Planungsmanagement in Dienstleistungsunternehmen: Definition und Herausforderungen
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Estelle
Inhaltsmanager
July 30, 2021
7 Minuten
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Wenn wir darüber sprechen Planungsmanagement In Unternehmen erwarten wir oft die Organisation der Arbeitszeit, die mit den auszuführenden Aufgaben und/oder Maßnahmen verbunden ist, über einen bestimmten Zeitraum. Dies können die Arbeitszeit, die persönlichen Aufgaben und Termine einer Person sowie die Zeit sein, die für die Arbeit an einem größeren Projekt aufgewendet wird, beispielsweise auf Team- oder Abteilungsebene.
Für Verantwortliche Planungsmanagement, das läuft dann darauf hinaus, einer Person oder einer Gruppe von Personen Arbeitszeit zuzuweisen, um deren Arbeit so optimal und einfach wie möglich zu organisieren.
Wenn das Planungsmanagement in den meisten Unternehmen ein Problem ist, das auf der Ebene eines Projekts oder eines Teams auftritt, ist die letztere Herausforderung eine der wichtigsten für Dienstleistungsunternehmen. Und aus gutem Grund basiert die Rentabilität dieser Art von Unternehmen auf ihrer Fähigkeit, die Allokation ihrer Ressourcen für aktuelle und zukünftige Kundenprojekte zu optimieren. Kurz gesagt, organisieren Sie die Zeit jedes Mitarbeiters nach den verschiedenen Projekten.
Die Rolle des Planungsleiters ist zwar in erster Linie operativ, aber eng mit den Makrostrategien innerhalb einer Organisation verknüpft. In der Tat wirken sich die Entscheidungen und Entscheidungen des Letztgenannten über die Zuweisung von Ressourcen auf den Fortschritt der gesamten Projekte aus, aber auch auf die finanzielle Rentabilität des Unternehmens und die von der Personalabteilung ausgearbeiteten Aktionspläne. Daher wird das Planungsmanagement zu einem Problem an der Schnittstelle von betrieblichen, finanziellen und Personalfragen.
Das Hauptziel der Manager besteht darin, die Leistung ihres Teams bei jedem ihrer Projekte zu gewährleisten und sicherzustellen, dass sie pünktlich geliefert werden. Für optimiere diese Leistung Um so viele Projekte wie möglich abzuwickeln, ist es wichtig, die Verfügbarkeit in Echtzeit zu kennen und den Personalbedarf mehr oder weniger langfristig vorhersehen zu können.
Einer der ersten Leistungsindikatoren für ein Unternehmen ist seine Rentabilität. Aus diesem Grund achten die Manager sehr auf die Rentabilitätsraten jedes internen oder externen Projekts. Um diesen Indikator genau zu überwachen und Ihre Aktivitäten bestmöglich zu steuern, ist es wichtig, zuverlässige und umsetzbare Daten zur Verfügung zu haben.
Wenn Personalabteilungen wissen, welche Ressourcen für die Durchführung zukünftiger Projekte erforderlich sind, können sie zukünftige Bedürfnisse antizipieren, um die Entwicklung des Unternehmens zu unterstützen. Dies erleichtert die Umsetzung von Einstellungs-, Schulungs- oder Mobilitätsplänen, um die Verfügbarkeit der erforderlichen Geräte und Fähigkeiten sicherzustellen.
Es liegt daher auf der Hand, dass die Etablierung eines optimierten Zeitplanmanagementprozesses für das Wachstum und die Nachhaltigkeit eines Unternehmens unerlässlich ist. Aber die Veränderung von Prozessen, auch wenn sie nicht sehr (oder sogar nicht) effizient sind, ist für Unternehmen oft eine Herausforderung, der sie sich stellen müssen. Die mit dieser Transformation verbundenen Vorteile sind jedoch (notwendig!) sind Legion:
Ein Zeitplanverwaltungsprozess, der von einer speziellen Planungssoftware eingerichtet und unterstützt wird, spart Zeit auf allen Unternehmensebenen. Zuallererst werden die für die Teamplanung erforderlichen Informationen zentralisiert und automatisch, mühelos und ohne Fehlerrisiko aktualisiert. Das bedeutet, dass Ressourcenmanager jede Woche fast 10 Stunden an Arbeit sparen! Dieses Ergebnis wirkt sich auf Manager aus, für die die Zeit zwischen der Äußerung eines Ressourcenbedarfs und der Positionierung eines Mitarbeiters in ihrem Projekt um 30% reduziert wird.
Eins Planungsmanagement Optimal ermöglicht es, vor dem Start von Projekten die Mobilisierung eines Systems sicherzustellen, das perfekt an die Bedürfnisse der Projekte angepasst ist. Aber nicht nur das! Ein effizienter Prozess ermöglicht es auch, während des Projekts, um das System entsprechend seiner Entwicklung anzupassen und zu modifizieren. Diese Fähigkeit, auf mögliche Ausrutscher zu reagieren, ist unerlässlich, um die Projektmargen zu optimieren und die Rentabilität des Projekts in Bezug auf Budget und Zeit zu maximieren.
