills can be updated by two actors. First, the collaborator, who himself provides his expertise and the associated level that he considers himself to have. Then, it is possible to have this level “validated” by an evaluation by a peer or a manager, during an annual evaluation or at the end of the mission for example.

Processes and workflows

Can we be notified of changes made during the project?

It is entirely possible to receive notifications when changes or modifications are made during projects. As with reading or publishing rights, you fine-tune who receives which notifications and when. For example, you can decide to send an automatic notification to a collaborator whose staffing period has changed during the project.

Processes and workflows

Can employees fill out timesheets on Napta?

Your collaborators can report the time spent on each of their projects directly in Napta. You also have the option of connecting Napta with your time management tool and importing the times entered by your teams into it.

Features

In what formats can my collaborators' CVs be exported?

You can export the resumes of your employees in the format adapted to your needs and the requests of your customers (PDF, WORD or PPT) without modifying your template.

Features

How do I integrate a competency framework into Napta?

You can integrate your competency framework directly from an Excel file.

APIs and integrations

Can we schedule an evaluation form to be sent on Napta?

Napta allows you to carry out your annual interviews and end-of-mission evaluations directly on the platform. Therefore, you can define evaluation form templates in advance and schedule them to be sent or opened to your employees. You can also schedule automatic reminders by email.

Features

Can we choose which KPIs to follow during the course of a project?

When your platform is initialized, you can fully configure the KPIs and information to be monitored on your projects, according to your needs.

Features

In what format can reports and data be exported?

Today, for exporting reports and data, two formats are available: .xslx (Excel) or.csv.

APIs and integrations

Can you visualize the training courses available in your company directly on the platform?

We can import and manage a training catalog on Napta. It will be managed like projects and your employees will be able to see the courses and declare their interest (via the like project). HR managers will be able to position employees on the right training courses based on their skills, career paths and positioning wishes.

Features

Can we connect Napta with modeling and BI tools?

All the data contained in Napta can be exported and used in data modeling and analysis tools. In addition to the reports available in the platform, you can connect Napta to your BI tools to build reports specific to your organization.

APIs and integrations

Who can use and see staffing scenarios and simulations?

Anyone in charge of managing staffing can use the simulated staffing function. It depends on the demand and the process of our customers. For example, it is possible to activate the simulated staffing function for managers, who can thus preposition employees on their missions. The staffing committee can then validate or not the proposal according to all the needs.

Processes and workflows
Features

Who has access to managers' resource needs?

At Napta, we want to make the platform extremely flexible, especially with regard to the rights to read/edit staffing requests.

Generally, it is the people in charge of staffing who can view and interact with managers' resource requests. However, it is also possible to give visibility to your employees on requests, without them being able to respond to them.

Processes and workflows

How do I initialize my talent pool in Napta?

The initialization of the talent pool can be done thanks to the interconnection between Napta and your ERP or HRIS. If you prefer, it is also possible to create the profiles of your talents by importing flat files or resumes. However, we advise our customers to prioritize the connection between Napta and personnel management tools: the information held in these tools is automatically retrieved by Napta, which makes it possible to avoid double entries and to ensure the consistency of data between the various systems.

APIs and integrations

How does Napta interface with the rest of my information system?

Napta can connect to your API to fetch or push data. We can also do this via flat file exchanges or even give you the choice to connect to our API to interact with our solution.

APIs and integrations

Who has access to information held in Napta?

At Napta, we want to make the platform extremely flexible, especially when it comes to read/edit skills. Each of our customers can determine access and editing rights according to the types of users prior to launch. Often, with our customers, employees have access to their own profile (skills, associated ratings, evaluation history) and to the profiles of other employees so that information sharing is effective. However, it often happens that the customer wants an employee to see only the competency labels on the profile of another employee of the same grade, and not the skill scores. On the other hand, management and HR can generally see everything. Some customers also request to limit the access of a given employee to the profiles of employees of their entity/Business Unit only, which is also possible on the platform. These are only examples of management rules, the idea to remember being that the platform is very flexible in terms of configuring these rights.

Security and GDPR

Can Napta connect to another tool, such as an HRIS or an assessment tool, to send and receive employee information?

The Napta solution has a very open API and can be integrated with various systems: a personnel register, an ERP, a CRM, an HRIS, an evaluation tool, etc... The information held in these tools is automatically retrieved by Napta, which makes it possible to avoid double entries and to ensure the consistency of data between the various systems.

