5 Schritte, um eine Skills-Map zu erstellen, die zu dir passt
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Estelle
Inhaltsmanager
October 20, 2020
8 Minuten
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Um ihren immer spezifischeren betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden, suchen Unternehmen jetzt nach mehr Mitarbeitern auf der Grundlage von ihre Fähigkeiten nur über ihren Job. Die größte Herausforderung besteht darin, den Qualifikationsbedarf der Unternehmen und der ihrer Mitarbeiter zu decken.
In diesem Zusammenhang scheint es daher wichtig, dass das Unternehmen über eine Echtzeit verfügt dynamische Zuordnung von Fähigkeiten. Diese Abbildung wird es insbesondere ermöglichen, die von den einzelnen Mitarbeitern beherrschten Fähigkeiten, die damit verbundenen Fachkenntnisse und die unter Spannung stehenden Fähigkeiten zu ermitteln...
Eine dynamische Kompetenzkartierung ist ein unverzichtbares Entscheidungsinstrument, wenn es darum geht, strategische Rekrutierungs- oder Ausbildungspläne zu definieren.
Napta ist eine intelligente, kompetenzbasierte Ressourcenplanungslösung, die 20.000 Mitarbeitern auf der ganzen Welt zur Verfügung gestellt wird. Insbesondere unterstützt Napta seine Kunden beim Aufbau und der Wartung einer umfassendes und aktuelles dynamisches Skill-Mapping ihrer Mitarbeiter, um ihnen bei ihren Personalentscheidungen zu helfen.
In diesem Artikel geben wir Ihnen unsere Tipps zur Erstellung einer dynamischen Kompetenzübersicht, die auf den von einigen unserer Kunden beobachteten Best Practices basiert.
Eins Zuordnung von Fähigkeiten ist eine Momentaufnahme aller Fähigkeiten des Unternehmens. Es ermöglicht es, das Wissen, das Know-how und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu bestimmen.
Diese Zuordnung basiert auf einer Liste von Fähigkeiten, die von der Struktur vorab festgelegt wurde. Sie heißt Kompetenzrahmen. Mitarbeiter können diesen Rahmen durchgehen und angeben, welche Fähigkeiten für sie spezifisch sind.
Wenn Sie bereits von dynamischem Skill-Mapping gehört haben, sollten Sie sich daran erinnern, was die wichtigsten HR- und Betriebsziele sind und wie Sie sie effektiv einsetzen können.
Aufbau und Verwaltung deiner dynamischen Skills-Map.
Wie wir oben angedeutet haben, ist ein dynamisches Kompetenz-Mapping ein starkes operatives Instrument, das es einem Unternehmen ermöglicht, 6 grundlegende Maßnahmen.
Die Fähigkeiten des Unternehmens sind in einer kohärenten und dokumentierten gemeinsamen Basis zusammengefasst. Tatsächlich haben alle Interessengruppen des Unternehmens eine einzige Definition von Kompetenz. Wenn ein Projektmanager seinen Manager um einen Mitarbeiter mit Fachkenntnissen in den Bereichen „Infra“ oder „Change“ bittet, müssen sowohl der Projektmanager als auch der Manager und die Mitarbeiter, die ihre Fähigkeiten angeben, dieselbe Definition dieser Begriffe haben. Keine Missverständnisse oder Informationsverluste mehr!
Wenn wir zum vorherigen Beispiel zurückkehren, sollte eine dynamische Kompetenzkartierung es ermöglichen, Mitarbeiter mit „Infra“ - und „Change“ -Fähigkeiten sofort zu identifizieren. Sobald diese Profile identifiziert wurden, ist es möglich, sie zu einem bestimmten Thema zu befragen oder sie für ein Projekt zu mobilisieren.
Durch die Visualisierung der vom Unternehmen benötigten und verfügbaren Fähigkeiten ist es einfacher, effektive Schulungs- und Rekrutierungspläne zu erstellen. Diese Entscheidungen sind Teil einer Logik von Strategische Personalplanung.
Plus die Kenntnis der Fähigkeiten von jedem ist in Ordnung, je mehr Pläne zur Qualifikationsentwicklung vorgeschlagen werden (“Weiterqualifizierung“) kann individualisiert werden.
Um die Auswirkungen von Personalmaßnahmen zu messen, ist es wichtig zu beobachten, wie sich die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter entwickeln.
Für bestimmte Aufgaben schreibt das Gesetz im engeren Sinne vor, dass der für sie zuständige Mitarbeiter über bestimmte Zertifizierungen verfügt. Dies ist insbesondere in der Industrie sehr verbreitet. In diesem Fall ist es unerlässlich, die jeweiligen Genehmigungen zu überwachen und sicherzustellen, dass sie gültig sind.
All dies sind gute Gründe, einen Qualifikationsrahmen zu definieren und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter abzubilden. Denken Sie daran, dass all diese Ziele mit der Tatsache zusammenhängen, dass Ihre dynamische Kompetenzübersicht auf dem neuesten Stand ist. Das ist ein Muss. Wir erklären später, wie das geht.