Indem Sie zukünftige Projekte auf der Grundlage der derzeit in Ihrem Unternehmen verfügbaren Ressourcen planen, sind Sie in der Lage, die Mängel aufzuzeigen, die Ihre Entwicklung in Zukunft verlangsamen könnten. Wenn Sie beispielsweise immer mehr IT-Projekte übernehmen und alle für das Thema kompetenten Mitarbeiter für ein Jahr nicht mehr verfügbar sind, ist es unerlässlich, Personalmaßnahmen zur Schulung oder Rekrutierung durchzuführen. Somit lassen Sie kein Projekt mangels Ressourcen durchgehen!
Dienstleistungsunternehmen haben die Besonderheit, dass ihre interne Organisation zu 100% auf dem sogenannten „Projektmodus“ basiert. Wenn es sich bei den Mitarbeitern um Mitarbeiter des Dienstleistungsunternehmens handelt, besteht das Ziel des letzteren darin, sie nicht für interne Projekte, sondern für Aufgaben zu positionieren, die von externen Kunden beauftragt wurden. Dies ist beispielsweise bei Beratungsunternehmen und nationalen Unternehmen der Fall. Für diese Unternehmen beschränkt sich die Arbeitsorganisation nicht darauf, die Zeitpläne der Mitarbeiter festzulegen, sondern sie genau auf die Projekte zu verteilen, die ihrer Verfügbarkeit und ihren Fähigkeiten am ehesten entsprechen.
La Planungsmanagement (auch „Personalmanagement“ genannt) bestimmt ihre Rentabilität. Der Aufbau von Projektteams für anstehende Missionen ist daher eine entscheidende Aufgabe, die ab einer bestimmten Unternehmensgröße Gegenstand einer vollen Stelle ist. Um sicherzustellen, dass das Projekt unter den besten Bedingungen und unter Einhaltung von Zeit und Budget voranschreitet, ist es unerlässlich, ein kompetentes, verfügbares, erfahrenes und motiviertes Projektteam zusammenzustellen. Wenn die eingesetzten Projektteams diese Bedingungen erfüllen, sind die Auswirkungen auf Aktivität und Leistung spürbar:
Durch die korrekte und gleichzeitige Verwaltung des Zeitplans aller Mitarbeiter überschreiten Sie nicht 100% der Arbeitsbelastung für jeden Einzelnen. Die gebildeten Teams stehen voll und ganz für ihr Projekt zur Verfügung, brennen nicht aus und konzentrieren sich voll und ganz auf ihre Mission. Die Leistung aller Beteiligten und des Unternehmens im Allgemeinen wird verbessert.
Nur wenige Projekte laufen vom Start bis zum Enddatum reibungslos ab. Unerwartete Ereignisse und Ausrutscher sind häufig, insbesondere bei langfristigen Projekten. Ein optimales Planungsmanagement ermöglicht es Ihnen jedoch, diese Änderungen mit Gelassenheit und Effizienz zu erfassen. Sie sind in der Lage, vorherzusehen und zu reagieren, wenn sich die Daten, das System oder die Mission ändern.
Wie wir zuvor gesehen haben, Planungsmanagement befindet sich am Scheideweg aller wichtigen Herausforderungen eines Unternehmens. Wie alle anderen Prozesse basiert auch seine Optimierung weitgehend auf der Digitalisierung und der Fähigkeit der Unternehmen, sich angemessen auszurüsten — mit Software, die speziell auf dieses zentrale Problem in Dienstleistungsunternehmen zugeschnitten ist. Lassen Sie uns nun sehen, welche wesentlichen Kriterien eine Planungsmanagement-Lösung erfüllen muss, damit Sie voll zufrieden sind.
Möglichkeit für jeden Manager/Projektleiter, einen Überblick über die Gesamtzeitpläne der Struktur zu haben und bei Bedarf Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen.
Möglichkeit, einen Prozess zu erstellen, der an Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse angepasst ist.
Möglichkeit, alle für die Planung erforderlichen Daten zu finden (Verfügbarkeit, Dienstalter, Fähigkeiten, Ambitionen, frühere Erfahrungen usw.).
Möglichkeit, die Zugriffsrechte und Autorisierungen aller auf flexible Weise zu verwalten.
Möglichkeit, automatisch Berichte zu erstellen.
Möglichkeit der Kommunikation über ein intelligentes Benachrichtigungs- und Warnsystem.
Möglichkeit, alle Informationen abzurufen, die für die Verwaltung von Zeitplänen erforderlich sind. Erfordert eine offene API, die eine Verbindung zu Ihren vorhandenen Tools herstellen kann.
Verpflichtung zur Einhaltung der RGPD und zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherung von Daten.
Möglichkeit und Fähigkeit, sich an Veränderungen in Ihren Prozessen anzupassen.
Möglichkeit, Ihren Planungsprozess auf einer einfachen und ergonomischen Oberfläche zu verwalten.
Sie haben jetzt verstanden, wie wichtig es ist, die Verwaltung des Zeitplans in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Dies ermöglicht es, die Aktivität und Leistung des Unternehmens zu unterstützen, und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, an Projekten zu arbeiten, die sie motivieren. Ihre gesamte Organisation wird davon profitieren!
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Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Infografik“Personalmanagement: 5 Organisationsmethoden“.
Entdecken Sie auch unsere Leitfäden, Vorlagen und Checklisten im Tab Ressourcen.
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