APIs and integrations

Can we visualize on Napta which skills are most in tension in the company?

To visualize the stress skills in your company, you can use our “Load Monitoring” reporting. It easily highlights the skills with the highest availability rate. This will then allow you to anticipate training/recruitment plans. To find out more, visit our page dedicated to skills management.

Features

Comment mettre à jour une note sur une compétence ?

Pour mettre à jour votre niveau sur une compétence, il existe deux possibilités.

• Vous pouvez à tout moment changer votre autoévaluation sur une compétence depuis votre profil. Depuis l’onglet “compétences”, cliquez sur la compétence en question. Dans le menu déroulant, cliquez sur “noter cette compétence”. Vous pourrez alors changer la note qui vous vous êtes attribué.

• Vos niveaux d’expertise sont également mis à jour automatiquement sur la plateforme à différents moments :
▻ Après un feedback de votre manager
▻ Après une évaluation de fin de mission
▻ Après une évaluation annuelle

Dans ces trois cas, vous n'avez aucune manipulation à faire de votre côté. La mise à jour est automatiquement réalisée après validation des éléments ci-dessus.

Processes and workflows

Qui peut faire une demande de staffing sur Napta ?

Sur Napta, ce sont les managers qui émettent leurs demandes de staffing, directement depuis la carte de leur projet.

Processes and workflows

Qui peut valider un staffing sur Napta ?

Sur Napta, ce sont les responsables du staffing qui valident les positionnements des collaborateurs sur les différents projets.

Processes and workflows

Combien de temps peut prendre la mise en place d'une cartographie de compétences ?

Pour les grandes entreprises (> 500 collaborateurs), il faut compter 5 à 6 semaines entre le démarrage du projet et la validation finale de la cartographie de compétences. Pour les entreprises d'une taille plus réduite, cela peut être finalisé en 3-4 semaines. Ensuite, la campagne de remplissage des profils par les collaborateurs prend généralement 3 semaines, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Deployment

Comment trouver le collaborateur avec les compétences recherchées sur Napta ?

Pour trouver un collaborateur possédant une compétence en particulier sur Napta, il vous suffit d’utiliser le moteur de recherche intelligent. Tapez la compétence en question dans la barre de recherche et l’algorithme vous proposera les collaborateurs compétents sur l’expertise que vous recherchez.

Features

Napta intègre-t-il un référentiel de formation type "catalogue de formation" pour faire le lien avec les besoins de montée en compétence ?

En effet, plusieurs de nos clients utilisent également Napta comme catalogue de formation. Nous avons un module "Gestion de projets", qui permet de créer ce catalogue. N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous souhaitez une démonstration de ce module également.

Features

Comment importer un référentiel de compétences dans Napta ?

Après avoir construit votre référentiel de compétences, accompagné par votre Account Manager dédié, notre équipe s’occupe d’importer votre référentiel (et toutes ses spécificités) sur la plateforme.

Features

Une cartographie de compétences est-elle utile lorsque l'on ne crée que des équipes pour des projets internes ?

Nous avons plusieurs clients qui se servent de leur cartographie de compétences majoritairement pour constituer des équipes pour des chantiers internes. Ces projets internes nécessitent souvent des compétences très diverses et donc des profils présents dans différentes entités. Le fait de disposer d'une cartographie de compétences et donc d'un moteur de compétences permet ainsi de trouver rapidement les bons profils pour constituer les équipes, et parfois de faire collaborer des entités qui ne le faisait pas précédemment.

Processes and workflows

Est-il possible pour les collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences à ajouter au référentiel sur Napta ?

Sur Napta, vous avez la possibilité de laisser les utilisateurs proposer de nouvelles compétences qui ne font pas partie de votre référentiel. Pour ce faire, au moment de déclarer leurs compétences depuis leurs profils, les collaborateurs peuvent écrire une compétence manquante dans l’encart “Ajouter une compétence”. Nous conseillons généralement à nos clients de laisser cette possibilité ouverte au cours des deux mois suivant l’ouverture de la plateforme pour parfaire le référentiel grâce aux feedbacks des utilisateurs. Passé ce délai, les suggestions spontanées et l’ajout de nouvelles compétences au référentiel fait l’objet de sondages et opérations dédiés de façon régulière au cours de l’année.

Features

Peut-on faire remplir des profils de compétences à des collaborateurs externes sur Napta ?

