Logiciel de plan de charge, oui mais pour qui ? Partie 1 : les utilisateurs opérationnels

Votre cabinet de conseil ou votre ESN compte-t-il plus d'une trentaine de collaborateurs ?

Vous vous êtes donc probablement déjà rendu compte que gérer votre plan de charge sans un logiciel de plan de charge (ou outil de staffing) relève au mieux d'une tâche hasardeuse, voire dangereuse pour votre activité.

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Chez Napta, nous parlons en connaissance de cause. Un certain nombre de nos clients fonctionnaient en effet ainsi avant d'utiliser notre logiciel de staffing, se contentant d'un ersatz tel qu'Excel pour encadrer et organiser leurs projets clients.

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Et si l'absence de centralisation des données est souvent pointée du doigt comme l'un des principaux inconvénients à l'utilisation d'Excel pour gérer son plan de charge, les fonctionnalités collaboratives très limitées d'un tel outil sont systématiquement relevées par les managers, les équipes de direction et bien sûr, par les consultants eux-mêmes.

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Entre la gestion des budgets, du temps alloué ou encore des besoins de compétences, la planification de projet via un plan de charge est une activité intrinsèquement collaborative. Rien de plus normal donc que l'outil fluidifiant cette planification le soit également.

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Et pas de collaboration efficace sans définition précise des parties prenantes et de leurs rôles et attributions dans le projet et donc, dans l'utilisation du logiciel de plan de charge.

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Napta défend la vision que pour qu'un logiciel de plan de charge soit réellement utile à votre cabinet de conseil ou à votre ESN, il doit être rendu accessible à tous les niveaux hiérarchiques de l'entreprise.

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Découvrez, à travers la première partie de cette série de 2 articles dédiés aux utilisateurs du logiciel de plan de charge, les différents types d'utilisateurs auxquels rendre accessible votre outil de plan de charge pour un suivi et un pilotage de projet le plus efficace possible.

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Les consultants, les utilisateurs terrain du logiciel de plan de charge

Fer de lance de tout projet client, vos consultants sont les utilisateurs les plus proches de l'exécution concrète de la mission.

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Ils doivent donc être en mesure de remonter à la fois le temps passé à travailler sur la mission client, tout dysfonctionnement ou imprévu survenant sur le terrain, tout comme leurs feedbacks.

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L'information doit non seulement être ascendante, du consultant vers son manager et les autres parties prenantes du projet, mais aussi descendante afin d'offrir au collaborateur de la visibilité, par exemple sur les prochaines étapes de la mission ou sur tout changement stratégique décidé entre sa hiérarchie et le client.

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Et c'est bien à tout cela que sert le logiciel de plan de charge pour le consultant. L'outil doit lui permettre de constater le temps passé sur chaque mission, de transmettre et de recevoir toute information importante via un système de notification, mais aussi de partager son vécu terrain afin que la mission suivante se déroule encore mieux.

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À l’heure où le turnover au sein des cabinets de conseil est près de 2 fois supérieur à celui dans les autres secteurs (33% vs 15%), ce dernier élément est loin d’être anecdotique.

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Les managers ou comment gérer un triple enjeux sur une même plateforme

Pour que les consultants ne pensent à rien d’autre qu’à la bonne exécution de leurs missions, les managers prennent le relai sur une bonne partie du reste, à commencer par le suivi du bon avancement du projet.

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Et c’est là qu’intervient votre outil de plan de charge !

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Destiné à permettre aux managers de conserver la maîtrise du déroulé du projet sur le terrain, le logiciel de staffing doit leur permettre de suivre en un coup d'œil plusieurs éléments : 

• l’avancement en temps réel des projets, 
• les indicateurs clés rattachés, 
• ainsi que de s’assurer du respect de l’équilibre entre les charges et la marge, en suivant notamment les écarts entre le temps prévu et celui réellement imputé.

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Mais ce suivi n’a de sens que s’il permet aux managers de communiquer facilement la bonne information aux bonnes personnes impliquées dans le projet. C’est aussi le rôle du logiciel de plan de charge de faciliter cette remontée ou cette descente d’information vers les équipes projet.