Bevor Sie der Sache auf den Grund gehen, müssen Sie sicherstellen, dass bestimmte Voraussetzungen für die korrekte Erstellung Ihrer dynamischen Kompetenzkarte erfüllt sind.
• Antizipieren Sie den Rekrutierungs- und internen Mobilitätsbedarf
• Ermitteln Sie den Schulungsbedarf
• Identifizieren Sie die richtigen Profile, um eine Position zu besetzen
• Stellen Sie kompetente Projektteams zusammen, um auf Ausschreibungen zu reagieren
• Antizipieren Sie den Verlust von Fachwissen im Zusammenhang mit Abgängen oder Nichtverfügbarkeit (Fluktuation, Pensionierung, nicht verfügbare Mitarbeiter)
• Bereite dich auf jährliche Interviews vor
• Stellen Sie sicher, dass alle Zertifizierungen/Autorisierungen auf dem neuesten Stand sind
• Förderung der Selbsteinschätzung
• Dient als Unterstützung für das Management
• Geben Sie Ihre Entwicklungswünsche und -ziele an
• Visualisieren Sie die Fähigkeiten, die verbessert werden müssen, um sich im Unternehmen weiterzuentwickeln
In kleinen Strukturen (< 50 Mitarbeiter) kann es sich um eine einzelne Person handeln, die 2 bis 3 Stunden ihrer Zeit für die Einrichtung dieses Projekts aufwendet.
In den größten Unternehmen (> 50 Mitarbeiter) ist es besser, eine Gruppe von Personen aus verschiedenen Berufen für dieses Projekt zu benennen: zum Beispiel einen Rekrutierungsmanager, einen Schulungsleiter, einen Betriebsleiter, Manager.
Möchten Sie eine dynamische Kompetenzkarte für Ihr gesamtes Unternehmen oder nur für eine bestimmte Abteilung erstellen? Im Zusammenhang mit der Überwachung von Genehmigungen kann es beispielsweise sinnvoll sein, die Erfassung auf die betroffene Bevölkerungsgruppe zu beschränken. Im Hinblick auf alle oben aufgeführten Makroziele sollten Sie jedoch alle Ihre Mitarbeiter in die Übung einbeziehen. Es liegt an Ihnen, die Zielgruppe im Voraus anhand der Ziele Ihrer Kartierung eindeutig zu bestimmen.
Avant de s’attaquer aux compétences pures, partons de la structure globale du référentiel de compétences qui supporte la cartographie.
Chez Napta, nous recommandons à nos clients de démarrer par un référentiel de compétences simple et parlant pour l’ensemble des parties prenantes : Managers, Collaborateurs, Responsables planning, RH.
En particulier, il convient d’éviter les référentiels à tiroirs qui découragent ceux qui les parcourent et dont le maintien est extrêmement lourd.
Exemple : Catégorie A > Sous-catégorie A > Compétence B > Sous-compétence B
Nous vous conseillons de mettre en place une structure simple à deux niveaux : Catégories de compétences ➡ Compétences
Voici les règles de base définies par Napta pour définir cette structure :
✅ Entre 10 et 20 catégories selon la taille de votre entreprise pour faciliter l’expérience de vos collaborateurs
✅ 20 compétences par catégorie en moyenne pour que le référentiel reste concis et navigable :
un maximum de 250 compétences pour une entreprise de moins de 500 collaborateurs
un maximum de 400 compétences pour une entreprise de plus de 1000 collaborateurs
✅ Entre 1 et 4 systèmes de notation des compétences (langues / certifications / hard skills / soft skills)
L’aspect le plus important à garder en tête pour construire cette structure est de rester très cohérent avec votre organisation interne. Par exemple, en choisissant des catégories de compétences transverses et des catégories de compétences spécifiques aux différents pôles d’activité.
Chez Napta, les catégories de base que nous recommandons à nos clients sont les suivantes :
• Secteurs d'activité
• Type de projet / mission
• Outils IT
• Langues
• Certifications
• Méthodologies
Des référentiels externes tels que celui de l’APEC, ou encore celui de la CIGREF peuvent éventuellement servir de point de départ pour construire votre propre référentiel, à condition d’adapter cette base à votre propre contexte ce qui demandera de l’énergie. Nous observons que les référentiels de compétences les plus efficaces sont ceux construits ex nihilo grâce à des échanges riches entre opérationnels et responsables RH.
Si vous avez des doutes sur la structure de votre référentiel de compétences à adopter, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous vous partagions quelques bonnes pratiques identifiées au fil du temps chez nos différents clients.
"Ce qui ne se mesure ne se gère pas."
Peter Drucker
Il est primordial d’attribuer un système de notation à chaque compétence identifiée afin de reposer sur une cartographie réellement objective et exploitable.
Une fois la structure globale du référentiel de compétences définie, il faut donc attribuer à chaque compétence une norme d’évaluation avec des critères objectifs et quantitatifs pour éviter aux collaborateurs de se sous-évaluer / surévaluer.