Il est tout à fait possible de référencer des collaborateurs externes (candidats, freelances, partenaires...) dans Napta. Cela vous permet de constituer simplement son vivier de ressources. Pour certains de nos clients, les collaborateurs externes représentent jusqu'à 20% des utilisateurs de l'outil. D'ailleurs, pour les ressources externes, il est possible d'initier très rapidement leur profil de compétences et d'expériences passées en important leur CV dans l'outil. La plateforme est en mesure de "lire" un CV afin de compléter immédiatement et automatiquement un profil.

Processes and workflows

Un collaborateur peut-il demander à être positionné sur un projet directement dans PickYourSkills ?

Il est possible de permettre aux collaborateurs d’exprimer leur intérêt et leur volonté d’être positionnés sur un projet directement dans l’application. Pour cela, le collaborateur se rend sur le tableau de bord depuis lequel il visualise les projets en cours et à venir. Il peut indiquer très facilement son intérêt pour ces derniers en ‘likant’ la carte projet :

carte projet pickyourskills

Cette information sera disponible pour le responsable staffing au moment de répondre aux demandes de staffing des managers.

Features

Can we share the project team with customers prior to missions?

Although Napta is exclusively for internal use, it is still possible to use some of the information on the application to present your project team proposal to your client prior to the mission. To do this, simply go to the profiles of the collaborators forming the project team and download their CV/skills file. All up-to-date CVs and skills files will be exported from the platform under your template.

Features

Peut-on utiliser Napta pour effectuer du cross-staffing ?

Grâce à Napta, les responsables staffing ont une visibilité globale sur les profils de collaborateurs présents dans l’entreprise, indépendamment de leur département / business-units d’origine. Il est donc très facile de mettre en place des dynamiques de cross-staffing dans votre entreprise, entre départements, mais également entre zones géographiques. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée au staffing sur Napta.

Processes and workflows

Comment transformer une compétence en aspiration sur Napta ?

Un collaborateur peut transformer ses compétences en aspirations à tout moment, directement depuis son profil. Depuis l’onglet ‘compétences’ du profil, il suffit de cliquer sur la compétence concernée. Dans le menu déroulant, cliquez sur ‘développer la compétence’. La compétence apparaît alors en bleu sur le profil, signe qu’elle est maintenant identifiée par l’algorithme et les autres utilisateurs comme aspirations.

Features

Napta est-il un SIRH ?

Napta est plutôt un logiciel qui vient en complément du SIRH. La plateforme Napa est spécialisée dans :

• la gestion du staffing et des compétences
• la gestion de projets
• les campagnes d'évaluations / les feedbacks de fin de projet
• le suivi de carrière du collaborateur
• l'export CV du collaborateur.

Napta n'a pas certains modules caractéristiques du SIRH (gestion des contrats des collaborateurs, gestion de la paie, etc ...). Cependant, Napta est un outil qui s'intègre quasi-systématiquement au SIRH des clients, afin de récupérer automatiquement les données collaborateurs et de gérer  automatiquement les entrées / sorties de collaborateurs dans l'entreprise. Cela évite la double saisie entre le SIRH et Napta.

Features

Can an employee's CV/skills file be adapted according to the mission on which they are positioned?

It is possible to adapt the CVs of your employees to each of the missions. When downloading an employee's CV/skills file, you will be asked to select the information you want to appear on it: skills, past projects, professional experiences... It's up to you to choose the most relevant elements for the mission.

Features

Comment déclarer ses compétences et aspirations professionnelles dans Napta ?

La déclaration des compétences, niveaux d’expertise et aspirations professionnelles se fait à partir du profil d’un collaborateur. Depuis son profil, le collaborateur peut accéder au référentiel de compétences de l’entreprise. Il sélectionne les compétences qu’il possède. Il devra ensuite, pour chaque compétence, s’autoévaluer grâce à une échelle de notation précise et déclarer s’il souhaite être mobilisé sur cette compétence à l’avenir (et donc la transformer en aspiration), si au contraire il ne souhaite pas être mobilisé sur cette compétence ou s’il est indifférent. Après validation, la compétence apparaîtra sur son profil et sera visible par les autres utilisateurs de la plateforme.

Features

Peut-on connecter Napta avec un CRM ?

Il est possible de se connecter directement à un CRM pour récupérer automatiquement les opportunités et les informations projet (budget, dates, dispositif cible ...). Évidemment, il est aussi possible de saisir manuellement une opportunité dans l'outil.

APIs and integrations

Peut-on utiliser Napta lorsque les équipes sont en télétravail ?

