Roland Berger x Napta: staffing et compétences unifiés

Introduction

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Roland Berger est un cabinet de conseil en stratégie de référence, seul acteur européen d'envergure mondiale à revendiquer une origine allemande. Présent dans plus de 34 pays, le cabinet emploie environ 3 500 collaborateurs et s'appuie depuis près de 60 ans sur une organisation par lignes de métier et par bureaux locaux.

Il y a 4 ans, la croissance continue du cabinet a rapidement mis sous tension son dispositif de staffing. À l’époque, l'outil développé en interne, encore partiellement couplé à des fichiers Excel, montrait ses limites face à des volumes de données de plus en plus importants. Roland Berger devait alors repenser sa gestion des capacités pour continuer à piloter efficacement l'allocation de ses consultants à l'échelle mondiale.

Les enjeux rencontrés

• L’outil de staffing interne ne suit plus : sa technologie peine à absorber la charge liée à la croissance des effectifs.
• Volume important de tâches manuelles, lié au manque d’intégration des données entre les différents systèmes
• Qualité de données hétérogène due à un usage fragmenté de l'outil selon les pays et les bureaux
• Séparation des données de staffing et de compétences, rendant chronophage le rapprochement entre les besoins de staffing et les meilleures ressources disponibles

"Napta has significantly improved our resource and skills management by providing stable performance with large data sets, integrated skills matching, and easy-to-use reporting. It has enabled better data integration and automation, increased tool acceptance across the organisation, and allowed us to manage capacities and resources more efficiently."
— Friederike Woermann-Seiger, Head of Global Talent Development, Roland Berger

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La solution apportée par Napta

1. Une plateforme taillée pour le métier du conseil

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Contrairement aux outils génériques de gestion des capacités, centrés sur des logiques d'heures et de jours disponibles, Napta a été conçu spécifiquement pour les métiers de service et de conseil, où la compétence individuelle prime.

• Performance stable, même sur de gros volumes de données, à mesure que le cabinet poursuit sa croissance
• Intégration des données de compétences et de disponibilités au sein d'une même plateforme
• Interface pensée pour le métier du conseil, plutôt que pour une logique générique de gestion de projet

Exemple concret : l’ambition de Roland Berger de staffer "la meilleure équipe pour le client" se traduit directement dans l'usage de la fonctionnalité People Search, qui permet d'identifier les consultants disponibles en croisant compétences et disponibilités en un seul clic.

2. Une gestion unifiée des compétences et de la disponibilité

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Napta centralise désormais l'ensemble des informations nécessaires au staffing, jusque-là dispersées entre plusieurs outils.

• People Search pour identifier rapidement les ressources disponibles selon leurs compétences
• Calendrier global, utilisé par les partners et principals dans les bureaux locaux pour visualiser en un coup d'œil la disponibilité de leurs équipes et les projets à venir
• Rapport de planification individuel, offrant une vision rapide de la disponibilité des collaborateurs sur le long terme
• Interface intuitive, facilitant l'autonomie des équipes RH et staffing dans les différents pays

‍3. Un reporting consolidé au service du pilotage financier

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Au-delà du staffing opérationnel, Napta est devenu une source de données pour accompagner le pilotage financier du cabinet.

• Reporting KPI personnalisé via PowerBI
• Prévisions de capacités et prévisions financières appuyées sur des données à jour et partagées à l'échelle du groupe

"Since day one, we've been in very close contact with our support colleagues from Napta and my team is enjoying a very good relationship. I think they are in nearly daily exchange with the support team — testing new features, giving feedback, talking about our needs, and finally jointly improving the tool step by step to make it even more useful for us and for other clients."
— Friederike Woermann-Seiger, Head of Global Talent Development, Roland Berger

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Résultats obtenus

Fiabilité et qualité des données

• Performance stable de l'outil, y compris sur de gros volumes de données
• Automatisation renforcée de l'intégration des données, réduisant le travail manuel
• Qualité de données améliorée, grâce à une meilleure intégration entre systèmes

Visibilité et pilotage

• Transparence accrue du staffing à l'échelle de l'ensemble de l'organisation
• Processus harmonisés entre les différents bureaux et pays
• Prévisions améliorées, aussi bien pour la gestion des capacités que pour le pilotage financier

Adoption à l'échelle du groupe

• Adoption généralisée de l'outil par les équipes de staffing dans l'ensemble des bureaux
• Autonomie renforcée des équipes RH et staffing locales grâce à une interface facile à prendre en main
• Relation de proximité avec les équipes support de Napta, avec des échanges réguliers pour faire évoluer l'outil

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En résumé

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Roland Berger a transformé sa gestion des capacités : d'un outil interne et de fichiers Excel dispersés, le cabinet est passé à une plateforme unifiée, fiable même à grande échelle, et adoptée par l'ensemble de ses bureaux dans le monde.

Cette transformation illustre bien les enjeux propres aux cabinets de conseil internationaux : concilier croissance des effectifs, exigence de qualité de données, et pilotage fin des compétences. Pour les organisations confrontées aux mêmes défis, l'expérience de Roland Berger montre qu'une plateforme pensée spécifiquement pour le métier du conseil peut faire la différence, aussi bien sur le plan opérationnel que sur le plan financier.