Ces critères de notation peuvent être différents selon la catégorie ou la compétence en question :
• Pour les secteurs et activités, le nombre d’années d’expérience peut être retenu, ou encore le nombre de projets réalisés dans ce secteur.
• Pour les langues, l’échelle d’évaluation du Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (CECRL) est la plus répandue.
• Pour les certifications, optez pour un système d’évaluation binaire en “vrai / faux” - autrement dit “je suis certifié / je ne suis pas certifié” - ou reprenez les échelons parfois donnés par ces dernières.
• Pour la maîtrise d’outils particuliers, une échelle de notation spécifique pourra être attribuée.
Ce système de notation va permettre de faire reposer le référentiel sur une base normée commune et objective et va permettre aux collaborateurs de s’auto-évaluer en respectant des critères normés et objectifs.
Il serait possible de construire une cartographie dynamique des compétences sans collecter directement les informations des collaborateurs, par exemple sur la base de la connaissance des managers ou des responsables RH. Toutefois cela est sous efficient. En effet, si le référentiel des compétences est normé et objectivé, chaque collaborateur peut facilement indiquer les compétences qu’il détient et son niveau d’expertise sur chacune d’entre elles.
Remettre les collaborateurs au cœur de la gestion de projets a également plusieurs vertus :
📜 Disposer d’une vision plus exhaustive des compétences d’un collaborateur. Nous avons observé auprès de nos clients que lorsque le collaborateur déclarait lui-même ses compétences, le nombre de compétences déclaré était significativement plus élevé que lorsqu’une personne tierce le faisait pour lui (65% plus élevé en moyenne).
✨ Capter les aspirations et souhaits de développement de vos collaborateurs. Ces informations sont précieuses et permettent de dessiner des plans de développement individualisés.
👍 Maintenir à jour le référentiel des compétences. Lors de la déclaration de ses compétences, le collaborateur doit pouvoir suggérer de nouvelles compétences auxquelles les référents n’auraient pas pensé. Ces remontées d’informations peuvent s’avérer cruciales car un collaborateur peut apporter sa connaissance spécifique de nouveaux outils ou nouveaux langages acquis sur le terrain, et non détectés jusqu’alors. Le référent doit pouvoir décider d’inclure ou non les nouvelles compétences suggérées. Dans un monde où les compétences évoluent très vite, l’appui des collaborateurs est indispensable pour maintenir à jour un référentiel des compétences.
Une fois votre première campagne de cartographie des compétences finalisée, intégrez sa mise à jour dans vos processus de management, votre cercle de feedback et vos processus décisionnels en RH et GPEC. Il s’agit de rendre cette cartographie dynamique et de la pérenniser dans le temps.
Quelques exemples de situations qui vous permettront d’avoir une cartographie actualisée, actionnable et pérenne :
• mettre à jour les niveaux de compétences des collaborateurs lors des évaluations annuelles et des évaluations de fin de projet ;
• actualiser les compétences, certifications, habilitations des collaborateurs automatiquement sur la base des dernières formations suivies ;
• valider ou modifier les niveaux d’expertise déclarés par les collaborateurs grâce aux feedbacks des managers ;
• informer les collaborateurs par email lorsque de nouvelles compétences sont ajoutées au référentiel de compétences afin qu’ils puissent facilement les déclarer sur leur profil, si besoin.
En parallèle, maintenez votre référentiel des compétences à jour :
• laisser la possibilité aux collaborateurs de suggérer de nouvelles compétences ;
• mettre en place un comité d’évolution du référentiel avec l’ensemble des parties prenantes tous les 6 mois afin de décider des compétences à ajouter, ou à supprimer ou à fusionner.
Disposer d’une cartographie dynamique des compétences est une nécessité pour aligner vos choix RH avec vos enjeux opérationnels. Elle vous permet de connaître précisément vos équipes, de savoir quels profils et quelles compétences attribuer à quels projets, et de rendre vos collaborateurs acteurs de leur évolution professionnelle. La mise à jour de la cartographie est un enjeu primordial, seule une solution numérique et intégrée à vos process (feedbacks projets, évaluations, formations …) vous permettra d’atteindre cet objectif.
Napta accompagne les entreprises agiles dans la construction d’un référentiel de compétences maßgeschneidert. Aus diesem Referenzrahmen entsteht in 2 Wochen ein dynamische Zuordnung von Fähigkeiten umfassender Eckpfeiler der Strategie für Maßnahmen zur Qualifizierung, Rekrutierung und Ausbildung. Durch die Integration in ihre Prozesse ermöglicht Napta seinen Kunden, Mapping im Laufe der Zeit automatisch zum Leben zu erwecken.
Willst du tiefer in das Thema einsteigen? Wir haben viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, weiter zu gehen.
Zusätzlich zu diesem Thema finden Sie unsere Personalmanagement: 4 Prozesse entschlüsselt“.
Entdecken Sie auch unsere Leitfäden, Vorlagen und Checklisten im Tab Ressourcen.
Bis bald bei Napta!
Wenn Sie herausfinden möchten, wie Napta Ihnen hilft, eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Kompetenzübersicht zu erstellen, fragen Sie nach einem Experten.
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