Napta est un outil précieux pour la gestion du staffing, particulièrement en période de télétravail lorsque la visibilité sur les disponibilités de vos collaborateurs est réduite. Avec Napta, vous pouvez connaître précisément les disponibilités effectives et prévisionnelles de vos équipes, peu importe leur localisation.

Processes and workflows

Le responsable staffing doit-il demander validation au collaborateur avant de l'affecter à un projet ?

Chaque client Napta applique une méthodologie qui lui est propre, toutefois nombreux de nos clients choisissent de prévenir les collaborateurs en amont du staffing final. Ce dialogue permet d'expliquer le rationnel derrière le choix de staffing, de favoriser la transparence et d'éviter le staffing sauvage, ce dernier cristallisant la frustration des collaborateurs.

Processes and workflows

Peut-on créer des simulations d’équipes projets directement sur Napta ?

Pour créer différents scénarios de staffing directement dans l’application, il vous suffit de libeller votre staffing en “simulé” au moment de répondre à une demande de staffing.

staffing réel staffing simulé pickyourskills

Ainsi, le collaborateur choisi apparaîtra dans l’équipe projet et sa disponibilité prévisionnelle sera mise à jour. En revanche, le collaborateur en question ne recevra pas de notification lui indiquant que son staffing a été validé. Seuls les managers et les responsables staffing auront accès à ces informations.

Features

Comment sont gérées les disponibilités des collaborateurs dans Napta ?

Au même titre que les compétences, la disponibilité des collaborateurs est gérée directement dans l'outil. À chaque staffing d'un collaborateur sur un projet sont associés une date de début/fin de staffing ainsi qu'un taux de staffing. Tous ces éléments additionnés et complétés de données externes (les congés par exemple) permettent de calculer le taux de staffing prévisionnel de chaque collaborateur / de l'entité au global. Ici, la connexion avec des outils tiers (SIRH, ERP, CRM) est précieuse et permet d'éviter de nombreuses doubles saisies.

Processes and workflows

Comment construire une équipe projet avec Napta ?

Pour construire une équipe projet dans Napta, vous pouvez créer une carte projet dans l’application (la carte projet est créée automatiquement si Napta est connecté avec votre CRM). Depuis la carte projet, les managers expriment leurs demandes de staffing, précisant les compétences, disponibilités et autres critères. Ces demandes sont envoyées automatiquement au responsable staffing concerné. En fonction des critères renseignés par le manager, l’algorithme intelligent propose au responsable staffing les collaborateurs les plus pertinents pour constituer l’équipe projet. Le responsable staffing peut également s’appuyer sur les suggestions émises par le manager. Après validation, une notification automatique est envoyée à toutes les personnes concernées. Votre équipe projet est maintenant disponible sur la carte du projet associé !

Features

Peut-on conserver les intérêts des collaborateurs sur les projets passés dans Napta même après la fin de ces derniers ?

En fonction de l'organisation de la structure, l'arbitrage final peut être réalisé par le responsable staffing seul, lors de réunions de staffing régulières, ou encore lors de discussions dédiées entre le responsable staffing et les chefs de projet. Par ailleurs, les souhaits passés sont conservés afin de pouvoir suivre quels sont les collaborateurs qui ont vu leurs souhaits respectés (ou non). Cet historique peut rentrer dans l'équation de la décision de staffing.

Features

Peut-on modifier un staffing en cours de projet dans Napta ?

Napta permet en effet de gérer les changements qui pourraient avoir lieu en cours de projet (retard, nouvelle demande de ressources...) et d'y associer tout un workflow de validation et de notifications automatiques. Grâce à l'outil, vous pouvez réaffecter simplement vos équipes et mettre à jour le planning de chacun. Une fois les modifications faites, les nouvelles périodes de disponibilité des collaborateurs sont mises en visibilité et il est possible d'affecter les collaborateurs sur de nouveaux projets. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée au staffing sur Napta.

Processes and workflows

Quels sont les critères disponibles dans Napta pour les demandes de staffing ?

Lorsque vous émettez une demande de staffing dans Napta, voici les champs que vous devrez renseigner :

• Période(s) de sollicitation du collaborateur
• Poste occupé et séniorité• Compétences recherchées
• Département d’origine
• Localisation
• Types de contrat (interne, externe, freelance)

Bien que tous les critères soient facultatifs, nous conseillons à nos clients d’émettre des demandes de staffing les plus précises possibles pour trouver le collaborateur le plus pertinent pour la mission.

Features
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