5 Tipps für eine erfolgreiche Projektplanung jedes Mal

In einem Start-up, einem KMU oder einem großen Unternehmen stellt sich die Frage Projektplanung entsteht ständig. Wer sollte Teil des Projekts sein? Wer sollte es verwalten? Hinter diesen Fragen steckt auch die von Tools für die Personalbesetzung. Zumal es notwendig ist, sich der Digitalisierung zuzuwenden und sich nicht mehr mit einer Excel-Tabelle zufrieden zu geben, die die Leistungsziele Ihres Unternehmens unterstützt.

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1. Ernennen Sie einen Projektmanager (in Ihrem Team oder extern, je nach Inhalt des Projekts)

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Ob intern oder extern im Unternehmen, ein Projektmanager muss effektiv sein, um seine Fähigkeiten zu bündeln und den Zeitplan und das Budget genau einzuhalten.

Paradoxerweise ist es für interne Projekte in den meisten Fällen besser, einen externen Experten hinzuzuziehen. Stellen wir uns eine Bank vor, die eine Funktion für ihre Kunden automatisieren muss. Sie benötigt IT-Kenntnisse, die nicht unbedingt denen ihres Unternehmens entsprechen. In diesem Fall kann der Berater eines Unternehmens beispielsweise als Projektmanager fungieren.

2. Schätzen Sie den Arbeitsaufwand ab und lassen Sie ausreichend Spielraum für die Frist

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Neben der Überschreitung des Budgets besteht das größte Risiko bei der Projektplanung darin, den Arbeitsaufwand für jede Person falsch einzuschätzen. Die Folgen sind dann sofort spürbar — für Termine, die schnell überschritten werden, und für den Stress, den dies bei den Mitarbeitern verursachen kann. Um diesen Teufelskreis zu vermeiden, sollten Sie die Arbeitsbelastung und Kapazitäten der Mitarbeiter im Voraus anhand ihrer verfügbaren Zeit abschätzen. Ein Mitarbeiter, der 100% seiner Arbeitszeit anderen Projekten widmet, ist wahrscheinlich nicht die ideale Wahl, um dem Team beizutreten.

Denken Sie ebenfalls über eine Marge nach, um innerhalb einer angemessenen Zeitspanne zu bleiben. Mit anderen Worten, nehmen Sie sich etwas weniger Zeit innerhalb der offiziellen Fristen und, falls erforderlich, ein paar Tage oder Wochen mehr.

3. Identifizieren Sie die Ergebnisse und das Ziel am Tag der Produktion genau

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In vielen Unternehmen, insbesondere bei Mitarbeitern, die nicht unbedingt an die Durchführung von Projekten gewöhnt sind, können Missverständnisse auf eine schlechte Erklärung des Ziels zurückzuführen sein. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Grundzüge und den Zweck dieser Aktion perfekt definiert haben, um sie erfolgreich durchführen zu können, indem Sie alle Informationen zum Projekt zentralisieren. Sie müssen in der Lage sein, sie jederzeit zu konsultieren und so alle Zweifel auszuräumen. Das Ende des Projekts oder des Liefertages ist ebenfalls ein Schritt, den es zu antizipieren gilt.

Zögern Sie nicht, im Falle von Missverständnissen Fragen von Mitarbeitern zu sammeln und sie Punkt für Punkt zu beantworten. Dafür ist neben einem Projektmanager die Anwesenheit eines Relaismitarbeiters in jeder Abteilung oder Gruppe eine gute Lösung.

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